Перейти до основного вмісту

Списання товарів

Списання використовується, коли товар потрібно прибрати зі складського обліку без продажу: через псування, втрату, брак, нестачу, внутрішнє використання або іншу причину.

Це важливий документ, бо він зменшує залишок і може впливати на витрати компанії.

Ключові принципи​

  • Списання зменшує залишок на складі.
  • Документ має склад-відправник — поле Зі складу.
  • Списувати можна тільки те, що доступне для списання з урахуванням складу, партій, серій, термінів і резервів.
  • Документ потрібно активувати, щоб він вплинув на облік.
  • Причину списання краще фіксувати зрозуміло, щоб потім можна було пояснити витрати.

Коли використовувати списання​

Оформлюйте списання, якщо товар:

  • зіпсувався;
  • пошкодився;
  • втрачений;
  • використаний для внутрішніх потреб;
  • виявлений як нестача;
  • не може бути проданий або повернений постачальнику.

Якщо товар фізично переміщується на інший склад, використовуйте переміщення, а не списання.

1. Перевірте налаштування витрат​

Для коректного фінансового обліку у налаштуваннях компанії має бути визначена стаття витрат для списання товарів.

Якщо потрібної статті немає, її можна додати в довіднику витрат і потім використовувати для списання.

Цей крок зазвичай налаштовується один раз, але його варто перевірити перед регулярною роботою зі списаннями.

2. Створіть документ списання​

  1. Перейдіть у Товари → Внутрішній облік.
  2. Відкрийте вкладку Списання.
  3. Натисніть Новий документ.

Відкриється документ списання.

3. Заповніть шапку документа​

Перевірте основні поля:

  • Номер — зазвичай генерується автоматично.
  • Дата — дата списання.
  • Зі складу — склад, з якого списується товар.
  • Нотатка або опис — причина списання, якщо поле доступне.

Дата впливає на залишки та обороти, тому не ставте її випадково.

4. Додайте товари​

У товарних рядках додайте позиції, які потрібно списати.

Для кожного товару перевірте:

  • товар;
  • модифікацію, якщо вона використовується;
  • кількість;
  • ціну;
  • партію, серію або термін придатності, якщо це потрібно.

Якщо товар обліковується за партіями або серіями, важливо вибрати саме ту партію або серійний номер, які фізично списуються.

Якщо товар ведеться за термінами придатності, у рядку списання виберіть найраніший термін або конкретну дату. Це особливо важливо для прострочених чи зіпсованих залишків: списаний у документі термін має відповідати фактичному товару на складі.

Якщо товар ведеться за серійними номерами, використайте кнопку SN і виберіть конкретні серійні номери, які вибувають зі складу. Для серійного товару кількість має відповідати кількості вибраних номерів.

5. Активуйте документ​

Після перевірки активуйте документ.

Після активації:

  • залишок товару зменшиться;
  • рух зʼявиться в оборотах;
  • документ буде видно в історії товару;
  • списання можна буде аналізувати у звітах.

6. Перевірте результат​

Після списання відкрийте:

  • Товари → Залишки — щоб перевірити поточну кількість;
  • Товари → Обороти — щоб побачити рух за період;
  • картку товару → Документи або Обороти.

Якщо залишок не змінився, перевірте активність документа, дату та склад.

Списання і інвентаризація​

Якщо нестача виявлена під час інвентаризації, система може сформувати коригувальні рухи після завершення інвентаризації.

Але якщо потрібно вручну вибрати партію або серію для списання, краще оформити окремий документ Списання і вказати потрібні дані в товарних рядках.

Поширені ситуації​

Система не дає списати товар

  • перевірте залишок на складі;
  • перевірте резерви;
  • перевірте партії, серії або терміни;
  • переконайтеся, що вибрано правильний склад.

Списали не з того складу

  • перевірте поле Зі складу в документі;
  • подивіться обороти по товару;
  • не створюйте виправлення навмання, поки не зрозумієте рух.

Потрібно списувати регулярно

  • налаштуйте статті витрат;
  • домовтеся про правила опису причин;
  • періодично перевіряйте звіти по списаннях.

Коротка перевірка перед активацією​

  • дата правильна;
  • склад вибраний правильно;
  • товари і кількість перевірені;
  • партії, серії або терміни вибрані там, де потрібно;
  • причина списання зрозуміла;
  • документ готовий до впливу на залишки.

Підсумок​

Списання — це контрольований спосіб прибрати товар зі складу без продажу.
Воно має бути зрозумілим, підтвердженим і правильно датованим, бо впливає не тільки на залишки, а й на аналіз втрат та витрат компанії.

Останнє оновлення