Перейти до основного вмісту

Статуси замовлення

Статуси замовлення показують, на якому етапі знаходиться робота з покупцем.

Вони допомагають менеджерам бачити, що вже зроблено: замовлення тільки створене, товар зарезервований, продаж створений, продаж завершений або замовлення скасоване.

Де переглядати статуси​

У списку замовлень перейдіть у Торгівля → Замовлення.

У таблиці є колонка Статус. У фільтрах над списком можна вибрати статус або залишити Всі статуси.

У самому документі статус відображається у верхній частині форми. Його можна змінювати через список статусів, якщо перехід дозволений налаштуваннями.

Де налаштовуються статуси​

Статуси замовлення налаштовуються в Налаштування → Статуси → Замовлення покупця.

У цьому розділі видно список статусів із колонками:

  • Назва;
  • Стан;
  • Колір.

Для створення нового статусу використовується кнопка Створити. У формі статусу є поля Назва, Стан, Колір і список дозволених переходів до інших статусів.

Статуси за замовчуванням​

У стандартному наборі для замовлення покупця система створює такі статуси:

  • Новий;
  • В роботі;
  • Резерв оформлений;
  • Робота з продажем;
  • Успішно виконано;
  • Скасовано.

Система також підтримує стан часткового виконання. Компанія може додати для нього окремий статус, наприклад Частково виконано.

Назви статусів можна змінювати під процес компанії. Важливіше не сама назва, а Стан, який вибраний у налаштуваннях статусу.

Стани статусів​

Стан — це системний етап, з яким повʼязаний статус. Саме стан визначає, що платформа робить із замовленням: залишає його чернеткою, резервує товар, створює продаж, завершує продаж або скасовує замовлення.

У замовленнях використовуються такі стани:

Новий Замовлення створене, але ще не активоване. На цьому етапі можна перевіряти товари, оплату, доставку і домовленість з покупцем. Статуси Новий і В роботі за замовчуванням належать саме до цього стану.

Резерв оформлений Замовлення активоване, а товари зарезервовані. Типовий статус для цього стану — Резерв оформлений.

Продаж створений На підставі замовлення створена товарна накладна, але продаж ще не завершений. Типовий статус для цього стану — Робота з продажем.

Частково виконано Використовується, коли з замовлення створили продаж, але в продаж потрапила не вся кількість або не всі товари із замовлення. Частина замовлення вже продана, а частина ще очікує виконання.

Це системний стан часткового виконання. Його не ставлять просто перемиканням статусу в новому замовленні: платформа переводить замовлення в цей стан після активації неповної товарної накладної з замовлення.

Часткове виконання працює тільки тоді, коли в налаштуваннях компанії дозволене часткове виконання замовлень.

Продаж завершений Товарна накладна активована, продаж виконаний. Типовий статус для цього стану — Успішно виконано.

Скасовано Замовлення скасоване. Типовий статус для цього стану — Скасовано.

Назви статусів можна адаптувати під бізнес-процес, але стан має відповідати логіці роботи системи.

Як статус змінюється автоматично​

Автоматична зміна статусу відбувається, коли змінюється системний етап замовлення.

Типовий ланцюг:

  1. Нове замовлення отримує статус Новий.
  2. Після натискання Активувати замовлення резервує товари і переходить у стан Резерв оформлений.
  3. Після створення Товарної накладної замовлення переходить у стан Продаж створений.
  4. Якщо товарна накладна закриває тільки частину замовлення і часткове виконання дозволене в налаштуваннях, після активації накладної замовлення переходить у стан Частково виконано.
  5. Коли замовлення виконане повністю, після активації товарної накладної воно переходить у стан Продаж завершений.

Якщо перехід між статусами не налаштований, автоматична зміна може працювати не так, як очікує менеджер. Тому для власних статусів потрібно перевіряти дозволені переходи.

Як змінювати статус вручну​

У документі замовлення відкрийте поле статусу і виберіть доступний варіант.

Доступні варіанти залежать від налаштувань статусів і дозволених переходів. У типовому наборі це можуть бути Новий, В роботі, Резерв оформлений, Робота з продажем, Успішно виконано і Скасовано; якщо компанія додала окремий статус часткового виконання, у списку також може бути Частково виконано.

Ручне перемикання статусу може запускати ті самі системні дії, що й кнопки в документі. Орієнтуйтеся на стан вибраного статусу:

  • Новий залишає замовлення на етапі підготовки. Якщо повернути в цей стан уже активоване або виконуване замовлення, платформа відкочує його з робочого етапу, тому перед таким переходом потрібно перевірити резерв і повʼязані документи.
  • Резерв оформлений активує замовлення і резервує товари.
  • Продаж створений створює товарну накладну на підставі замовлення. Якщо накладна вже створена, замовлення залишається повʼязаним із нею.
  • Частково виконано зʼявляється після активації неповної товарної накладної з замовлення, якщо часткове виконання дозволене в налаштуваннях. Це не стартовий ручний перехід для нового замовлення.
  • Продаж завершений активує повʼязану товарну накладну і завершує замовлення. Його також можна вибрати вручну для частково виконаного замовлення, якщо компанія більше не буде працювати із залишком і вважає замовлення виконаним.
  • Скасовано скасовує замовлення. Якщо до цього були резерв або повʼязані документи, платформа спочатку повертає замовлення з робочого етапу.

Під час завершення замовлення через статус платформа може відкрити оплату товарної накладної. Перевірте суму, спосіб оплати і натисніть Підтвердити тільки тоді, коли продаж справді готовий до проведення.

Не використовуйте статус як коментар. Якщо потрібно пояснити ситуацію, додайте запис у Коментарі або нотатку в документі.

Коли використовувати Скасовано​

Статус Скасовано використовується, коли замовлення не буде виконане.

Перед скасуванням перевірте:

  • чи був резерв товару;
  • чи була передоплата;
  • чи створена товарна накладна;
  • чи потрібно повернути кошти або змінити повʼязані документи.

Скасування має відповідати реальному рішенню щодо замовлення, а не бути способом тимчасово сховати документ зі списку.

Поширені ситуації​

Статус не перемикається на потрібний

  • перевірте дозволені переходи в налаштуваннях статусу;
  • перевірте, чи статус належить до правильного стану;
  • не створюйте дубль статусу без розуміння, як він вплине на процес.

Замовлення активоване, але статус неочікуваний

  • відкрийте Налаштування → Статуси → Замовлення покупця;
  • перевірте стан статусу;
  • перевірте переходи між статусами.

Потрібен окремий етап для доставки або перевірки

  • створіть статус у правильному стані;
  • задайте колір;
  • увімкніть переходи з попередніх і наступних статусів.

Коротка перевірка​

  • статус замовлення відповідає реальному етапу роботи;
  • стан статусу вибраний правильно;
  • автоматичні переходи перевірені;
  • ручні переходи не суперечать процесу;
  • Скасовано використовується тільки для скасованих замовлень;
  • передоплата, резерв і накладна перевірені перед зміною критичного статусу.

Підсумок​

Статуси замовлення — це не просто кольорові мітки.
Вони керують видимістю процесу, допомагають автоматично переводити замовлення між етапами і показують, що саме має зробити менеджер перед продажем.

Останнє оновлення