Додавання товарів у документ
Більшість складських, торгових і виробничих документів у Skynum мають товарні рядки.
Саме в рядку документа визначається, яка позиція бере участь в операції: товар, послуга, комплект або продукція; у якій кількості; за якою ціною; з якою модифікацією, партією, серією або терміном придатності.
Що є в товарному рядку
Набір колонок залежить від типу документа. Наприклад, в оприбуткуванні можуть бути:
- Товар / послуга;
- Модифікація;
- № партії;
- Термін придатності;
- Залишок;
- Кільк.;
- Ціна, грн.;
- Ціна розд.;
- Ціна гурт.;
- Сума, грн.;
- Сума роздрібна;
- Сума гуртова.
У документах продажу, переміщення, списання або прайс-листах набір колонок може відрізнятися. Це нормально: система показує те, що потрібно для конкретної операції.
Перед додаванням товарів
Спочатку перевірте шапку документа.
Для різних документів це можуть бути:
- дата;
- склад або склади;
- контрагент;
- тип ціни;
- канал продажів;
- власник і виконавець;
- філія або юридична особа;
- нотатка.
Якщо склад, дата або контрагент вибрані неправильно, товарні рядки теж сформують неправильний результат. Наприклад, продаж спише товар не з того складу, а надходження створить залишок не там, де потрібно.
Як додати товар через пошук
- Поставте курсор у поле Введіть код або назву товару.
- Введіть частину назви, код, артикул або відскануйте штрихкод.
- Виберіть потрібну позицію зі списку.
- Перевірте, що в рядок додався саме потрібний товар.
- Заповніть кількість, ціну та інші обов'язкові поля.
Пошук зручний для одного або кількох товарів. Якщо позицій багато, використовуйте Додати з каталогу.
Докладніше: Пошук товарів і сканування штрихкоду.
Як додати товари з каталогу
- Натисніть Додати з каталогу.
- У вікні Каталог товарів та послуг виберіть категорію або скористайтеся пошуком.
- Позначте потрібні позиції.
- Вкажіть кількість, якщо поле доступне.
- Підтвердьте додавання.
У каталозі можна бачити назву товару або послуги, ціну, залишок, резерв і очікувану кількість. Це допомагає вибирати товари не тільки за назвою, а й за доступністю.
Каталог особливо корисний для:
- великих замовлень;
- надходження кількох позицій;
- переміщення між складами;
- інвентаризації;
- прайс-листів;
- роботи з категоріями.
Як додавати сканером
Сканер штрихкодів вводить код у активне поле. Щоб додати товар:
- Поставте курсор у поле Введіть код або назву товару.
- Відскануйте штрихкод.
- Перевірте доданий рядок.
У товарних рядках також є Режим сканування. Він корисний, коли потрібно сканувати багато товарів підряд, наприклад під час інвентаризації або приймання товару.
Якщо сканер не знаходить товар, перевірте поле Код у картці товару або модифікації.
Докладніше: Штрихкоди та цінники.
Як створити товар прямо в документі
Якщо товару немає в пошуку, у рядку документа доступна дія Створити товар.
Вона відкриває форму Новий товар або послуга, де можна вибрати тип:
- Товар;
- Послуга;
- Комплект;
- Продукція.
Створюйте товар у документі тільки після перевірки, що картки справді немає. Дублікати розділяють залишки і ускладнюють пошук, продажі та звіти.
Докладніше: Створення товару в документі.
Як заповнити кількість
Кількість має відповідати реальній операції і одиниці виміру товару.
Для звичайного товару це кількість у штуках, кілограмах, метрах або іншій одиниці.
Для товарів із серійним обліком кількість пов'язана із серійними номерами. Якщо продається або оприбутковується 3 одиниці, потрібно вибрати або ввести 3 серійні номери.
У таких рядках кількість може бути заблокована. Використовуйте кнопку SN, щоб відкрити вікно серійних номерів. Після збереження кількість підтягнеться в рядок автоматично.
Докладніше: Серійні номери.
Як перевірити ціну
Ціна може підтягуватися з картки товару, типу ціни документа, модифікації або бути введена вручну.
Перед активацією документа перевірте:
- тип ціни в шапці;
- ціну в рядку;
- суму рядка;
- знижку, якщо вона є;
- окрему ціну модифікації;
- мінімальну ціну, якщо компанія її контролює.
У документах надходження ціна впливає на облікову вартість і собівартість залишку. У документах продажу ціна впливає на суму продажу і взаєморозрахунки.
Докладніше: Системні ціни, Облікова ціна і собівартість товарів.
Коли потрібно вибрати модифікацію, партію, серію або термін
Деякі товари потребують додаткової деталізації:
- модифікація, якщо товар має варіанти;
- партія, якщо товар ведеться партіями;
- серійний номер, якщо кожна одиниця має окремий номер;
- термін придатності, якщо товар контролюється за датою придатності.
Якщо деталізація потрібна, але не заповнена, документ може не активуватися або списати не той залишок.
Для продажу товару з партіями, серіями або термінами система показує доступні значення із залишків на вибраному складі. Для надходження або оприбуткування ці значення можуть створюватися в документі.
Комплекти і калькуляція
Якщо в документ додається комплект, він відображається як одна позиція. Але під час продажу система списує компоненти комплекту.
У рядку комплекту може бути дія Калькуляція. Через неї можна перевірити склад комплекту для конкретного продажу.
Перед активацією продажу комплекту перевірте не тільки кількість і ціну комплекту, а й доступність компонентів.
Послуги в товарних рядках
Послуга додається в рядок так само, як товар, але не має складського залишку.
Для послуги важливо перевірити:
- назву;
- ціну;
- кількість;
- суму;
- чи доречно додавати її саме в цей документ.
Послуги не змінюють залишки товарів, але можуть впливати на суму документа, друковану форму, продаж або виробничу калькуляцію.
Перед активацією документа
Перед активацією перевірте:
- шапка документа заповнена правильно;
- вибраний потрібний склад;
- контрагент заповнений там, де він потрібен;
- товари не дублюються;
- кількість відповідає фактичній операції;
- ціни і суми правильні;
- модифікації, партії, серії і терміни заповнені;
- для продажу вказана оплата або кредит;
- для комплектів перевірена калькуляція, якщо склад важливий.
Поширені ситуації
Товар не знаходиться
Спробуйте пошук за коротшою назвою, кодом, артикулом або каталогом. Перед створенням нового товару переконайтеся, що це не дубль.
Товар додався, але ціна неправильна
Перевірте тип ціни в документі, ціну в картці товару, ціну модифікації і ручні зміни в рядку.
Документ не активується
Перевірте кількість, склад, обов'язкову деталізацію обліку, оплату, контрагента і доступний залишок.
Додали не той товар
Видаліть рядок до активації документа і додайте правильну позицію. Після активації виправлення залежить від типу документа і процесу.
Коротка перевірка
- шапка документа заповнена;
- товар знайдений через пошук, код, сканер або каталог;
- нова картка не дублює існуючу;
- кількість і ціна перевірені;
- потрібна деталізація обліку заповнена;
- для комплекту перевірена калькуляція;
- для продажу вибраний контрагент і оплата;
- документ активується тільки після перевірки рядків.
Підсумок
Товарний рядок — це місце, де довідник товарів стає реальною операцією. Якщо правильно вибрати товар, склад, кількість, ціну і деталізацію обліку, Skynum коректно сформує залишки, собівартість, продажі, взаєморозрахунки і подальшу аналітику.