Як провести інвентаризацію

Інвентаризація відповідає на одне питання: чи збігається товар на складі з тим, що записано в Skynum. Ви рахуєте товар і вносите кількість, система порівнює її з обліком і показує відомість. Після завершення надлишки оприбутковуються, нестачі списуються, і залишки в системі стають такими, як на складі.

Ключові принципи

• Одна інвентаризація — один склад. Для кожного складу інвентаризація створюється окремо.
• Спосіб проведення визначає, що станеться з товаром, якого немає в списку. У повній інвентаризації він піде в нестачу, у вибірковій — не зміниться.
• Інвентаризація має дату і фіксує залишки на цю дату. Усі товарні документи за перевірений період після завершення змінити не можна.
• Відомість — обов'язковий крок. Завершити інвентаризацію без розрахованої відомості неможливо.
• Завершення можна скасувати. Оприбуткування і списання, зроблені інвентаризацією, при цьому знімаються.

Коли проводити

Періодичність компанія визначає сама. Повну інвентаризацію зазвичай роблять раз на місяць, квартал або рік, а також перед запуском нового складу чи після переїзду. Вибіркову або за категорією — коли залишок конкретних товарів викликає сумнів, після пересортиці чи великого повернення.

Повна інвентаризація великого складу займає час. Якщо торгівлю зупинити не можна, дивіться Інвентаризація без зупинки продажів.

Створіть інвентаризацію

1. Перейдіть у Товари → Інвентаризації.
2. Натисніть Нова інвентаризація.
3. У формі Параметри інвентаризації заповніть поля, описані нижче.
4. Натисніть Почати інвентаризацію.

Відкриється перший документ інвентаризації.

Дата

Дата інвентаризації — це дата, на яку система порівняє облік із фактом. Ставте день, коли ви фактично рахуєте товар.

Філія, юридична особа

Поле є в компаніях, які працюють із кількома філіями. Виберіть філію, до якої належить склад.

Склад

Склад, який рахуєте. Один документ інвентаризації працює з одним складом.

Спосіб проведення

Спосіб визначає, які товари система перевірить і що буде з товаром, якого ви не внесли.

Повна — перевіряється весь склад. Кожен товар на складі потрібно внести з фактичною кількістю. Товар, якого в документах немає, система вважає відсутнім і спише в нестачу.

Вибіркова — перевіряються лише внесені товари. Решту товарів складу інвентаризація не чіпає. Підходить для точкової перевірки кількох позицій.

За категорією — перевіряються всі товари вибраної категорії разом з її підкатегоріями. Товар категорії, якого немає в документах, піде в нестачу. Для цього способу з'являється поле Категорія.

попередження

Якщо ви порахували лише частину складу, не вибирайте спосіб Повна. Усе, що не потрапило в документи, система спише. Для часткової перевірки використовуйте Вибіркову або За категорією.

Залишки на кінець дня

Перемикач визначає, як інвентаризація поєднується з іншими документами того самого дня.

• Увімкнено — залишки фіксуються на кінець дня. Усі продажі, надходження і переміщення за цей день входять в облік, з яким порівнюється факт. Після розрахунку відомості нові товарні документи за цей день система не пропустить.
• Вимкнено — залишки фіксуються на початок дня. За цей день по складу не повинно бути жодного товарного документа, поки інвентаризацію не завершено.

Якщо на вибрану дату по складу вже є товарні документи, повну інвентаризацію та інвентаризацію за категорією можна зберегти лише з увімкненим перемикачем. Інакше система покаже: «На цю дату є товарні документи, тому ви можете провести інвентаризацію лише на кінець дня».

Одна інвентаризація на дату і склад

На одну дату і один склад можна створити одну повну або вибіркову інвентаризацію. Якщо спробувати створити другу, система покаже: «Вже є інвентаризація на цю дату і склад. Ви можете додати новий документ до наявної інвентаризації».

Виняток — інвентаризації за категорією. Їх на одну дату і склад може бути кілька, якщо категорії не перетинаються: жодна не є підкатегорією іншої.

Внесіть фактичну кількість

Після створення ви потрапляєте на сторінку інвентаризації. Угорі — кнопки Розрахунок відомості, Параметри і Як проводити інвентаризацію?, поруч — статус У процесі. Нижче — вкладки документів: Документ № 1 і кнопка Новий.

