Виконання замовлень
Виконання замовлення — це шлях від домовленості з покупцем до фактичного продажу.
У Skynum цей процес зазвичай проходить через замовлення покупця, резерв товару, створення товарної накладної, оплату і активацію продажу.
Логіка процесу
Замовлення покупця не списує товар зі складу. Воно фіксує намір купівлі, дані клієнта, товари, передоплату, доставку і статус роботи.
Фактичний продаж завершується в товарній накладній. Саме накладна після активації списує товар зі складу і фіксує продаж.
1. Прийміть замовлення
- Перейдіть у Торгівля → Замовлення.
- Створіть документ через Новий документ або відкрийте замовлення, яке вже надійшло.
- Перевірте покупця, склад, тип ціни, товари, кількість і суму.
- Заповніть Доставка, якщо товар потрібно відправити.
- За потреби внесіть передоплату.
На цьому етапі важливо не активувати документ механічно. Спочатку перевірте, що замовлення можна виконувати.
2. Активуйте замовлення
Після перевірки натисніть Активувати.
Після активації замовлення:
- переходить зі стану нового документа в резерв;
- резервує товари;
- зберігає передоплату, якщо вона внесена;
- залишається підготовчим документом для продажу.
За замовчуванням після активації замовлення отримує статус Резерв оформлений. Якщо компанія змінила назви статусів, орієнтуйтеся на стан статусу Резерв оформлений.
Товар ще не списується зі складу. Списання відбудеться після активації товарної накладної.
3. Створіть товарну накладну
Коли замовлення потрібно виконати, відкрийте його і натисніть Товарна накладна.
Платформа відкриє вікно Створення товарної накладної. У ньому вказано, що буде автоматично згенеровано документ Товарна накладна, а основні поля та товарні рядки скопіюються з поточного документа.
Натисніть Підтвердити, якщо замовлення готове до продажу.
Після створення накладної перевірте її вручну. Скопійовані дані все одно потрібно звірити перед активацією.
У замовленні після створення накладної зʼявляється посилання на товарну накладну, а статус переходить до етапу роботи з продажем згідно з налаштуваннями статусів.
4. Виконайте замовлення через статус
Замовлення можна вести не тільки кнопками Активувати і Товарна накладна, а й через поле статусу.
Якщо в замовленні вибрати статус зі станом Продаж створений, платформа створює товарну накладну на підставі замовлення. У типовому наборі це статус Робота з продажем.
Якщо після цього вибрати статус зі станом Продаж завершений, платформа переходить до завершення повʼязаної товарної накладної. Якщо продаж ще не оплачений, відкривається вікно оплати накладної. Після підтвердження оплати товарна накладна активується, а замовлення переходить у завершений стан.
Такий спосіб зручний, коли менеджер працює через статуси, але він не скасовує перевірку документа. Перед переходом у завершений стан перевірте товари, суму, оплату і доставку.
Докладніше про стани: Статуси замовлення.
5. Перевірте продаж
У товарній накладній перевірте:
- покупця;
- склад;
- товари;
- кількість;
- ціни і знижки;
- доставку;
- передоплату із замовлення;
- залишок до сплати.
Якщо потрібно змінити кількість або товари, робіть це уважно: накладна вже повʼязана із замовленням, тому зміни мають відповідати реальному виконанню.
Якщо потрібно продати тільки частину замовлення, залиште в товарній накладній тільки ті товари або кількість, які фактично відвантажуються зараз. Після активації такої накладної замовлення переходить у стан часткового виконання, якщо часткове виконання дозволене в налаштуваннях компанії.
Часткове виконання означає, що частина замовлення вже продана, а частина ще очікує наступного продажу. Коли залишок буде проданий повністю, замовлення перейде до завершення. Якщо компанія більше не буде працювати із залишком, замовлення можна перевести в завершений статус вручну.
6. Оформіть оплату
Натисніть Оплата в товарній накладній.
Перевірте Тип оплати:
сплачено;кредит;безоплатно.
Якщо із замовлення була передоплата, перевірте, що вона врахована в накладній. Якщо залишилася сума до сплати, внесіть її готівкою, безготівково або через повʼязаний платіж.
Передоплата із замовлення відображається в накладній у вкладці Повʼязані платежі. У вікні Оплата документа вона входить у вже сплачену суму, а до внесення залишається тільки недоплата.
Докладніше: Оплата продажу.
7. Активуйте товарну накладну
Коли продаж перевірений, натисніть Активувати у товарній накладній.
Після активації:
- товар списується зі складу;
- резерв із замовлення знімається;
- продаж фіксується в обліку;
- оплата або борг покупця відображаються у взаєморозрахунках;
- статус замовлення переходить до завершення згідно з налаштуваннями статусів.
За замовчуванням після активації товарної накладної замовлення отримує статус Успішно виконано. У замовленні також видно вкладку Виконано продажами.
Поширені ситуації
Замовлення ще не готове до продажу
- залиште його в робочому статусі;
- не створюйте товарну накладну зарано;
- перевірте оплату і доставку перед виконанням.
Потрібно виконати тільки частину замовлення
- переконайтеся, що в налаштуваннях дозволене часткове виконання замовлень;
- у товарній накладній залиште тільки товари або кількість, які продаються зараз;
- не списуйте зайві товари;
- після активації накладної перевірте, що замовлення залишилося в частковому виконанні;
- контролюйте залишок невиконаного замовлення за статусом і повʼязаними документами;
- якщо залишок більше не потрібно виконувати, переведіть замовлення в завершений статус вручну.
Клієнт скасував замовлення
- змініть статус на
Скасовано, якщо це відповідає процесу; - перевірте резерв;
- окремо перевірте передоплату або повернення коштів.
Коротка перевірка
- замовлення створене і перевірене;
- передоплата внесена, якщо вона є;
- доставка заповнена без припущень;
- замовлення активоване перед резервом;
- товарна накладна створена через Товарна накладна;
- у накладній перевірені товари, суми і оплата;
- накладна активована тільки після готовності до продажу.
Підсумок
Виконання замовлення завершується не в замовленні, а в товарній накладній.
Замовлення організовує роботу і резерв, а накладна проводить фактичний продаж, списує товар і закриває процес для складу та фінансів.