Загальні правила імпорту з Excel

Імпорт з Excel використовується в різних розділах Skynum: товарах, документах, контрагентах, залишках і банківських виписках. Логіка роботи схожа: потрібно завантажити таблицю, зіставити колонки з полями системи, перевірити попередній перегляд і запустити імпорт.

Що підготувати

Перед імпортом перевірте таблицю:

• у кожному рядку має бути одна логічна позиція;
• назви товарів, контрагентів, складів і категорій мають бути написані послідовно;
• коди, артикули або інші ідентифікатори мають бути стабільними;
• числові поля мають бути числами, а не текстом з зайвими символами;
• дати мають бути в одному форматі;
• порожні рядки та зайві заголовки краще прибрати до імпорту.

попередження

Якщо імпорт має оновити існуючі записи, у таблиці має бути надійний ключ: код товару, артикул, ID, IBAN або інший ідентифікатор, який система зможе зіставити з уже створеним записом.

Способи завантаження

У вікні Імпорт з Excel доступні два основні способи:

• Завантажити з файлу — для готового Excel-файлу;
• Вставити з буферу — для даних, скопійованих з Excel, Google Sheets або іншої таблиці.

Використовуйте файл, якщо таблиця велика або її потрібно зберегти як окремий документ. Використовуйте буфер, якщо потрібно швидко імпортувати частину таблиці.

Почати з рядка

Поле Почати з рядка визначає, з якого рядка система почне читати дані.

Якщо перший рядок таблиці містить назви колонок, а не дані, вкажіть початок з наступного рядка. Інакше заголовки можуть потрапити в імпорт як звичайний запис.

Зіставлення колонок

Над кожною колонкою імпортованої таблиці потрібно вибрати поле Skynum, у яке потраплять дані.

Якщо колонка не потрібна, залиште для неї Не обрано. Дані з такої колонки не імпортуються.

порада

Після зіставлення колонок перечитайте кілька рядків у попередньому перегляді зліва направо: товар, кількість, ціна, склад, контрагент. Так легше помітити, якщо колонка випадково потрапила не в те поле.

Шаблон імпорту

Шаблон імпорту зберігає налаштування зіставлення колонок. Він потрібен, якщо компанія регулярно імпортує таблиці в однаковому форматі.

Використовуйте шаблон, коли:

• постачальник надсилає прайс або накладну в однаковій структурі;
• банк регулярно вивантажує виписку в однаковому форматі;
• компанія часто оновлює товари або залишки через Excel.

Створення та оновлення записів

У різних вікнах імпорту можуть бути налаштування:

• Дозволити створення записів;
• Оновити існуючі записи.

Дозволити створення записів означає, що система може створити нові товари, контрагентів або інші записи, якщо не знайде їх у базі.

Оновити існуючі записи означає, що система може змінити записи, які вже є в Skynum.

попередження

Не вмикайте оновлення існуючих записів без перевіреного ідентифікатора. Якщо система не зможе правильно зіставити рядок з існуючим записом, результат може бути неправильним.

Тестовий імпорт

Перед великим імпортом:

1. Підготуйте 3-5 тестових рядків.
2. Запустіть імпорт тільки для них.
3. Перевірте створені або оновлені записи.
4. Переконайтеся, що кількість, ціни, дати, категорії та контрагенти потрапили правильно.
5. Після цього запускайте повний файл.

Що перевірити після імпорту

Після завантаження відкрийте відповідний розділ і перевірте:

• чи створилися потрібні записи;
• чи немає дублікатів;
• чи правильні кількості та ціни;
• чи не імпортувалися заголовки таблиці;
• чи правильно підтягнулися склади, категорії, контрагенти, валюти;
• чи можна далі працювати з імпортованими даними у документах і звітах.

Підсумок

Якісний імпорт залежить не від розміру файлу, а від підготовки таблиці. Чисті дані, правильні колонки, шаблон імпорту і тест на кількох рядках зменшують ризик помилок під час масового завантаження.