Перейти до основного вмісту

Початкові залишки товарів

Початкові залишки — це кількість товарів, яка вже є на складах або в магазинах на момент старту роботи з Skynum.

Якщо компанія починає користуватися системою не з нуля, ці залишки потрібно внести в облік. Інакше продажі, переміщення, списання, інвентаризації та звіти будуть працювати з неповною картиною.

Що важливо знати​

  • Картка товару не створює залишок. Спочатку має бути товар у картотеці, потім документ, який додає кількість на склад.
  • Залишки вносяться по конкретному складу. Один і той самий товар може мати різну кількість у різних магазинах.
  • Документ потрібно активувати. Поки документ не активний, залишки можуть не впливати на облік.
  • Початкові залишки можна вносити кількома документами. Не обовʼязково робити все одним великим документом.
  • Для великої кількості товарів краще використовувати Excel.

Перед внесенням залишків​

Переконайтеся, що вже підготовлено:

Якщо товарів ще немає в картотеці, спочатку створіть їх вручну, через імпорт або під час заповнення документа оприбуткування.

1. Відкрийте оприбуткування​

  1. Перейдіть у Товари → Внутрішній облік.
  2. Відкрийте вкладку Оприбуткування.
  3. Натисніть Новий документ.

Оприбуткування додає товар на склад і підходить для внесення початкових товарних залишків.

2. Заповніть шапку документа​

У документі перевірте основні поля:

  • Номер — зазвичай генерується автоматично.
  • Дата — дата, на яку вносяться залишки.
  • На склад — склад або магазин, куди додається товар.

Дата важлива: вона визначає, з якого моменту залишки зʼявляться в обліку. Для стартового введення зазвичай обирають дату початку роботи в системі.

3. Додайте товарні рядки​

Додайте товари в документ і вкажіть кількість.

Якщо товарів ще немає в картотеці, створіть їх вручну, через імпорт або прямо в документі оприбуткування через Новий товар.

Для кожного рядка перевірте:

  • товар;
  • склад, якщо він відображається в рядку;
  • кількість;
  • ціну, якщо вона потрібна для обліку;
  • модифікацію, серію, партію або термін придатності, якщо для товару увімкнений відповідний облік.

Якщо товар ведеться за серіями, партіями або термінами придатності, система може вимагати додаткові дані. Це нормально: без них точний облік такого товару неможливий.

4. Імпорт залишків з Excel​

Якщо товарів багато, у документі оприбуткування можна використати Дії → Імпорт з Excel.

У таблиці варто підготувати:

  • код або артикул товару;
  • назву товару;
  • кількість;
  • ціну;
  • модифікацію, якщо вона використовується;
  • серію, партію або термін придатності, якщо це потрібно.

Імпорт у документ зручний тим, що ви можете одразу завантажити багато рядків, перевірити їх у документі і тільки після цього активувати.

5. Активуйте документ​

Після перевірки натисніть кнопку активації документа.

Після активації:

  • товари зʼявляться на вибраному складі;
  • кількість буде врахована в залишках;
  • документ зʼявиться в історії руху товарів;
  • дані можна буде побачити в звітах і картках товарів.

6. Перевірте результат​

Після активації відкрийте Товари → Залишки.

Перевірте:

  • дату залишків;
  • склад;
  • категорію або товар;
  • тип ціни;
  • кількість по кількох контрольних позиціях.

Також можна відкрити картку товару і перевірити вкладку Залишки або Документи.

Коли краще робити кілька документів​

Не обовʼязково вносити всі залишки одним документом.

Кілька документів зручні, якщо:

  • залишки збирають різні магазини;
  • склади рахуються в різні дні;
  • потрібно окремо внести товари різних груп;
  • частина товарів потребує серій, партій або термінів;
  • потрібно легше перевіряти помилки.

Головне — уважно контролювати дату і склад у кожному документі.

Поширені ситуації​

Товар створений, але його немає в залишках

  • перевірте, чи був активований документ оприбуткування;
  • переконайтеся, що залишок внесено на правильний склад;
  • перевірте дату у фільтрі залишків.

Залишок видно не на тому складі

  • відкрийте документ оприбуткування;
  • перевірте поле На склад;
  • якщо документ уже активований, не виправляйте навмання — спочатку перевірте історію руху.

Після імпорту частина рядків не потрапила в документ

  • перевірте зіставлення колонок;
  • переконайтеся, що товари існують або дозволено створення записів;
  • перевірте коди, артикули і назви.

Коротка перевірка перед активацією​

  • вибрано правильну дату;
  • вибрано правильний склад;
  • усі товари є в картотеці;
  • кількість внесена коректно;
  • ціни заповнені там, де вони потрібні;
  • серії, партії, модифікації або терміни заповнені для відповідних товарів;
  • документ перевірено перед активацією.

Підсумок​

Початкові залишки — один із найважливіших кроків запуску Skynum.
Якщо правильно внести товари по складах на старті, подальші продажі, закупівлі, переміщення, списання та інвентаризації будуть спиратися на реальну картину запасів.

Останнє оновлення