Перейти до основного вмісту

Замовлення покупця

Замовлення покупця фіксує домовленість із клієнтом до фактичного продажу.

Його використовують, коли клієнт уже обрав товари, але відвантаження, оплата або доставка відбудуться пізніше.

Для чого потрібне замовлення​

Замовлення допомагає:

  • зафіксувати склад, клієнта, товари і ціни;
  • бачити статус виконання;
  • контролювати передплату;
  • підготувати доставку;
  • зарезервувати товар, якщо це передбачено процесом;
  • створити товарну накладну на підставі замовлення.

Замовлення не варто плутати з товарною накладною. Накладна фіксує продаж і списання товару, а замовлення описує намір і план виконання.

1. Створіть замовлення​

  1. Перейдіть у Торгівля → Замовлення.
  2. Натисніть Новий документ.
  3. Перевірте дату.
  4. Вкажіть термін виконання, якщо він важливий.
  5. Виберіть склад.
  6. Виберіть контрагента і контакт.
  7. Перевірте тип ціни, валюту, знижку, націнку і канал продажів.
  8. За потреби додайте нотатку.

Контрагент потрібен не тільки для аналітики. Без нього складно коректно перевірити оплату, доставку і подальше створення товарної накладної.

Чим точніше заповнена шапка замовлення, тим менше ручної роботи буде під час створення продажу.

2. Додайте товари​

У вкладці Товарні рядки додайте товари або послуги.

Перевірте:

  • товар;
  • модифікацію, якщо вона використовується;
  • залишок;
  • кількість;
  • ціну;
  • знижку;
  • суму.

Якщо товарів багато, використовуйте додавання з каталогу. Докладніше про рядки: Додавання товарів у документ.

3. Перевірте оплату​

У замовленні видно суму і оплату. Якщо клієнт вносить передплату, натисніть Оплата і відобразіть її в документі готівкою, безготівково або через повʼязану оплату.

Перед переходом до продажу перевірте:

  • чи сума замовлення правильна;
  • чи передплата внесена коректно;
  • чи не дублюється передплата окремим платежем;
  • чи не змінилася домовленість із клієнтом;
  • чи потрібно додати нотатку про оплату.

У вікні оплати кнопки 25, 50 і 100 швидко підставляють частку від суми документа. Якщо клієнт вніс конкретну суму, введіть її вручну.

4. Заповніть доставку​

У замовленні є вкладка Доставка. Використовуйте її, якщо замовлення потрібно відправити клієнту.

Передайте в доставку тільки перевірені дані:

  • отримувач;
  • адреса;
  • спосіб доставки;
  • статус доставки;
  • дату відправлення, якщо вона вже відома;
  • коментар для менеджера або складу.

Якщо доставка ще не відома, не вигадуйте дані. Краще залишити замовлення з коректним статусом і доповнити його пізніше.

5. Активуйте замовлення​

Після перевірки натисніть Активувати.

Активація показує, що замовлення прийняте в роботу, і резервує товари.

Перед активацією перевірте:

  • клієнта;
  • склад;
  • кількість;
  • ціни;
  • знижки;
  • термін;
  • доставку.

6. Створіть товарну накладну​

Коли замовлення потрібно виконати, створіть Товарну накладну на підставі замовлення.

Це зручно, бо дані не потрібно переносити вручну: товари, клієнт і частина умов переходять із замовлення в продаж. Якщо в замовленні була передплата, перевірте її в накладній у Повʼязані платежі і у вікні Оплата.

Після створення накладної все одно перевірте документ перед активацією, особливо якщо частина товарів змінилася або замовлення виконують частинами.

Докладніше про завершення процесу: Виконання замовлень.

Поширені ситуації​

Товар є, але замовлення не виконується

  • перевірте склад;
  • перевірте резерви;
  • перевірте модифікацію, партію або серію;
  • перевірте, чи товар не був використаний в іншому документі.

Клієнт змінив замовлення

  • внесіть зміни до замовлення до створення продажу;
  • якщо продаж уже створений, перевірте повʼязані документи;
  • не змінюйте накладну і замовлення незалежно одне від одного без перевірки.

Потрібна передплата

  • зафіксуйте суму оплати;
  • перевірте залишок до сплати;
  • не створюйте продаж, якщо за процесом компанії потрібне підтвердження оплати.

Докладніше: Передоплата замовлення.

Коротка перевірка​

  • клієнт і контакт вибрані правильно;
  • склад відповідає фактичному відвантаженню;
  • товари, кількість і ціни перевірені;
  • передплата внесена, якщо вона є;
  • доставка заповнена без вигаданих даних;
  • замовлення активоване після перевірки;
  • товарна накладна створюється на підставі замовлення, коли потрібно виконати продаж.

Підсумок​

Замовлення покупця допомагає керувати продажем до моменту відвантаження.
Воно поєднує клієнта, товари, оплату, доставку і статус виконання, а потім стає основою для товарної накладної.

Останнє оновлення