Перейти до основного вмісту

Імпорт товарів з Excel

Імпорт товарів дозволяє швидко створити або оновити велику кількість карток без ручного введення кожної позиції.

Це зручно при старті роботи з Skynum, перенесенні номенклатури з іншої системи, оновленні цін, додаванні артикулів, категорій або інших даних.

Ключові принципи​

  • Імпорт створює або оновлює картки товарів, але сам по собі не додає складський залишок.
  • Колонки потрібно зіставити з полями Skynum. Якщо поле не вибране, дані з цієї колонки не імпортуються.
  • Перед великим імпортом краще протестувати кілька рядків.
  • Коди, артикули і назви мають бути чистими, інакше в картотеці можуть зʼявитися дублікати.
  • Категорії краще підготувати заздалегідь, щоб товари одразу потрапили в правильну структуру.

Перед імпортом​

Підготуйте Excel-файл або таблицю з товарами.

Рекомендовані колонки:

  • назва товару;
  • код або штрихкод;
  • артикул;
  • категорія;
  • одиниця виміру;
  • ціна приходу;
  • роздрібна ціна;
  • гуртова ціна;
  • опис або додаткові поля, якщо вони потрібні.

Якщо в компанії вже є каталог і категорії, перевірте, що назви категорій у таблиці написані так само, як у Skynum.

1. Відкрийте імпорт​

  1. Перейдіть у Товари → Картотека.
  2. Натисніть Опції.
  3. Виберіть Імпорт.

Відкриється вікно імпорту товарів.

2. Завантажте дані​

Доступні два основні способи:

  • Завантажити з файлу — якщо у вас готовий Excel-файл.
  • Вставити з буфера — якщо ви скопіювали рядки з Excel, Google Sheets або іншої таблиці.

Другий спосіб зручний для швидкого тесту на кількох позиціях.

3. Зіставте колонки з полями​

Після завантаження Skynum показує таблицю імпорту. Над кожною колонкою потрібно вибрати, яке поле вона заповнює.

Наприклад:

  • колонка з назвами → Назва;
  • колонка з кодами → Код;
  • колонка з артикулами → Артикул;
  • колонка з категоріями → Категорія;
  • колонка з цінами → відповідна ціна.

Якщо над колонкою залишити значення Не обрано, ця колонка не буде імпортована.

Обирайте лише ті колонки, які потрібно змінити. Для обраної колонки Skynum записує значення з кожного рядка. Порожня клітинка в обраній колонці видаляє характеристику або очищає додаткове поле. Характеристики та додаткові поля, для яких колонка не обрана, залишаються як були.

Наприклад, щоб додати всім товарам одну нову характеристику, оберіть лише дві колонки: Код і цю характеристику. Решта характеристик товарів не зміниться.

4. Налаштуйте шаблон імпорту​

Якщо ви регулярно імпортуєте таблиці в однаковому форматі, збережіть Шаблон імпорту.

Шаблон допомагає не вибирати поля заново при кожному завантаженні. Це особливо корисно, якщо у компанії є стандартний файл номенклатури або регулярне оновлення цін.

5. Вкажіть, з якого рядка починати​

Поле Почати з рядка визначає, з якого рядка таблиці почнеться імпорт.

Якщо перший рядок містить назви колонок, починайте з другого рядка. Так заголовки не потраплять у картотеку як товар.

6. Виберіть режим роботи із записами​

У вікні імпорту є важливі налаштування:

  • Дозволити створення записів — якщо товару ще немає, Skynum створить нову картку.
  • Оновити існуючі записи — якщо товар уже є, Skynum оновить його дані.

Перед імпортом вирішіть, що саме ви робите:

  • створюєте нову номенклатуру;
  • оновлюєте ціни або артикули;
  • змішуєте створення нових товарів і оновлення існуючих.
попередження

Якщо в таблиці немає надійного ідентифікатора товару, наприклад коду або артикулу, оновлення існуючих записів може бути ризикованим. Краще спочатку протестувати імпорт на кількох рядках.

Модифікації​

Для товарів з модифікаціями кожна модифікація — окремий рядок з тим самим кодом товару. Атрибути модифікації (колір, розмір тощо) розносяться по окремих колонках.

Skynum знаходить модифікацію за колонками Модифікація | Код (штрихкод), Модифікація | Артикул або Модифікація | Зовнішній ID. Якщо в рядку їх немає, модифікація визначається повним набором атрибутів: усі заповнені атрибути рядка мають точно збігатися з атрибутами модифікації. Якщо такої модифікації немає і дозволено створення, Skynum створить нову.

Для знайденої модифікації обрана колонка атрибута працює так само, як для товару: заповнена клітинка записує значення, порожня — видаляє атрибут, необрана колонка нічого не змінює. Модифікація не може залишитися без атрибутів, а дві модифікації одного товару не можуть мати однаковий набір атрибутів — такий рядок не імпортується, а потрапляє до списку помилок.

Штрихкод або артикул модифікації змінюється через інший ідентифікатор: щоб змінити штрихкод, укажіть у рядку артикул і новий штрихкод; щоб змінити артикул — штрихкод і новий артикул. Рядок з невідомим штрихкодом і атрибутами вже існуючої модифікації не імпортується.

7. Перевірте рядки перед запуском​

Перед запуском імпорту перегляньте таблицю:

  • чи правильно розпізналися колонки;
  • чи немає порожніх назв;
  • чи не потрапили заголовки як товар;
  • чи коректні ціни;
  • чи немає очевидних дублів.

Якщо рядок не потрібно завантажувати, його можна прибрати з таблиці імпорту.

8. Запустіть імпорт​

Натисніть Запустити імпорт.

Тривалість залежить від кількості рядків і обсягу даних. Після завершення перевірте Товари → Картотека: нові або оновлені товари мають зʼявитися в списку.

Після імпорту​

Після завантаження товарів перевірте:

  • кілька випадкових карток товарів;
  • категорії;
  • одиниці виміру;
  • коди та артикули;
  • ціни;
  • наявність дублікатів.

Якщо це старт роботи з системою, наступний крок — внести початкові залишки товарів.

Поширені ситуації​

Товари створилися без категорії

  • перевірте колонку категорії в Excel;
  • переконайтеся, що вона зіставлена з полем категорії;
  • перевірте написання назв категорій.

Після імпорту зʼявилися дублікати

  • перевірте, за яким полем система розпізнає існуючі товари;
  • використовуйте коди або артикули;
  • перед повторним імпортом протестуйте кілька рядків.

Потрібно оновити тільки ціни

  • залиште в таблиці ідентифікатор товару і потрібні цінові колонки;
  • не імпортуйте зайві поля, які не потрібно змінювати.

Рядок потрапив до списку помилок

  • рядок не імпортований повністю — ні товар, ні модифікація з цього рядка не змінилися;
  • виправте причину з повідомлення і повторіть імпорт для цих рядків.

Коротка перевірка​

  • файл підготовлений без зайвих рядків;
  • є назва товару;
  • є код або артикул для оновлення існуючих записів;
  • категорії підготовлені;
  • колонки зіставлені з полями Skynum;
  • вибрано правильний режим створення/оновлення;
  • імпорт перевірено на кількох рядках.

Підсумок​

Імпорт товарів економить багато часу, але потребує чистої таблиці і уважного зіставлення колонок.
Найкращий підхід — спочатку підготувати каталог, протестувати кілька рядків, перевірити результат у картотеці і тільки після цього запускати повне завантаження.

Останнє оновлення