Серійні номери
Серійний облік потрібен, коли кожну одиницю товару треба відстежувати окремо: за номером пристрою, гарантійним номером, заводським номером або іншим унікальним ідентифікатором.
У звичайному кількісному обліку Skynum бачить, що на складі є, наприклад, 2 однакові товари. У серійному обліку система бачить не тільки кількість, а й конкретні серійні номери цих двох одиниць.
Найчастіше серійний облік використовують для техніки, електроніки, обладнання, інструментів, дорогих запчастин і товарів із гарантією.
Що змінює серійний облік
Після ввімкнення серійного обліку для товару:
- у товарному рядку документа зʼявляється кнопка SN;
- кількість для серійного товару визначається серійними номерами;
- під час надходження потрібно внести нові серійні номери;
- під час продажу, списання або іншого вибуття потрібно вибрати серійні номери з доступних;
- у картці товару зʼявляється вкладка Серійні;
- серійні номери можна шукати і перевіряти за станом залишку.
Серійний облік робить склад точнішим, але вимагає дисципліни: кожна фактична одиниця товару має отримати свій номер при надходженні і бути вибрана при вибутті.
Коли використовувати
Вмикайте серійний облік, якщо користувачу важливо знати історію конкретної одиниці товару:
- кому продали конкретний пристрій;
- з якого документа він надійшов;
- на якому складі він зараз знаходиться;
- чи був він повернений;
- який серійний номер передали клієнту;
- чи є товар доступним для продажу або вже вибув зі складу.
Не вмикайте серійний облік для масових товарів, де конкретну одиницю не потрібно відстежувати. Для таких товарів достатньо звичайного кількісного обліку, партій або термінів придатності, якщо вони потрібні.
1. Увімкніть серійний облік у параметрах
Спочатку серійний облік має бути дозволений на рівні компанії.
- Відкрийте Налаштування → Параметри.
- Перейдіть на вкладку Облік.
- Увімкніть параметр Облік товарів за серіями.
- Натисніть Зберегти.
Після цього в картці товару можна буде використовувати налаштування серійного обліку.
Докладніше про параметри обліку: Параметри системи.
2. Увімкніть облік у картці товару
Серійний облік вмикається окремо для кожного товару.
- Відкрийте Товари → Картотека.
- Відкрийте потрібну картку товару.
- У блоці Налаштування обліку увімкніть Облік за серійними номерами.
- Збережіть картку товару.
У підказці до цього налаштування вказано, що воно призначене для контролю кожної серії виробу для техніки та електроніки.
Серійний облік потрібно планувати до активної роботи з товаром. Якщо товар уже використовувався в документах або має рухи, система може не дозволити змінити цей режим без виправлення обліку.
Серійний облік не поєднується з обліком за термінами придатності, двома одиницями вимірювання та комплектами. Якщо товару потрібен один із цих режимів, виберіть той спосіб обліку, який відповідає реальному процесу.
3. Внесіть серійні номери в надходженні
Коли серійний товар приходить на склад, серійні номери вносяться в документі надходження.
- Створіть Надходження від постачальника.
- Виберіть постачальника, склад і дату.
- Додайте серійний товар у вкладці Товарні рядки.
- У рядку товару натисніть кнопку SN біля кількості.
- У модальному вікні Серійні номери введіть серійні номери в поле вибору.
- Після кожного номера натисніть пробіл, кому, крапку з комою або Enter, щоб номер став окремим тегом.
- Натисніть Зберегти в модальному вікні.
- Перевірте, що кількість у рядку підтягнулася за кількістю введених серійних номерів.
У надходженні поле кількості для серійного товару заблоковане. Це нормально: кількість формується не ручним введенням, а списком серійних номерів.
Якщо потрібно внести 2 одиниці товару, у модальному вікні має бути 2 серійні номери. Якщо потрібно внести 10 одиниць, має бути 10 серійних номерів.
Після перевірки товарних рядків, ціни, суми та оплати активуйте документ. Тільки активований документ додає серійні номери на складський залишок.
4. Виберіть серійні номери в продажу
Під час продажу серійного товару користувач не вводить нові номери вручну, а вибирає ті, які вже є на складі.
- Створіть Товарну накладну.
- Виберіть склад, контрагента, тип ціни та інші дані документа.
