Створення товару в документі

Товар можна створити не тільки заздалегідь у картотеці. Якщо під час заповнення документа стало зрозуміло, що потрібної позиції ще немає в системі, її можна створити прямо з товарного рядка.

Цей спосіб зручний для надходження, оприбуткування, інвентаризації та інших документів, де товар фізично вже є в процесі роботи.

Коли це доречно

Створюйте товар у документі, якщо:

• товар є в поставці або на складі, але його ще немає в картотеці;
• потрібно швидко завершити документ;
• достатньо створити базову картку;
• фото, описи, характеристики та додаткові поля можна заповнити пізніше.

Якщо потрібно одразу продумати структуру картки, модифікації, комплект, інтеграції або інтернет-магазин, краще створити позицію через картотеку.

Головний ризик

Головний ризик швидкого створення — дубль товару.

Перед створенням обов'язково спробуйте знайти позицію:

• за кодом або штрихкодом;
• за артикулом;
• за частиною назви;
• через каталог;
• за модифікацією, якщо товар має варіанти.

Дублікати розділяють залишки, ускладнюють продажі, інвентаризацію, звіти і роботу зі сканером.

Як створити товар з документа

1. Відкрийте документ із товарними рядками.
2. Перевірте шапку документа: дату, склад, контрагента, тип ціни та інші важливі поля.
3. У полі Введіть код або назву товару спробуйте знайти позицію.
4. Якщо товару немає, натисніть Створити товар.
5. У формі Новий товар або послуга виберіть тип позиції.
6. Заповніть базові поля.
7. Натисніть Зберегти.
8. Перевірте, що створена позиція додалась у рядок документа.

Після цього заповніть кількість, ціну і деталізацію обліку.

Який тип вибрати

У формі Новий товар або послуга доступні типи:

• Товар;
• Послуга;
• Комплект;
• Продукція.

Товар

Вибирайте Товар, якщо позиція фізично зберігається на складі, має залишок і бере участь у складському русі.

Послуга

Вибирайте Послуга, якщо це доставка, монтаж, робота, консультація або інша позиція без складського залишку.

Докладніше: Послуги.

Комплект

Вибирайте Комплект, якщо позиція продається як одна, але складається з інших товарів або послуг.

Після створення комплекту потрібно налаштувати технологічну карту. Докладніше: Комплекти.

Продукція

Вибирайте Продукція, якщо позиція буде вироблятися через модуль виробництва.

Звичайний товар, послугу або комплект не потрібно створювати як продукцію лише тому, що вони продаються або зберігаються в картотеці.

Які поля заповнити одразу

Мінімально заповніть:

• Назва;
• Код, якщо є штрихкод або внутрішній код;
• Артикул, якщо він використовується у компанії;
• Категорія;
• Од. вим.

За потреби одразу заповніть ціни:

• Ціна прихідна;
• Ціна роздрібна;
• Ціна гуртова;
• Ціна мінімум;
• Ціна перекреслена.

Якщо в компанії налаштовані додаткові ціни, вони теж можуть відображатися в блоці цін.

Не вигадуйте дані, яких немає. Краще створити коректний мінімум і пізніше доповнити картку.

Що перевірити в рядку документа

Після збереження позиції перевірте:

• товар або послуга додані саме в потрібний рядок;
• тип позиції правильний;
• кількість відповідає фактичній операції;
• ціна в документі правильна;
• склад у шапці документа правильний;
• для товарів із партіями, серіями, модифікаціями або термінами заповнена потрібна деталізація.

Сама картка товару не створює залишок. Залишок з'явиться тільки після активації документа, який додає товар на склад.

Що доробити після документа

Після завершення документа відкрийте картку створеної позиції і доповніть дані:

• фото;
• короткий і повний опис;
• характеристики;
• додаткові поля;
• виробника;
• габарити;
• налаштування для інтернет-магазину;
• модифікації;
• технологічну карту для комплекту або продукції.

Докладніше: Картка товару.

Коли краще не створювати товар з документа

Не використовуйте швидке створення, якщо:

• потрібно налаштувати багато модифікацій;
• товар має складну картку для інтернет-магазину;
• потрібно створити комплект із технологічною картою до продажу;
• є ризик дублювання;
• не зрозуміло, який тип позиції вибрати;
• потрібно спочатку узгодити категорію або правила обліку.

У таких випадках краще створити картку в розділі Товари → Картотека.

Поширені ситуації

Створити товар не видно

Перевірте, що курсор стоїть саме в товарному рядку документа. У різних документах дія може відображатися як іконка з підказкою Створити товар.

Якщо документ не підтримує створення з рядка, створіть позицію через картотеку.

Товар створили з помилкою

Відкрийте картку товару і виправте назву, код, артикул, категорію або ціну. Після цього перевірте документ, у якому товар був створений.

Товар створили, але залишок не з'явився

Перевірте, чи документ активований. Картка не створює залишок сама по собі. Залишок формує активований документ надходження, оприбуткування, виробництва або інший документ, який додає товар на склад.

Після створення знайшовся дубль

Не продовжуйте працювати з двома картками як з одним товаром. Визначте правильну картку і виправте документи за внутрішнім процесом компанії.

Коротка перевірка

Перед збереженням нової позиції перевірте:

• пошук не знайшов існуючу картку;
• тип позиції вибраний правильно;
• назва зрозуміла;
• код або артикул не дублюються;
• категорія і одиниця виміру заповнені;
• ціна в документі перевірена;
• після активації документа залишок перевірено в залишках або оборотах.

Підсумок

Створення товару в документі економить час, але вимагає дисципліни. Спочатку шукайте існуючу картку, потім створюйте тільки коректний мінімум, перевіряйте рядок документа і після операції доповнюйте картку в картотеці.