Перейти до основного вмісту

Історія руху товарів

Історія руху товару — це послідовність документів, які сформували його залишок.

Якщо товар зник, залишок став від'ємним, позиція не продається або кількість не збігається з фізичним складом, потрібно йти від звіту до документів: залишки, резерв, обороти, картка товару, конкретний документ.

Які документи формують рух​

На кількість товару можуть впливати:

  • надходження від постачальника;
  • оприбуткування;
  • товарна накладна продажу;
  • повернення продажу;
  • повернення постачальнику;
  • внутрішнє переміщення;
  • списання;
  • інвентаризація;
  • виробництво;
  • документи, створені з замовлень або інших процесів.

Документ має бути активований, щоб впливати на облік.

З чого починати аналіз​

Починайте не з виправлення, а з пошуку причини.

Послідовність така:

  1. Перевірити залишки.
  2. Перевірити резерв, якщо товар є, але недоступний.
  3. Відкрити обороти за потрібний період.
  4. Знайти документ, який змінив кількість.
  5. Відкрити документ і перевірити його поля.
  6. За потреби перевірити модифікацію, партію, серію або термін придатності.

Так легше знайти реальну причину, а не створити нову помилку виправленням навмання.

Крок 1. Перевірте залишки​

Відкрийте Товари → Залишки або вкладку Залишки у картці товару.

Перевірте:

  • На дату;
  • Склад;
  • кількість;
  • резерв;
  • модифікацію;
  • партію;
  • серійний номер;
  • термін придатності;
  • тип ціни, якщо аналізуєте суму.

Якщо загальний залишок правильний, але товар не доступний для продажу, причина часто в резерві або деталізації обліку.

Крок 2. Перевірте резерв​

Відкрийте Товари → Резерв або вкладку Резерв у картці товару.

Резерв пояснює ситуації, коли товар фізично є на складі, але вже закріплений за замовленням або іншим процесом.

Перевірте:

  • дату;
  • склад;
  • товар або модифікацію;
  • замовлення покупця;
  • створені з нього продажі;
  • часткове виконання замовлення.

Докладніше: Резерв товарів.

Крок 3. Відкрийте обороти​

Обороти показують, як змінювалася кількість за період.

Відкрийте Товари → Обороти і виберіть:

  • Початок періоду;
  • Кінець періоду;
  • Склад;
  • Код товара або категорію;
  • Партіями, якщо потрібна партійна деталізація.

Починайте з періоду, де могла виникнути розбіжність. Якщо період великий, звужуйте його до дня або конкретної операції.

Крок 4. Відкрийте документ​

Коли в оборотах видно рух, відкрийте документ, який його створив.

У документі перевірте:

  • дату;
  • склад;
  • активність;
  • товарний рядок;
  • кількість;
  • ціну;
  • модифікацію;
  • партію;
  • серійний номер;
  • термін придатності;
  • контрагента, якщо документ пов'язаний із продажем або постачанням;
  • користувача, власника або виконавця;
  • нотатку.

Найчастіші причини розбіжностей: неправильна дата, неправильний склад, помилка в кількості, невибрана модифікація або документ, який залишився неактивним.

Крок 5. Перевірте картку товару​

У картці товару доступні вкладки, які допомагають завершити аналіз:

  • Документи;
  • Залишки;
  • Обороти;
  • Резерв;
  • Коментарі.

Для комплектів, продукції або товарів із додатковим обліком вкладки можуть відрізнятися, але логіка та сама: картка збирає інформацію по конкретній позиції.

Докладніше: Картка товару.

Додаткова деталізація​

Для товарів із додатковим обліком загальної кількості недостатньо.

Перевіряйте:

Наприклад, загальний залишок може бути 10, але потрібний серійний номер уже проданий або потрібна партія знаходиться на іншому складі.

Як аналізувати типові проблеми​

Залишок став від'ємним​

Перевірте обороти за період, коли залишок став від'ємним. Найчастіше причина в продажі або списанні до надходження, документі заднім числом або неправильному складі.

Товар був на складі, але зник​

Відкрийте обороти, знайдіть документ вибуття і перевірте його рядки. Особливо уважно дивіться переміщення, списання і продажі.

Товар є, але не продається​

Перевірте резерв, склад, модифікацію, партію, серію або термін придатності.

Докладніше: Чому товар є, але він недоступний.

Після продажу комплекту змінився залишок компонента​

Це нормальна поведінка. Комплект продається як одна позиція, але складський рух формують його компоненти.

Докладніше: Комплекти.

У звіті і в картці різні дані​

Перевірте дату, склад, фільтри, режим перегляду і деталізацію. У загальному звіті можуть бути застосовані фільтри, яких немає у вкладці картки.

Чого не робити​

Не створюйте оприбуткування або списання лише для того, щоб “підправити” залишок, поки не знайдена причина.

Спочатку визначте документ або процес, який сформував неправильний рух. Інакше виправлення може приховати проблему і зіпсувати собівартість, резерви або аналітику.

Коротка перевірка​

  • залишок перевірений на правильну дату;
  • склад вибраний правильно;
  • резерв врахований;
  • обороти переглянуті за потрібний період;
  • документ, який змінив кількість, знайдений;
  • документ активований або його неактивність пояснює проблему;
  • модифікації, партії, серії і терміни перевірені;
  • причина знайдена до створення виправного документа.

Підсумок​

Історія руху товару — це шлях від цифри в залишках до документа, який її сформував. Надійний аналіз завжди йде послідовно: залишок, резерв, обороти, документ, деталізація. Так можна виправляти облік точково і не створювати нових помилок.

Останнє оновлення