Документи інвентаризації

Фактична кількість вноситься в документи інвентаризації. Спочатку документ один, але їх може бути скільки завгодно: натисніть Новий, і з'явиться ще одна вкладка. Так зручно ділити великий склад — окремий документ на кожну категорію, зону або людину, яка рахує.

В одному документі може бути до 1000 товарів. Якщо товарів більше, система не додасть наступний і покаже: «Максимальна кількість товарів у документі - 1000. Якщо вам потрібно більше, створіть кілька документів».

У полі Нотатка документа запишіть, що в ньому порахували, наприклад «Стелаж 3» або «Напої». Нотатка видна в списку інвентаризацій, тому через місяць ви зрозумієте, як ділили склад.

Як додати товар

У товарних рядках документа є кілька способів:

• введіть код або назву в поле Введіть код або назву товару і виберіть товар;
• натисніть Додати з каталогу і виберіть товари з дерева категорій;
• відскануйте штрихкод сканером;
• натисніть Завантаження товарів, виберіть категорію і натисніть Запустити — усі товари категорії додадуться в документ одразу. Прапорець Тільки товари із залишками додає лише ті, що є в обліку;
• скористайтеся Дії → Імпорт з Excel.

Великий склад рахують на роздруківці, у таблиці Excel або сканером — ці способи описані в статті Внесення факту інвентаризації.

Що вносити в рядок

У колонку Кільк. вносьте те, що порахували на складі. Колонка Залишок показує, скільки товару зараз в обліку, — це довідкова цифра, виправляти її не потрібно.

Якщо товар має модифікації, партії, серійні номери або терміни придатності, рахуйте і вносьте його саме в цій деталізації. Інакше загальна кількість зійдеться, а по окремих розмірах чи партіях будуть надлишки і нестачі одночасно. Докладніше — у статтях про модифікації, партії, серійні номери та терміни придатності в інвентаризації.

Після внесення натисніть Зберегти. Документи інвентаризації не активуються — їх достатньо зберегти.

Параметри інвентаризації

Поки статус У процесі, параметри можна змінити: натисніть Параметри, виправте дату, склад чи спосіб проведення і натисніть Зберегти. Тут же кнопка Видалити прибирає інвентаризацію разом із документами.

Розрахуйте відомість

Коли всі документи заповнені, натисніть Розрахунок відомості. Статус зміниться на Відомість розрахована, і відкриється відомість.

Перед розрахунком система перевіряє документи. Якщо щось не так, розрахунок не відбудеться, а вгорі з'явиться повідомлення:

• «Відсутній список товарів» — у документах немає жодного рядка.
• «Для товара … не вибрана модифікація» — товар ведеться за модифікаціями, а в рядку модифікація не вказана.
• «Встановіть термін придатності товару» — товар ведеться за термінами, а в рядку терміну немає.
• «Товар … не відноситься до групи, за якою проводиться інвентаризація» — в інвентаризації за категорією є чужий товар. У повідомленні вказано номер документа, звідки його треба прибрати.
• «Для товару … у рядках інвентаризації некоректно заповнені партії» — у частині рядків товару партія вказана, у частині ні. Партія має бути або в усіх рядках товару, або в жодному.
• «У вас є завершена інвентаризація, яка повністю закрила період до …» — пізніша інвентаризація по цьому складу вже завершена і зафіксувала залишки. Спочатку скасуйте її завершення.

Поки відомість розрахована, документи і параметри інвентаризації змінити не можна. Щоб щось виправити, натисніть Скасувати відомість, внесіть зміни і розрахуйте відомість ще раз.

Що показує відомість

Відомість — це таблиця по кожному товару:

• За інвентаризацією — кількість і сума, які ви внесли;
• За обліком — кількість і сума, які були в системі на дату інвентаризації;
• Надлишки — на скільки факт більший за облік;
• Недостача — на скільки факт менший за облік.

У рядку Всього — підсумки по всій відомості. Назва товару відкриває його картку, де можна подивитися рухи.

Кнопка Режим перегляду перемикає відомість:

• Усі товари за середньою ціною — один рядок на товар;
• Усі товари за обліковими цінами — товар ділиться за ціною, за якою він лежить в обліку;
• Усі товари за партіями — окремий рядок на кожну партію;
• Непораховані товари — товари складу, яких немає в документах;
• Товари з розбіжністю за залишком — лише рядки, де факт не дорівнює обліку;
• Недостача;
• Надлишки.

