Інвентаризація без зупинки продажів

Повну інвентаризацію зручно робити, коли магазин закритий. Але часто зупинити торгівлю не можна: покупці йдуть, а склад треба порахувати. Ця інструкція пояснює, як перерахувати товар і продовжувати продавати.

Тут описано лише те, що стосується роботи під час продажів. Як створити інвентаризацію, додати товари, розрахувати відомість і завершити її — у статті Як провести інвентаризацію.

Чому під час продажів потрібні окремі правила

Інвентаризація порівнює, скільки товару лежить на складі, з тим, скільки його має бути за обліком. Обидва числа мають стосуватися одного моменту — кінця дня.

Під час продажів є одна пастка. Ви порахували товар і внесли факт 10 штук. Потім 2 штуки продали. Увечері на полиці 8, а в інвентаризації записано 10. Система покаже надлишок 2 штуки, якого насправді немає, і оприбуткує його.

Усі правила нижче потрібні лише для одного: щоб у факті не залишився товар, який продали після перерахунку.

Що однаково для всіх варіантів

1. Створіть інвентаризацію на сьогодні. Під час створення увімкніть Залишки на кінець дня.
2. Рахуйте товар і вносьте фактичну кількість протягом дня. Продавати в цей час можна.
3. Якщо в день перерахунку привезли товар, оформіть прихід як завжди. Далі дивіться, чи рахували вже цей товар. Уже порахований — додайте прийняту кількість до його факту. Ще не порахований — нічого не робіть, він потрапить у факт під час перерахунку.
4. Після останнього чека дня натисніть Розрахунок відомості. Після цього продажі за сьогодні за цим складом неможливі, тому це остання дія дня.
5. Перевірте відомість і натисніть Завершити інвентаризацію. Зробити це потрібно до першого продажу наступного дня.

Далі виберіть один із трьох варіантів і дотримуйтеся його весь день. Вони відрізняються лише тим, що робити з товаром, який уже порахували.

Варіант 1. Порахований товар більше не продаємо

Найпростіший варіант. Після того, як товар порахували і внесли факт, його не продають до розрахунку відомості.

Щоб не відмовляти покупцям, рахуйте в такому порядку: спочатку підсобку і запас, потім товар, який купують рідко, а ходовий товар і вітрину — в останню чергу, перед самим закриттям.

Якщо порахований товар усе ж продали, зменште його факт на продану кількість.

Варіант 2. Продаємо і одразу виправляємо факт

Порахований товар продавати можна. Але після кожного такого продажу одразу зменште факт цього товару на продану кількість.

Приклад: порахували 10 пачок чаю і внесли 10. Продали 2 — виправте факт на 8.

Цей варіант підходить, коли продажів небагато, а продавець сам працює з інвентаризацією.

Варіант 3. Рахуємо перед продажем, продажі віднімаємо в кінці

Тут порядок інший: товар рахують перед продажем, а продажі віднімають один раз у кінці дня.

1. Перед продажем подивіться, чи є товар в інвентаризації. Якщо немає — порахуйте його і внесіть факт, потім продавайте.
2. Протягом дня факт не виправляйте.
3. Після останнього чека по кожному товару відніміть від факту все, що продали за день. Потім натисніть Розрахунок відомості.

Факт кожного товару записаний до його першого продажу, тому відняти потрібно всі продажі дня.

Цей варіант підходить, коли зручніше рахувати товар по ходу торгівлі, а не окремим обходом складу.

Якщо не встигли за один день

Інвентаризацію можна продовжити завтра. Для цього в кінці дня перенесіть її на наступну дату:

1. Відкрийте інвентаризацію і натисніть Параметри.
2. У полі Дата поставте завтрашню дату і натисніть Зберегти.

Перенести дату потрібно обов'язково. Незавершена інвентаризація за вчора зупиняє продажі за цим складом: система не проведе чек і повідомить, що на складі є незавершена інвентаризація за попередні дати.

Після перенесення працюйте за тим самим варіантом. Усе, що вже внесли, залишається в інвентаризації. У варіанті 3 в кінці відніміть продажі за всі дні перерахунку, а не лише за останній.

Перенести дату можна лише до розрахунку відомості. Якщо відомість уже розрахована, спочатку натисніть Скасувати відомість.

Поширені ситуації

Зранку каса не проводить продаж і повідомляє про незавершену інвентаризацію

• вчорашня інвентаризація не завершена і не перенесена;
• якщо відомість уже розрахована — перевірте її і натисніть Завершити інвентаризацію;
• якщо відомість ще не розрахована — у Параметрах перенесіть дату на сьогодні.

Після розрахунку відомості потрібно пробити ще один чек

• натисніть Скасувати відомість;
• проведіть продаж;
• виправте факт за правилом свого варіанта;
• розрахуйте відомість знову.

У відомості надлишок по товару, якого насправді немає

• товар продали після того, як порахували, і факт не виправили;
• перевірте продажі цього товару за день і зменште факт на продану кількість.

Підсумок

Під час продажів інвентаризацію роблять «на кінець дня»: факт вносять протягом дня, а відомість розраховують після останнього чека. Виберіть один із трьох варіантів і тримайтеся його весь день: не продавати пораховане, виправляти факт після кожного продажу або рахувати перед продажем і відняти продажі в кінці. Якщо за день не встигли — до закриття перенесіть дату інвентаризації на завтра.