Видалення та архівування товарів

У Skynum товар можна видалити або відправити в архів. Це різні дії.

Видалення прибирає картку з бази. Архівування залишає історію товару в системі, але прибирає його з активної роботи.

Коли товар можна видалити

Товар можна видалити тільки тоді, коли він не використаний у документах.

Якщо товар уже був у надходженнях, продажах, списаннях, переміщеннях, інвентаризаціях або інших документах, видалити його не вийде. Це захищає історію обліку: документи не можуть залишитися без товару, який у них був використаний.

Як видалити товар

1. Відкрийте Товари → Картотека.
2. Знайдіть товар.
3. Відкрийте картку товару.
4. Відкрийте меню Дії.
5. Виберіть Видалити.
6. Підтвердьте видалення, якщо система дозволяє виконати цю дію.

Якщо товар використовується в документах, замість видалення використовуйте архів.

Коли використовувати архів

Архів потрібен, коли товар більше не продається або не використовується, але його історія має залишитися в обліку.

Наприклад:

• товар більше не закуповується;
• позицію замінили новою карткою;
• товар був дублем, але вже потрапив у документи;
• асортимент змінився, але старі продажі й залишки мають зберегтися.

Умова для архівування

В архів можна відправити тільки товар без залишку.

Якщо залишок не нульовий, спочатку його потрібно вирівняти:

• списати товар, якщо фактичного залишку вже немає;
• оприбуткувати товар, якщо залишок пішов у мінус;
• провести інвентаризацію і вказати фактичну кількість 0, якщо потрібно зафіксувати переоблік.

Докладніше: Списання товарів, Оприбуткування, Інвентаризація.

Після вирівнювання залишку використовуйте дію Відправити в архів, якщо вона доступна для цієї картки.

Важливо

Не архівуйте товар із залишком. Спочатку вирівняйте кількість на складах, і тільки після цього прибирайте товар з активної роботи.

Масове видалення

У Товари → Картотека можна відфільтрувати товари й запустити масову дію видалення через Опції.

Система спробує видалити товари, які відповідають фільтру. Товари, які не можна видалити через використання в документах, будуть пропущені.

Перед масовою дією перевірте:

• фільтри;
• категорію;
• тип товару;
• архівні або активні позиції;
• кілька контрольних товарів зі списку.

попередження

Масові дії запускайте тільки після перевірки фільтра. Якщо фільтр вибраний неправильно, дія може торкнутися не тих товарів.

Якщо потрібно очистити базу

Якщо компанія тестувала систему і хоче повністю очистити дані, використовуйте не масове видалення товарів, а сервісний інструмент очищення бази.

Докладніше: Сервісні налаштування.

Коротка перевірка

• товар не використовується в документах, якщо його потрібно видалити;
• залишок товару дорівнює нулю, якщо його потрібно архівувати;
• документи й обороти перевірені;
• фільтр перевірений перед масовою дією;
• відповідальний за товарну базу погодив, яку картку залишити активною.

Підсумок

Видалення підходить тільки для товарів без історії. Якщо товар уже використовувався, правильний шлях — вирівняти залишки і відправити його в архів. Так облік залишається чистим, а історія документів не втрачається.