Перейти до основного вмісту

Передоплата замовлення

Передоплата в замовленні покупця фіксує суму, яку клієнт вніс до фактичного продажу.

Її використовують, коли товар ще не відвантажений, але клієнт уже оплатив частину або всю суму замовлення.

Як працює передоплата​

Передоплата належить до замовлення покупця, а не до завершеного продажу.

У замовленні вона допомагає:

  • бачити, що клієнт уже вніс кошти;
  • контролювати залишок до сплати;
  • не втратити оплату під час створення товарної накладної;
  • відокремити резерв товару від фактичного списання зі складу.

Після створення товарної накладної на підставі замовлення передоплата відображається в продажі як повʼязаний платіж. У накладній менеджер перевіряє, чи залишилась сума до сплати.

1. Відкрийте замовлення​

  1. Перейдіть у Торгівля → Замовлення.
  2. Відкрийте потрібне замовлення покупця або створіть новий документ через Новий документ.
  3. Перевірте контрагента, склад, товари, кількість і суму.

Передоплату варто вносити тільки після перевірки суми замовлення. Якщо товари або ціни ще не погоджені, спочатку уточніть замовлення.

2. Відкрийте оплату документа​

У документі натисніть Оплата.

Відкриється вікно Оплата документа. У ньому видно загальну сплачену суму, недоплату і поля для внесення оплати:

  • Готівкою;
  • Каса;
  • Безготівково;
  • повʼязаний платіж через Додати.

У замовленні немає вибору типу оплати сплачено, кредит або безоплатно. Ці типи перевіряють у товарній накладній, коли оформлюють фактичний продаж.

3. Внесіть суму передоплати​

Вкажіть суму в потрібному полі:

  • у Готівкою, якщо клієнт оплатив у касу;
  • у Безготівково, якщо оплата йде через банківський рахунок;
  • через Додати, якщо потрібно привʼязати вже створений платіж.

Кнопки 25, 50 і 100 біля полів оплати — це швидке заповнення частки від суми документа. Не сприймайте їх як фіксовані суми в гривнях. Якщо клієнт вніс конкретну суму, введіть її вручну.

Після цього натисніть Підтвердити.

Передоплата може бути частковою або повною. Якщо клієнт оплатив лише частину замовлення, у продажі залишиться сума, яку потрібно буде доплатити.

4. Активуйте замовлення​

Після перевірки натисніть Активувати.

За замовчуванням після активації замовлення отримує статус Резерв оформлений. Активоване замовлення резервує товар і зберігає передоплату в документі. Сам товар при цьому ще не списується зі складу: списання відбудеться після активації товарної накладної.

Якщо замовлення скасували, перевірте оплату окремо. Скасування резерву не означає, що питання з коштами автоматично закрите для менеджера.

5. Перевірте передоплату в продажі​

Коли потрібно виконати замовлення, відкрийте його і натисніть Товарна накладна.

Платформа показує вікно Створення товарної накладної і повідомляє, що основні поля та товарні рядки будуть скопійовані з поточного документа. Після підтвердження відкриється накладна.

У накладній натисніть Оплата і перевірте:

  • чи відображається передоплата у Повʼязані платежі;
  • чи є залишок до сплати;
  • чи правильний спосіб оплати;
  • чи потрібно додати готівкову, безготівкову або повʼязану оплату.

Докладніше про завершення оплати: Оплата продажу.

Стан оплати замовлення​

Замовлення показує, чи розрахувався клієнт, одним написом Оплата. Він є в списку Торгівля → Замовлення в колонці Оплата, у самому замовленні поруч із передоплатою та на канбані замовлень.

Напис має чотири значення:

  • Не оплачено — клієнт ще нічого не вніс; поруч сума до сплати.
  • Частково — внесена частина суми; поруч дві суми: скільки внесено і скільки до сплати всього.
  • Оплачено — внесена вся сума.
  • Переплата — внесено більше, ніж потрібно; поруч сума, яку слід повернути клієнту або зарахувати.

Поки з замовлення не створена товарна накладна, оплата порівнюється із сумою замовлення. Після створення накладної — із сумою накладної, бо саме накладна фіксує, що клієнт отримує. Якщо суми замовлення і накладної відрізняються, у замовленні зʼявляється рядок До сплати із сумою накладної та посиланням на неї, а напис Оплачено показує сплачену суму.

У сумі оплати враховуються всі кошти за замовлення: передоплата в замовленні та оплати, внесені в товарну накладну, створену з нього.

У списку замовлень є фільтр Оплата з тими самими чотирма значеннями. Так менеджер відбирає, наприклад, усі замовлення з боргом перед відвантаженням.

Стан оплати показується, коли замовлення виконується однією товарною накладною. Якщо в Налаштування → Параметри → Облік увімкнено Замовлення покупця виконується кількома продажами, замість стану оплати в списку показується колонка Передплата із сумою, внесеною в замовлення.

Скасоване замовлення стану оплати не має.

Поширені ситуації​

Клієнт вніс часткову передоплату

  • внесіть фактичну суму;
  • не завищуйте оплату до повної суми;
  • перевірте залишок у товарній накладній перед активацією продажу.

Передоплата вже є окремим платежем у фінансах

  • відкрийте Оплата в замовленні;
  • використайте Додати для повʼязаної оплати;
  • перевірте суму перед підтвердженням.

Замовлення створене з онлайн-каналу

  • перевірте дані клієнта;
  • перевірте суму передоплати;
  • не активуйте продаж, поки не звірені товари, доставка і оплата.

Коротка перевірка​

  • замовлення відкрите в Торгівля → Замовлення;
  • клієнт, склад, товари і сума перевірені;
  • передоплата внесена через Оплата;
  • спосіб оплати відповідає фактичному платежу;
  • передоплата підтверджена;
  • замовлення активоване після перевірки;
  • під час створення товарної накладної передоплата перевірена повторно.

Підсумок​

Передоплата замовлення потрібна для контрольованого переходу від домовленості з клієнтом до фактичного продажу.
Вона зберігає суму оплати в замовленні, переходить у товарну накладну і допомагає правильно визначити, скільки клієнт має доплатити при виконанні продажу.

Останнє оновлення