Перейти до основного вмісту

Імпорт товарів з Excel

Імпорт товарів дозволяє швидко створити або оновити велику кількість карток без ручного введення кожної позиції.

Це зручно при старті роботи з Skynum, перенесенні номенклатури з іншої системи, оновленні цін, додаванні артикулів, категорій або інших даних.

Ключові принципи​

  • Імпорт створює або оновлює картки товарів, але сам по собі не додає складський залишок.
  • Колонки потрібно зіставити з полями Skynum. Якщо поле не вибране, дані з цієї колонки не імпортуються.
  • Перед великим імпортом краще протестувати кілька рядків.
  • Коди, артикули і назви мають бути чистими, інакше в картотеці можуть зʼявитися дублікати.
  • Категорії краще підготувати заздалегідь, щоб товари одразу потрапили в правильну структуру.

Перед імпортом​

Підготуйте Excel-файл або таблицю з товарами.

Рекомендовані колонки:

  • назва товару;
  • код або штрихкод;
  • артикул;
  • категорія;
  • одиниця виміру;
  • ціна приходу;
  • роздрібна ціна;
  • гуртова ціна;
  • опис або додаткові поля, якщо вони потрібні.

Якщо в компанії вже є каталог і категорії, перевірте, що назви категорій у таблиці написані так само, як у Skynum.

1. Відкрийте імпорт​

  1. Перейдіть у Товари → Картотека.
  2. Натисніть Опції.
  3. Виберіть Імпорт.

Відкриється вікно імпорту товарів.

2. Завантажте дані​

Доступні два основні способи:

  • Завантажити з файлу — якщо у вас готовий Excel-файл.
  • Вставити з буфера — якщо ви скопіювали рядки з Excel, Google Sheets або іншої таблиці.

Другий спосіб зручний для швидкого тесту на кількох позиціях.

3. Зіставте колонки з полями​

Після завантаження Skynum показує таблицю імпорту. Над кожною колонкою потрібно вибрати, яке поле вона заповнює.

Наприклад:

  • колонка з назвами → Назва;
  • колонка з кодами → Код;
  • колонка з артикулами → Артикул;
  • колонка з категоріями → Категорія;
  • колонка з цінами → відповідна ціна.

Якщо над колонкою залишити значення Не обрано, ця колонка не буде імпортована.

4. Налаштуйте шаблон імпорту​

Якщо ви регулярно імпортуєте таблиці в однаковому форматі, збережіть Шаблон імпорту.

Шаблон допомагає не вибирати поля заново при кожному завантаженні. Це особливо корисно, якщо у компанії є стандартний файл номенклатури або регулярне оновлення цін.

5. Вкажіть, з якого рядка починати​

Поле Почати з рядка визначає, з якого рядка таблиці почнеться імпорт.

Якщо перший рядок містить назви колонок, починайте з другого рядка. Так заголовки не потраплять у картотеку як товар.

6. Виберіть режим роботи із записами​

У вікні імпорту є важливі налаштування:

  • Дозволити створення записів — якщо товару ще немає, Skynum створить нову картку.
  • Оновити існуючі записи — якщо товар уже є, Skynum оновить його дані.

Перед імпортом вирішіть, що саме ви робите:

  • створюєте нову номенклатуру;
  • оновлюєте ціни або артикули;
  • змішуєте створення нових товарів і оновлення існуючих.
попередження

Якщо в таблиці немає надійного ідентифікатора товару, наприклад коду або артикулу, оновлення існуючих записів може бути ризикованим. Краще спочатку протестувати імпорт на кількох рядках.

7. Перевірте рядки перед запуском​

Перед запуском імпорту перегляньте таблицю:

  • чи правильно розпізналися колонки;
  • чи немає порожніх назв;
  • чи не потрапили заголовки як товар;
  • чи коректні ціни;
  • чи немає очевидних дублів.

Якщо рядок не потрібно завантажувати, його можна прибрати з таблиці імпорту.

8. Запустіть імпорт​

Натисніть Запустити імпорт.

Тривалість залежить від кількості рядків і обсягу даних. Після завершення перевірте Товари → Картотека: нові або оновлені товари мають зʼявитися в списку.

Після імпорту​

Після завантаження товарів перевірте:

  • кілька випадкових карток товарів;
  • категорії;
  • одиниці виміру;
  • коди та артикули;
  • ціни;
  • наявність дублікатів.

Якщо це старт роботи з системою, наступний крок — внести початкові залишки товарів.

Поширені ситуації​

Товари створилися без категорії

  • перевірте колонку категорії в Excel;
  • переконайтеся, що вона зіставлена з полем категорії;
  • перевірте написання назв категорій.

Після імпорту зʼявилися дублікати

  • перевірте, за яким полем система розпізнає існуючі товари;
  • використовуйте коди або артикули;
  • перед повторним імпортом протестуйте кілька рядків.

Потрібно оновити тільки ціни

  • залиште в таблиці ідентифікатор товару і потрібні цінові колонки;
  • не імпортуйте зайві поля, які не потрібно змінювати.

Коротка перевірка​

  • файл підготовлений без зайвих рядків;
  • є назва товару;
  • є код або артикул для оновлення існуючих записів;
  • категорії підготовлені;
  • колонки зіставлені з полями Skynum;
  • вибрано правильний режим створення/оновлення;
  • імпорт перевірено на кількох рядках.

Підсумок​

Імпорт товарів економить багато часу, але потребує чистої таблиці і уважного зіставлення колонок.
Найкращий підхід — спочатку підготувати каталог, протестувати кілька рядків, перевірити результат у картотеці і тільки після цього запускати повне завантаження.

Останнє оновлення