- Додайте серійний товар у вкладці Товарні рядки.
- Перевірте колонку Залишок.
- Натисніть SN у рядку товару.
- У модальному вікні Серійні номери виберіть потрібні серійні номери зі списку.
- Якщо потрібно продати всі доступні серійні номери з рядка, можна натиснути Додати всі.
- Натисніть Зберегти.
- Перевірте, що кількість у рядку стала такою самою, як кількість вибраних серійних номерів.
Колонка Залишок показує доступну кількість на складі, але кількість продажу для серійного товару встановлюється через SN. Якщо просто бачити залишок 2, це ще не означає, що в рядку вже вибрано 2 одиниці для продажу.
Після вибору серійних номерів перевірте ціну і суму. Якщо ціну ввели вручну, перейдіть курсором в інше поле рядка, щоб система застосувала зміну і перерахувала суму.
Докладніше про продаж: Товарна накладна.
5. Вибуття в інших документах
Та сама логіка використовується в документах, де серійний товар вибуває зі складу:
- у списанні потрібно вибрати конкретні серійні номери, які фізично списуються;
- у переміщенні потрібно вибрати серійні номери, які передаються на інший склад;
- у продажу потрібно вибрати серійні номери, які фактично відвантажуються клієнту.
Якщо серійні номери не вибрані або їх кількість не відповідає рядку документа, документ може не активуватися.
6. Перевірте серійні номери в картці товару
Після роботи з документами відкрийте картку товару і перейдіть на вкладку Серійні.
На вкладці доступні:
- пошук Пошук за серійним номером;
- фільтр Стан по залишку;
- фільтр Склад;
- таблиця з колонками Склад, Серійний номер, Стан по залишку.
Ця вкладка допомагає швидко перевірити, чи є конкретний серійний номер у наявності, на якому складі він обліковується і чи не вибув він уже зі складу. Наприклад, після продажу серійний номер може відображатися зі станом Немає у наявності.
Для ширшої перевірки відкривайте також:
- Залишки товарів;
- Обороти товарів;
- Історію руху товару;
- вкладку Документи у картці товару.
Поширені ситуації
У рядку товару заблокована кількість
Для серійного товару це очікувана поведінка. Натисніть SN, внесіть або виберіть серійні номери і збережіть модальне вікно. Кількість підтягнеться автоматично.
У продажу серійний номер не видно в списку
Перевірте:
- чи був документ надходження активований;
- чи серійний номер є саме на складі, вибраному в продажу;
- чи серійний номер уже не проданий або не списаний;
- чи товар у рядку справді той самий, для якого вносили серійний номер.
Документ не активується через серійні номери
Відкрийте рядок товару через SN і перевірте, чи вибрані серійні номери. Для серійного товару кількість і перелік серійних номерів мають збігатися.
Серійний номер ввели з помилкою
Знайдіть документ, у якому номер був внесений, і перевірте, чи можна його виправити у вашому процесі. Не створюйте дубль серійного номера без розуміння, який документ сформував неправильний залишок.
Потрібно знайти, кому продали конкретну одиницю
Відкрийте картку товару, перейдіть на вкладку Серійні, знайдіть номер, а потім перевірте документи та рухи товару. Для гарантійних товарів це основний шлях пошуку історії конкретного екземпляра.
Серійний облік неможливо ввімкнути
Перевірте, чи товар уже не використовувався в документах і чи для нього не ввімкнені несумісні режими обліку. Серійний облік варто вмикати до надходжень, продажів, імпортів залишків та інших рухів.
Коротка перевірка
- у Налаштування → Параметри → Облік увімкнений Облік товарів за серіями;
- у картці товару увімкнений Облік за серійними номерами;
- серійні номери внесені в надходженні через SN;
- кількість у рядку дорівнює кількості серійних номерів;
- у продажу або списанні вибрані саме ті серійні номери, які фізично вибувають;
- документ активований;
- вкладка Серійні в картці товару показує очікуваний стан по залишку.
Підсумок
Серійні номери дозволяють вести облік не тільки кількості, а й кожної конкретної одиниці товару. Це важливо для техніки, гарантійних товарів і будь-яких позицій, де потрібно точно знати, який екземпляр надійшов, де він знаходиться і кому був переданий.