Перейти до основного вмісту

Рахунок на оплату

Рахунок на оплату — це документ, який допомагає передати клієнту суму до сплати до фактичного продажу або відвантаження.

Він зручний, коли потрібно погодити оплату, надіслати клієнту друковану форму або зафіксувати комерційну домовленість без списання товару зі складу.

Чим рахунок відрізняється від накладної​

Рахунок на оплату:

  • показує клієнту, що і на яку суму потрібно оплатити;
  • не є фактичним відвантаженням;
  • не повинен використовуватися як заміна складського продажу;
  • допомагає організувати оплату до продажу.

Товарна накладна:

  • фіксує продаж;
  • списує товар зі складу;
  • впливає на залишки;
  • використовується для фактичного виконання продажу.

1. Створіть рахунок​

  1. Перейдіть у Торгівля → Продажі → Рахунок на оплату.
  2. Натисніть Новий документ.
  3. Перевірте дату.
  4. Виберіть контрагента і контакт.
  5. Перевірте тип ціни, валюту, знижку і націнку.
  6. Вкажіть канал продажів, якщо він використовується.
  7. Додайте нотатку, якщо потрібно.

У рахунку важливо правильно заповнити клієнта і суму, тому що саме ці дані зазвичай потрапляють у друковану форму.

2. Додайте товари або послуги​

У вкладці Товарні рядки додайте позиції, які клієнт має оплатити.

Перевірте:

  • назву товару або послуги;
  • кількість;
  • ціну;
  • знижку;
  • суму;
  • валюту.

Оскільки рахунок не є відвантаженням, не використовуйте його як єдиний документ продажу, якщо потрібно змінити складські залишки.

3. Надішліть рахунок клієнту​

Після заповнення можна використати друковану форму або PDF, якщо вона налаштована в компанії.

Перед надсиланням перевірте:

  • реквізити компанії;
  • контрагента;
  • суму;
  • валюту;
  • строк або умови оплати, якщо вони вказані;
  • контактну інформацію.

4. Зафіксуйте оплату​

Коли клієнт платить за рахунком, оплату потрібно відобразити у фінансах або повʼязаних документах відповідно до процесу компанії.

Не залишайте рахунок як єдине підтвердження оплати. Рахунок показує, що має бути оплачено, але оплату потрібно фіксувати окремо.

5. Створіть продаж після оплати​

Коли товар потрібно відвантажити, створіть товарну накладну.

Перед продажем перевірте:

  • чи товар є на складі;
  • чи оплата отримана;
  • чи умови рахунку не змінилися;
  • чи ціна і кількість відповідають домовленості.

Поширені ситуації​

Клієнт оплатив рахунок, але товар не списався

  • це нормально для рахунку;
  • створіть товарну накладну для фактичного продажу;
  • перевірте оплату і повʼязані документи.

У рахунку неправильна ціна

  • перевірте тип ціни;
  • перевірте картку товару;
  • перевірте знижку або націнку.

Потрібно змінити рахунок після надсилання

  • узгодьте зміни з клієнтом;
  • перевірте, чи не була вже отримана оплата;
  • не створюйте кілька суперечливих рахунків без потреби.

Коротка перевірка​

  • клієнт і контакт правильні;
  • товари, кількість і ціни перевірені;
  • сума до оплати правильна;
  • друкована форма перевірена перед надсиланням;
  • оплата фіксується окремо;
  • для списання товару створюється товарна накладна.

Підсумок​

Рахунок на оплату допомагає отримати або погодити оплату, але не замінює продаж.
Після рахунку має бути зрозумілий наступний крок: оплата, відвантаження або створення товарної накладної.

Останнє оновлення