Перейти до основного вмісту

Інвентаризація товарів

Інвентаризація потрібна, щоб порівняти фактичну кількість товарів на складі з обліковими залишками в Skynum.

Вона допомагає знайти нестачі, надлишки, помилки в документах, пересортицю і проблеми в складських процесах.

Ключові принципи​

  • Інвентаризація проводиться по складу.
  • Можна перевіряти весь склад або частину товарів, наприклад категорію.
  • Фактичний залишок вводиться за результатом перерахунку.
  • Після завершення система вирівнює облік через відповідні складські рухи.
  • Перед завершенням потрібно уважно перевірити розбіжності.

Коли проводити інвентаризацію​

Компанія сама визначає періодичність. Інвентаризацію можна проводити:

  • щотижня;
  • щомісяця;
  • раз на квартал;
  • перед запуском нового складу;
  • після переїзду або реорганізації складу;
  • коли залишки в системі не збігаються з фізичною наявністю.

Для великого асортименту зручно робити часткові інвентаризації по категоріях або зонах.

1. Відкрийте інвентаризації​

  1. Перейдіть у Товари → Інвентаризації.
  2. Натисніть Нова інвентаризація або Почати інвентаризацію.

Відкриється форма створення інвентаризації.

2. Заповніть стартові дані​

У формі вкажіть:

  • дату інвентаризації;
  • склад;
  • категорію, якщо потрібно перевірити не весь склад.

Після цього натисніть Почати інвентаризацію.

Дата і склад мають відповідати фактичному перерахунку. Якщо фізичний перерахунок зробили сьогодні, не варто випадково створювати інвентаризацію на іншу дату.

3. Підготуйте список товарів​

Список товарів можна формувати різними способами:

  • додавати товари вручну;
  • завантажити товари з категорії;
  • додати тільки товари, які мають залишок;
  • використати Excel;
  • сканувати товари штрихкодом.

Вибір способу залежить від масштабу інвентаризації. Для маленького складу може вистачити ручного додавання, для великого — краще використовувати Excel або сканування.

4. Внесіть фактичну кількість​

Для кожного товару потрібно вказати фактичну кількість, яку реально порахували на складі.

Якщо товар має модифікації, партії, серії або терміни придатності, важливо рахувати саме в потрібній деталізації. Інакше загальна кількість може збігатися, але облік все одно залишиться неточним.

5. Використання Excel​

Для великої інвентаризації зручно працювати через Excel:

  1. Експортуйте товари з Товари → Картотека → Опції → Експорт або з розділу Товари → Залишки → Опції → Експорт.
  2. Внесіть фактичні залишки в таблицю.
  3. Поверніться в інвентаризацію.
  4. Використайте Дії → Імпорт з Excel.
  5. Зіставте колонки і завантажте дані.

Перед імпортом перевірте, що в таблиці є надійний ідентифікатор товару: код, артикул або інший стабільний ключ.

6. Сканування товарів​

Якщо на товарах є штрихкоди, інвентаризацію можна проводити зі сканером.

Зазвичай логіка така:

  • встановити курсор у поле пошуку або сканування;
  • сканувати товар;
  • система додає або знаходить позицію;
  • користувач уточнює кількість, якщо потрібно.

Режим сканування корисний для магазинів, де товари фізично проходять через руки під час перерахунку.

7. Перевірте розбіжності​

Перед завершенням перегляньте товари з розбіжністю:

  • надлишки;
  • нестачі;
  • товари без фактичної кількості;
  • позиції з неправильними партіями, серіями або термінами;
  • товари, які потрапили не в той склад або категорію.

Не завершуйте інвентаризацію, поки не зрозуміли великі або несподівані розбіжності.

8. Завершіть інвентаризацію​

Коли дані перевірені, натисніть Завершити інвентаризацію.

Після завершення система вирівнює облік:

  • надлишки додаються на склад через внутрішній рух;
  • нестачі списуються;
  • залишки в системі стають ближчими до фактичної наявності.

Інвентаризація не замінює прихід від постачальника. Якщо надлишок виник через невнесений прихід, краще спочатку оформити правильний документ постачання, а потім повторно перевірити інвентаризацію.

Партії та ручне списання нестачі​

Якщо товар ведеться за партіями і потрібно списати нестачу з конкретної партії, іноді краще зробити це окремим документом Списання.

Практичний підхід:

  1. Розрахувати інвентаризацію.
  2. Знайти товари з нестачею.
  3. Окремо оформити списання з потрібною партією або серією.
  4. Повторно розрахувати інвентаризацію.
  5. Перевірити, що розбіжність зникла.
  6. Завершити інвентаризацію.

Поширені ситуації​

Після інвентаризації зʼявився надлишок

  • перевірте, чи не був пропущений прихід;
  • перевірте дату документів;
  • якщо товар реально є фізично, інвентаризація може оприбуткувати надлишок.

Виявлена нестача

  • перевірте продажі, списання і переміщення;
  • переконайтеся, що товар не на іншому складі;
  • для партійного обліку перевірте конкретні партії.

Не всі товари потрапили в інвентаризацію

  • перевірте категорію;
  • перевірте фільтр “тільки з залишком”, якщо він використовувався;
  • додайте товар вручну або через імпорт.

Коротка перевірка перед завершенням​

  • дата інвентаризації правильна;
  • склад вибраний правильно;
  • усі потрібні товари потрапили в список;
  • фактичні кількості внесені;
  • розбіжності перевірені;
  • партії, серії і терміни враховані;
  • зрозуміло, які рухи створить завершення.

Підсумок​

Інвентаризація — це не просто “перерахувати склад”. Це контрольний механізм, який допомагає вирівняти фактичну наявність і облік.
Проводьте її регулярно, перевіряйте розбіжності до завершення і використовуйте Excel або сканування там, де ручне введення займає занадто багато часу.

Останнє оновлення