Перейти до основного вмісту

Імпорт товарних документів з Excel

У товарних документах Skynum можна заповнювати рядки через Імпорт з Excel. Це зручно для надходжень від постачальника, замовлень, продажів, інвентаризацій та інших документів, де потрібно швидко додати багато товарних позицій.

У перевіреному інтерфейсі дія доступна в документі через Дії → Імпорт з Excel.

Коли використовувати​

Імпорт товарних рядків корисний, якщо:

  • постачальник надіслав накладну або прайс у Excel;
  • потрібно швидко створити великий документ;
  • потрібно перенести частину таблиці з Google Sheets;
  • у документі багато модифікацій, кількостей або цін;
  • ручне додавання рядків займе занадто багато часу.
інформація

Імпорт у документ додає товарні рядки в конкретний документ. Це не те саме, що імпорт картотеки товарів, хоча під час імпорту можуть створюватися нові записи, якщо це дозволено налаштуваннями імпорту.

Як відкрити імпорт​

  1. Відкрийте потрібний товарний документ.
  2. Перевірте основні поля документа: дату, склад, контрагента, валюту, тип ціни.
  3. Натисніть Дії.
  4. Виберіть Імпорт з Excel.
  5. У вікні Імпорт з Excel виберіть спосіб завантаження.

У перевіреному інтерфейсі доступні:

  • Завантажити з файлу;
  • Вставити з буферу.

Завантажити з файлу​

Використовуйте Завантажити з файлу, якщо у вас є готовий Excel-файл.

Після завантаження система покаже таблицю для попереднього перегляду. Над колонками потрібно вибрати, які поля документа вони заповнюють.

Вставити з буферу​

Використовуйте Вставити з буферу, якщо потрібно перенести тільки частину таблиці:

  1. Виділіть потрібні рядки в Excel або Google Sheets.
  2. Скопіюйте їх.
  3. Поверніться у Skynum.
  4. Натисніть Вставити з буферу.

Цей спосіб зручний, коли не потрібно завантажувати весь файл.

Які поля можна зіставляти​

Набір доступних полів залежить від типу документа і налаштувань обліку. У товарних документах зазвичай використовуються:

  • товар або код товару;
  • артикул;
  • назва товару;
  • категорія;
  • одиниця виміру;
  • модифікація;
  • характеристика;
  • термін придатності;
  • номер партії;
  • кількість;
  • ціна;
  • знижка;
  • сума;
  • роздрібна або гуртова ціна, якщо такі поля доступні в документі.

Якщо колонка не має потрапити в документ, залиште для неї Не обрано.

попередження

Перед імпортом у документ з партіями, серійними номерами, модифікаціями або термінами придатності перевірте, що відповідні налаштування вже увімкнені, а товари налаштовані правильно.

Пов'язані інструкції: Партії товарів, Серійні номери, Модифікації, Терміни придатності.

Створення нових товарів​

Якщо у вікні імпорту дозволено створення записів, система може створити товари, яких ще немає в картотеці.

Використовуйте це обережно. Для великого запуску краще спочатку окремо підготувати картотеку товарів або виконати імпорт товарів з Excel, а потім імпортувати рядки в документ.

Оновлення існуючих записів​

Якщо в імпорті увімкнене оновлення існуючих записів, система може змінити дані вже створених товарів або рядків. Перед таким імпортом перевірте, за яким полем система знайде існуючий запис: кодом, артикулом, ID або іншим стабільним ідентифікатором.

Повторний імпорт у той самий документ​

Якщо виконати імпорт повторно в той самий документ, нові рядки можуть додатися до вже існуючих рядків документа.

попередження

Перед повторним імпортом перевірте документ, щоб не задублювати товари. Якщо потрібно замінити рядки, спочатку приберіть зайві позиції або створіть новий документ для чистого завантаження.

Після імпорту​

Після завантаження рядків:

  1. Перевірте товари, модифікації, партії та терміни придатності.
  2. Перевірте кількість і ціни.
  3. Перевірте суму документа.
  4. Перевірте контрагента і тип оплати.
  5. За потреби відредагуйте рядки вручну.
  6. Активуйте документ тільки після перевірки.

Коротка перевірка​

  • основні поля документа заповнені до імпорту;
  • таблиця не містить зайвих заголовків;
  • колонки зіставлені з правильними полями;
  • непотрібні колонки залишені як Не обрано;
  • тестовий імпорт пройшов правильно;
  • після імпорту немає дублікатів рядків;
  • документ перевірено перед активацією.

Підсумок​

Імпорт товарних документів з Excel прискорює роботу з великими документами. Головне — підготувати таблицю, правильно зіставити колонки, перевірити результат у документі і тільки після цього активувати документ.

Останнє оновлення