Кнопка Друкувати дає PDF: Інвентаризаційна відомість у трьох варіантах (за середньою ціною, за обліковими цінами, за партіями), списки Недостача товарів і Надлишки товарів для роботи до завершення, а також Оприбутковані товари і Списані товари — результат завершеної інвентаризації.

Перевірте розбіжності

Не поспішайте завершувати. Перегляньте режими Непораховані товари і Товари з розбіжністю за залишком і для кожної великої розбіжності знайдіть причину:

• товар забули порахувати або внесли не в той документ;
• товар лежить на іншому складі або в іншій зоні;
• є неоформлений прихід або продаж;
• переплутали модифікацію, розмір чи партію.

Знайдену помилку виправте до завершення: натисніть Скасувати відомість, виправте документи інвентаризації або оформіть відсутній документ, і розрахуйте відомість знову. Як працювати з надлишками, нестачами по партіях і пересортицею, описано в статті Розбіжності у відомості.

Завершіть інвентаризацію

У відомості натисніть Завершити інвентаризацію. Статус зміниться на Завершена.

Система вирівняє облік на дату інвентаризації: надлишки оприбуткує на склад, нестачі спише. У картці товару на вкладці Обороти оприбуткування видно як надходження, списання — як витрату.

Після завершення інвентаризація фіксує залишки перевірених товарів на свою дату. Повна інвентаризація фіксує всі товари складу, за категорією — товари своєї категорії, вибіркова — лише внесені. Товарний документ по зафіксованому товару за цей день (для інвентаризації на кінець дня) або за ранішу дату провести чи змінити не вдасться — система покаже: «У вас є завершена інвентаризація, яка повністю закрила період до …». Так само не вдасться змінити документ, поки відомість розрахована, але інвентаризацію не завершено: «У вас є розрахована інвентаризаційна відомість на …».

Скасувати завершення

Якщо після завершення знайшли помилку, відкрийте відомість і натисніть Скасувати завершення інвентаризації. Система попередить: «Буде скасовано оприбуткування надлишків та списання недостачі, зроблені цією інвентаризацією». Після підтвердження інвентаризація повертається в статус У процесі, і документи знову можна редагувати.

Список інвентаризацій

У Товари → Інвентаризації видно всі інвентаризації компанії: номер, дату, склад, статус, спосіб проведення, ознаку Залишки на кінець дня і нотатки документів. Угорі — фільтри Початок періоду, Кінець періоду і Склад.

Поширені ситуації

Зранку не проводяться продажі, повідомлення «На складі є незавершена інвентаризація за попередні дати»

• учора по цьому складу почали інвентаризацію і не завершили;
• відкрийте її: якщо відомість розрахована — перевірте і завершіть; якщо ні — перенесіть дату на сьогодні через Параметри або завершіть за вчора.

Потрібно виправити кількість, а документи не редагуються

• статус Відомість розрахована блокує документи;
• натисніть Скасувати відомість, виправте і розрахуйте знову.

У відомості нестача по всьому складу

• перевірте спосіб проведення: для часткового перерахунку вибрана Повна;
• змініть спосіб у Параметрах на Вибіркову або За категорією і розрахуйте відомість знову.

Товар порахували, а він у режимі «Непораховані товари»

• товар внесли в документ, але документ не збережено;
• або товар внесли в інвентаризацію іншого складу.

Не вдається видалити інвентаризацію, повідомлення «Не можна видалити інвентаризацію, в якій є проведення»

• видалити можна лише інвентаризацію в статусі У процесі;
• спочатку натисніть Скасувати відомість або Скасувати завершення інвентаризації.

Коротка перевірка перед завершенням

• дата і склад відповідають тому, що фактично рахували;
• спосіб проведення відповідає обсягу перерахунку;
• усі документи інвентаризації збережені;
• режим Непораховані товари переглянуто;
• великі розбіжності пояснені;
• модифікації, партії, серії і терміни внесені правильно.

Підсумок

Інвентаризація проходить чотири кроки: створити з правильними параметрами, внести факт у документи, розрахувати і перевірити відомість, завершити. Головні рішення приймаються на початку — спосіб проведення і «на кінець дня» чи «на початок». Решту система підкаже повідомленнями, а завершення завжди можна скасувати.