Товарна накладна
Товарна накладна фіксує продаж товарів або послуг покупцю.
Після активації вона впливає на складські залишки, суму продажу, оплату і подальшу аналітику.
Коли створювати товарну накладну
Створюйте накладну, коли:
- товар відвантажується клієнту;
- потрібно зафіксувати продаж;
- потрібно списати товар зі складу;
- потрібно сформувати друкований документ;
- потрібно повʼязати продаж з оплатою;
- замовлення покупця переходить у фактичне виконання.
Якщо клієнт тільки планує купити товар, спочатку створіть замовлення покупця.
1. Створіть документ
- Перейдіть у Торгівля → Продажі → Товарна накладна.
- Натисніть Новий документ.
- Перевірте дату.
- Виберіть склад, з якого буде відвантаження.
- Виберіть контрагента і контакт.
- Перевірте тип ціни, валюту, знижку і націнку.
- Вкажіть канал продажів, якщо він використовується.
- За потреби додайте нотатку.
Дата і склад критично важливі: саме вони визначають, які залишки буде списано.
2. Додайте товари
У вкладці Товарні рядки додайте товари або послуги.
Для кожного рядка перевірте:
- товар;
- модифікацію;
- партію;
- залишок;
- кількість;
- ціну;
- знижку;
- суму.
Якщо товар ведеться за партіями, серіями або термінами, виберіть правильну деталізацію. Інакше документ може не активуватися або списати не той залишок.
Для товарів із модифікаціями у колонці Модифікація виберіть конкретний варіант, який фактично продається. Якщо товар додати за кодом модифікації, система підставляє відповідну модифікацію в рядок.
Для товарів з термінами придатності у рядку є колонка Термін придатності. Можна залишити найраніший термін або вибрати конкретну дату з доступних залишків.
Для товарів із серійними номерами кількість задається через кнопку SN. У вікні Серійні номери виберіть доступні номери зі списку або натисніть Додати всі, якщо продаються всі доступні серії з рядка. Після натискання Зберегти кількість у рядку підтягнеться за кількістю вибраних серійних номерів.
3. Перевірте оплату
У накладній видно суму і сплату. Для оплати натисніть Оплата і перевірте тип оплати, готівкову або безготівкову суму та повʼязані платежі.
Перед активацією перевірте:
- тип оплати;
- суму;
- чи є передплата з замовлення;
- чи потрібно зафіксувати часткову оплату;
- чи не залишиться документ помилково неоплаченим.
Якщо накладна створена із замовлення покупця, передплата із замовлення відображається у вкладці Повʼязані платежі. У вікні Оплата документа вона входить у вже сплачену суму, а поле недоплати показує залишок.
Докладніше: Оплата продажу.
4. Перевірте доставку
Якщо продаж відправляється клієнту, заповніть вкладку Доставка.
Доставка має відповідати фактичному відвантаженню: отримувач, телефон, адреса, спосіб і статус доставки мають бути перевірені до передачі на склад або логістику.
5. Активуйте накладну
Після перевірки натисніть Активувати.
Після активації накладна:
- списує товари зі складу;
- фіксує продаж;
- впливає на залишки;
- відображає оплату або борг покупця;
- стає основою для повернення або повʼязаних документів.
Не активуйте накладну, якщо товар ще не готовий до відвантаження або склад не підтвердив наявність.
6. Перевірте результат
Після активації перевірте:
- залишки товарів;
- історію руху товарів;
- статус оплати;
- повʼязані документи;
- друковану форму, якщо вона потрібна клієнту.
Поширені ситуації
Накладна не активується
- перевірте склад;
- перевірте доступний залишок;
- перевірте партії, серії, терміни і модифікації;
- перевірте, чи всі обовʼязкові поля заповнені.
Ціна підтягнулася не та
- перевірте тип ціни;
- відкрийте картку товару;
- перевірте ціну модифікації;
- перевірте знижку або націнку.
Продаж створений із замовлення
- не змінюйте клієнта без потреби;
- перевірте, чи всі товари з замовлення переносяться правильно;
- перевірте вкладку Повʼязані платежі, якщо в замовленні була передплата;
- якщо продаж частковий, уважно перевірте кількість.
Докладніше про весь шлях із замовлення: Виконання замовлень.
Коротка перевірка
- дата і склад правильні;
- клієнт вибраний правильно;
- товари і кількість перевірені;
- ціни, знижки і суми правильні;
- деталізація обліку заповнена;
- оплата і доставка перевірені;
- документ активований тільки після готовності до відвантаження.
Підсумок
Товарна накладна — це момент фактичного продажу.
Вона списує товар, фіксує суму і стає ключовим документом для складу, фінансів, клієнта та звітів.