Перейти до основного вмісту

Імпорт залишків з Excel

Імпорт залишків з Excel потрібен, коли товарів багато і вручну вносити кількість у документ занадто довго.

Найчастіше це роблять під час запуску обліку, міграції з іншої системи або великого перерахунку складу.

Що важливо зрозуміти​

Імпорт залишків — це не просто завантаження таблиці. Це створення складського стану на певну дату.

Тому перед імпортом потрібно підготувати:

  • список товарів;
  • склади;
  • кількість по кожному складу;
  • облікову ціну або вартість, якщо вона потрібна;
  • партії, серії або терміни придатності, якщо такі режими використовуються.

Докладніше про сам принцип старту обліку: Початкові залишки товарів.

1. Підготуйте товарну базу​

Перед імпортом залишків товари вже мають існувати в картотеці.

Перевірте:

  • назви товарів;
  • коди;
  • артикули;
  • одиниці виміру;
  • категорії;
  • тип товару;
  • налаштування серій, термінів або модифікацій.

Якщо товарів ще немає, спочатку використайте імпорт товарів з Excel.

2. Підготуйте таблицю​

У таблиці має бути стабільний спосіб знайти товар.

Найкраще використовувати:

  • код товару;
  • артикул;
  • або інший унікальний ідентифікатор, який не повторюється.

Також підготуйте колонки:

  • склад;
  • кількість;
  • облікова ціна або сума;
  • модифікація, якщо товар має модифікації;
  • партія, якщо використовується партійний облік;
  • серійний номер, якщо товар серійний;
  • термін придатності, якщо він ведеться.

Не використовуйте тільки назву товару, якщо в базі можуть бути схожі назви.

3. Перевірте склади​

Залишки завантажуються не просто “в систему”, а на конкретні склади.

Перед імпортом переконайтеся, що:

  • склади створені;
  • назви складів у таблиці не мають помилок;
  • товар фізично знаходиться саме на цьому складі;
  • транзитні або службові склади не використовуються випадково.

Якщо склад вибраний неправильно, залишок буде видно не там, де його очікують менеджери.

4. Зробіть тест на кількох рядках​

Перед повним імпортом завантажте невеликий тестовий фрагмент.

Перевірте:

  • товар знайшовся правильно;
  • кількість стала на потрібний склад;
  • ціна або сума правильна;
  • серії, партії і терміни розпізнані;
  • після активації документ правильно вплинув на залишки.

Тільки після цього запускайте повну таблицю.

5. Перевірте результат після імпорту​

Після завантаження перевірте:

  • залишки товарів;
  • кілька карток товарів;
  • склад, на який завантажувалися залишки;
  • загальні суми;
  • проблемні товари з серіями, модифікаціями або термінами.

Якщо щось не збігається, не виправляйте навмання. Спочатку знайдіть причину: ключ товару, склад, дату, одиницю виміру або формат таблиці.

Поширені помилки​

Товар не знайдено під час імпорту

  • код або артикул у таблиці не збігається з карткою;
  • товар ще не створений;
  • у таблиці використана назва замість надійного ключа.

Залишок потрапив не на той склад

  • назва складу в таблиці неправильна;
  • склад був вибраний у документі не той;
  • у таблиці змішані різні склади без чіткої структури.

Серійний товар завантажився некоректно

  • серійних номерів менше, ніж кількість;
  • серії повторюються;
  • товар не налаштований як серійний до імпорту.

Коротка перевірка​

  • товари вже створені в картотеці;
  • таблиця має надійний ключ товару;
  • склади перевірені;
  • кількості і ціни підготовлені;
  • серії, партії і терміни враховані;
  • тестовий імпорт пройшов успішно;
  • результат перевірений у залишках.

Підсумок​

Імпорт залишків економить багато часу, але вимагає чистої таблиці.
Найкращий підхід: спочатку підготувати товари і склади, потім завантажити тест, перевірити результат і тільки після цього імпортувати повний файл.

Останнє оновлення