Внесення факту інвентаризації

Інвентаризація — це звірка фактичної наявності товару з даними обліку: що лежить на складі насправді і що має лежати за документами. Перерахунок — перший і найдовший крок цієї звірки. Питання лише в тому, як саме рахувати і яким шляхом результат перерахунку потрапляє в Skynum, щоб система порівняла його з обліком. На невеликому складі рахують просто: взяли товар із полиці, знайшли його в документі інвентаризації пошуком, вписали кількість. На складі з сотнями або тисячами товарів такий перерахунок займає день і породжує помилки.

Для великого складу є три способи перерахунку. Рахувати на роздруківці, а потім перенести записи в документ. Рахувати одразу в таблицю Excel і завантажити її. Або рахувати сканером штрихкодів — кожне сканування і є підрахунок, а документ інвентаризації заповнюється під час обходу складу. Ця стаття про них. Як створити інвентаризацію, розрахувати відомість і завершити перевірку, описано в статті Як провести інвентаризацію.

Який спосіб вибрати

• Роздруківка — коли рахують кілька людей без комп'ютера, а в Skynum результат вносить одна.
• Excel — коли рахують з ноутбуком прямо на складі або коли зручніше працювати з таблицею, ніж із документом.
• Сканер — коли на всіх товарах є штрихкоди і товар під час перерахунку проходить через руки. Це той самий перерахунок, що й із терміналом збору даних, тільки замість окремого пристрою — сканер і відкритий документ інвентаризації.

Способи можна поєднувати: одну зону порахувати сканером, іншу — на роздруківці. Кожну зону зручно вести окремим документом інвентаризації — кнопка Новий на сторінці інвентаризації.

Перерахунок на роздруківці

Той, хто рахує, бере паперовий список товарів і записує біля кожного товару кількість. Потім записи переносять у документ інвентаризації.

1. У документі інвентаризації натисніть Завантаження товарів, виберіть категорію і натисніть Запустити — у документ потраплять усі товари категорії. Якщо хочете бачити лише товар, який є в обліку, поставте прапорець Тільки товари із залишками.
2. Для кожної наступної категорії натисніть Новий і повторіть завантаження в новий документ.
3. У документі натисніть Друкувати → Документ інвентаризації і роздрукуйте список.
4. Пройдіть склад із роздруківкою і запишіть біля кожного товару, скільки його на полиці.
5. Поверніться в документ і перенесіть записане в колонку Кільк.. Товар, якого на роздруківці не було, додайте через пошук або каталог.
6. Натисніть Зберегти.

Товар, якого на складі не виявилось, внесіть із кількістю 0, а не прибирайте з документа. У повній інвентаризації результат однаковий — нестача, але в режимі Непораховані товари ви бачитимете лише справді забуті товари. У вибірковій різниця принципова: 0 списує товар, а прибраний товар узагалі не перевіряється.

Перерахунок у таблиці Excel

Той, хто рахує, заповнює таблицю з ноутбука або планшета, а потім завантажує її в документ інвентаризації.

Підготуйте таблицю

Вивантажте список товарів зі Skynum, щоб не набирати коди вручну:

• Товари → Картотека → Опції → Експорт — усі товари картотеки;
• Товари → Залишки → Опції → Експорт — товари з залишком по складу.

У таблиці залиште колонку з кодом або артикулом товару і додайте порожню колонку для кількості. Для товарів із модифікаціями, партіями чи термінами придатності потрібна окрема колонка під кожну таку ознаку й окремий рядок на кожну модифікацію або партію.

Порахуйте і завантажте

1. Пройдіть склад і заповніть колонку кількості в таблиці.
2. Відкрийте документ інвентаризації і натисніть Дії → Імпорт з Excel.
3. Натисніть Завантажити з файлу і виберіть таблицю. Невелику частину таблиці можна скопіювати і натиснути Вставити з буферу.
4. Над кожною колонкою виберіть, яке поле вона заповнює: код або артикул товару, кількість, за потреби модифікацію, партію чи термін придатності. Зайвим колонкам залиште Не обрано.
5. Натисніть Запустити імпорт.
6. Перегляньте товари в документі і натисніть Зберегти.

Якщо таблиця велика, розбийте її на кілька файлів і завантажте кожен в окремий документ інвентаризації.

попередження

Повторний імпорт у той самий документ додає товари до вже наявних, а не замінює їх. Якщо потрібно завантажити таблицю заново, спочатку приберіть старі записи або створіть новий документ.

Загальні правила імпорту, зіставлення колонок і повідомлення про помилки описані в статті Імпорт товарних документів з Excel.

Перерахунок сканером штрихкодів

Тут немає окремого кроку «внести»: ви проходите склад і скануєте кожен товар, а документ інвентаризації заповнюється по ходу. Це те саме, що робить термінал збору даних, тільки без окремого пристрою — достатньо сканера, під'єднаного до комп'ютера з відкритим документом.

Сканер підставляє код у поле пошуку так, ніби його набрали з клавіатури і натиснули Enter.

1. Відкрийте документ інвентаризації.
2. Увімкніть Режим сканування — кнопка зі штрихкодом поруч із полем Введіть код або назву товару.
3. Скануйте товари один за одним.
4. Після кожної зони перегляньте документ і натисніть Зберегти.

Як документ рахує при скануванні

Поведінка залежить від параметра Режим сканування штрих-кодів у Налаштування → Параметри → Облік:

• Стандартний — кожне сканування додає товар у документ, кількість ви вказуєте самі.
• Фокусування на кількості — після сканування курсор стає в колонку Кільк.: введіть порахований залишок і скануйте наступний товар. Підходить, коли одного товару багато і його рахують оптом.
• Збільшити кількість автоматично — повторне сканування того самого товару додає до його кількості одиницю. Так працює термінал збору даних: кожна одиниця проходить через руки й через сканер. Товар із серійними номерами так не рахують: його номери вносять списком через кнопку SN, як описано в статті Інвентаризація товарів із серійними номерами.

Параметр Звуковий сигнал сканування у тому самому розділі вмикає звук після кожного вдалого сканування — зручно, щоб не дивитися на екран після кожного товару.

Якщо сканер не знаходить товар

• перевірте, що в картці товару або модифікації заповнене поле Код;
• перевірте, що курсор стоїть у полі пошуку;
• якщо на упаковці штрихкод виробника, а в картці його немає, додайте його в споріднені коди товару.

Докладніше про штрихкоди — у статті Пошук товарів і сканування штрихкоду.

Поширені ситуації

Після імпорту з Excel товари задублювалися

• імпорт запускали двічі в один документ;
• приберіть повторні записи або видаліть документ і завантажте таблицю в новий.

Імпорт не знайшов частину товарів

• у колонці коду інші значення, ніж у картці: артикул замість коду або зайві пробіли;
• перевірте, яке поле вибрано над колонкою, і виправте таблицю.

При скануванні кількість не збільшується

• у параметрах системи вибраний режим Стандартний або Фокусування на кількості;
• змініть режим на Збільшити кількість автоматично в Налаштування → Параметри → Облік.

Підсумок

Великий склад рахують одним із трьох способів. На роздруківці — записи потім переносять у документ. У таблиці Excel — її завантажують у документ. Сканером — кожне сканування і є підрахунком, як із терміналом збору даних. Склад ділять на зони кнопкою Новий: кожна зона — свій документ інвентаризації.