Розбіжності у відомості
Відомість показує різницю між фактом і обліком. Але не кожна різниця — зникнення чи поява товару. Частіше за нею стоїть неоформлений документ або переплутаний товар. Якщо завершити інвентаризацію, не розібравшись, система спише і оприбуткує все підряд, і залишки зійдуться — зате в історії руху з'являться списання і приходи, яких не було.
Ця стаття про те, як пояснити розбіжність і прибрати її до кнопки Завершити інвентаризацію. Загальний порядок — у статті Як провести інвентаризацію.
Загальне правило
Усі виправлення робляться, поки інвентаризація в статусі У процесі. Якщо відомість уже розрахована, спочатку натисніть Скасувати відомість — інакше документи, якими ви виправляєте розбіжність, система не пропустить.
Документ-виправлення датуйте днем інвентаризації, якщо вона на кінець дня, або ранішим днем, якщо на початок дня. Документ з пізнішою датою у відомість не потрапить.
Після виправлення натисніть Розрахунок відомості знову і переконайтеся, що розбіжність зникла.
Спочатку перевірте сам документ інвентаризації
Перш ніж шукати причину на складі, перевірте, що внесли:
- товар із модифікаціями, партіями, серійними номерами чи термінами внесли не в тому варіанті — нестача в одному рядку і надлишок в іншому на ту саму кількість;
- одну полицю порахували двічі або внесли товар в інвентаризацію іншого складу — надлишок в одного складу, нестача в іншого;
- документ не зберегли — товар у режимі Непораховані товари.
Такі помилки виправляються прямо в документах інвентаризації, без додаткових документів.
Надлишок через неоформлений прихід
Товар привезли, а надходження не внесли. У відомості — надлишок.
Не завершуйте інвентаризацію з таким надлишком: товар опиниться на складі без постачальника, без його ціни і без заборгованості перед ним.
- Натисніть Скасувати відомість, якщо вона розрахована.
- Оформіть надходження від постачальника правильною датою.
- Розрахуйте відомість знову.
Нестача через неоформлений продаж або переміщення
Товар продали або перевезли на інший склад, а документ не оформили. У відомості — нестача.
Якщо документ можна відновити, оформіть його і розрахуйте відомість знову. Якщо товару справді немає і причина невідома, залиште нестачу — завершення інвентаризації її спише.
Нестача з конкретної партії
При завершенні партію для списання нестачі вибирає система. Якщо ви точно знаєте, з якої партії зник товар, спишіть його самі:
- Натисніть Скасувати відомість, якщо вона розрахована.
- Оформіть списання з потрібною партією правильною датою.
- Розрахуйте відомість знову — нестачі по цьому товару не буде.
Пересортиця
Один товар у надлишку, схожий — у нестачі на ту саму кількість: переплутали розміри, кольори або два подібні товари. Для цього є документ Коригування пересортиці: у ньому вказують, який товар списати і який оприбуткувати замість нього.
- Натисніть Скасувати відомість, якщо вона розрахована.
- Оформіть коригування пересортиці правильною датою.
- Розрахуйте відомість знову — обидві розбіжності зникнуть.
Якщо пересортиця між модифікаціями одного товару, спочатку перевірте рядок документа інвентаризації: часто там просто вибрано не той варіант.
Поширені ситуації
Після завершення в оборотах з'явився прихід, якого не було
- інвентаризація оприбуткувала надлишок;
- натисніть Скасувати завершення інвентаризації, оформіть правильний документ і завершіть інвентаризацію знову.
Оформили документ, а розбіжність у відомості залишилась
- документ датований пізніше дати інвентаризації або проведений на інший склад;
- або відомість не перерахували після оформлення документа.
Система не дає провести документ-виправлення
- відомість розрахована: «У вас є розрахована інвентаризаційна відомість на …»;
- натисніть Скасувати відомість і проведіть документ ще раз.
Підсумок
Розбіжність спочатку пояснюють і лише потім завершують інвентаризацію. Помилки внесення виправляють у документах інвентаризації, неоформлений прихід — надходженням, нестачу з відомої партії — списанням, пересортицю — коригуванням. Усе це робиться після Скасувати відомість і до завершення, а завершена інвентаризація спише й оприбуткує лише те, що залишилось непоясненим.