Перейти до основного вмісту

Інвентаризація товарів

Інвентаризація потрібна, щоб порівняти фактичну кількість товарів на складі з обліковими залишками в Skynum.

Вона допомагає знайти нестачі, надлишки, помилки в документах, пересортицю і проблеми в складських процесах.

Ключові принципи​

  • Інвентаризація проводиться по складу.
  • Є три способи проведення: повна, вибіркова та за категорією.
  • Фактичний залишок вводиться за результатом перерахунку.
  • Розбіжності показує відомість — її потрібно розрахувати та перевірити перед завершенням.
  • Після завершення система вирівнює облік: оприбутковує надлишки та списує нестачі.

Коли проводити інвентаризацію​

Компанія сама визначає періодичність. Інвентаризацію можна проводити:

  • щотижня;
  • щомісяця;
  • раз на квартал;
  • перед запуском нового складу;
  • після переїзду або реорганізації складу;
  • коли залишки в системі не збігаються з фізичною наявністю.

Для великого асортименту зручно чергувати часткові перевірки: вибіркові інвентаризації окремих товарів або інвентаризації за категоріями.

1. Відкрийте інвентаризації​

  1. Перейдіть у Товари → Інвентаризації.
  2. Натисніть Нова інвентаризація або Почати інвентаризацію.

Відкриється форма створення інвентаризації.

2. Заповніть стартові дані​

У формі вкажіть:

  • дату інвентаризації;
  • філію або юридичну особу, якщо компанія працює з кількома;
  • склад;
  • спосіб проведення;
  • категорію товарів — для способу «За категорією».

Після цього натисніть Почати інвентаризацію.

Дата і склад мають відповідати фактичному перерахунку. Якщо фізичний перерахунок зробили сьогодні, не варто випадково створювати інвентаризацію на іншу дату.

На одну дату і склад може бути лише одна інвентаризація. Якщо потрібно кілька списків товарів, додайте нові документи до наявної інвентаризації.

3. Виберіть спосіб проведення​

Спосіб проведення визначає, які товари інвентаризація перевіряє і що станеться з пропущеними позиціями. Вибирайте його за тим, що ви фактично перераховували.

Повна — ревізія всього складу. Кожен товар потрібно додати з фактичною кількістю. Пропущений товар буде зараховано до нестачі, а кількість понад обліковий залишок — до надлишку.

Вибіркова — перевірка окремих товарів. Система порівняє залишки лише доданих позицій, решта товарів складу не враховуватиметься. Зручно для точкових перевірок проблемних позицій.

За категорією — ревізія вибраної категорії товарів разом з її підкатегоріями. Система перевірить усі товари категорії: пропущені буде зараховано до нестачі. Товари інших категорій у документи такої інвентаризації додати не можна — розрахунок відомості зупиниться з підказкою, який саме товар зайвий.

попередження

Якщо ви перерахували лише частину складу, не вибирайте спосіб «Повна»: всі товари, які не потрапили до списку, система спише в нестачу. Для часткових перевірок використовуйте «Вибіркову» або «За категорією».

Залишки на кінець дня​

Перемикач визначає, як інвентаризація співіснує з рухами товарів у цей день:

  • на кінець дня — після інвентаризації за цей день не можна здійснювати продажі та інші переміщення товарів за цим складом;
  • на початок дня — до проведення інвентаризації за цей день не повинно бути товарних рухів. Якщо на цю дату документи вже є, повну інвентаризацію та інвентаризацію за категорією можна провести лише на кінець дня.

4. Підготуйте список товарів​

Список товарів можна формувати різними способами:

  • додавати товари вручну або через каталог;
  • завантажити товари категорії через Дії → Завантаження товарів, за потреби лише з залишком — прапорець «Тільки товари із залишками»;
  • використати Excel;
  • сканувати товари штрихкодом.

Вибір способу залежить від масштабу інвентаризації. Для маленького складу може вистачити ручного додавання, для великого — краще використовувати Excel або сканування.

Якщо товарів багато, створіть кілька документів кнопкою + Новий, наприклад окремий документ на кожну категорію або зону складу.

Для способу «За категорією» додавайте лише товари вибраної категорії та її підкатегорій.

5. Внесіть фактичну кількість​

Для кожного товару потрібно вказати фактичну кількість, яку реально порахували на складі.

Якщо товар має модифікації, партії, серії або терміни придатності, важливо рахувати саме в потрібній деталізації. Інакше загальна кількість може збігатися, але облік все одно залишиться неточним.

6. Використання Excel​

Для великої інвентаризації зручно працювати через Excel:

  1. Експортуйте товари з Товари → Картотека → Опції → Експорт або з розділу Товари → Залишки → Опції → Експорт.
  2. Внесіть фактичні залишки в таблицю.
  3. Поверніться в інвентаризацію.
  4. Використайте Дії → Імпорт з Excel.
  5. Зіставте колонки і завантажте дані.

Перед імпортом перевірте, що в таблиці є надійний ідентифікатор товару: код, артикул або інший стабільний ключ.

7. Сканування товарів​

Якщо на товарах є штрихкоди, інвентаризацію можна проводити зі сканером.

Зазвичай логіка така:

  • встановити курсор у поле пошуку або сканування;
  • сканувати товар;
  • система додає або знаходить позицію;
  • користувач уточнює кількість, якщо потрібно.

Режим сканування корисний для магазинів, де товари фізично проходять через руки під час перерахунку.

8. Розрахуйте відомість​

Коли всі фактичні кількості внесені, натисніть Розрахунок відомості. Інвентаризація перейде в статус «Відомість розрахована».

Відомість порівнює облікові залишки з фактичними і показує результат за кожним товаром. Для зручності є режими перегляду: усі товари, непораховані товари, товари з розбіжністю, надлишки та нестачі. Відомість можна роздрукувати.

Поки відомість розрахована, документи та параметри інвентаризації змінювати не можна. Якщо потрібно щось виправити, натисніть Скасувати відомість, внесіть зміни та розрахуйте відомість знову.

9. Перевірте розбіжності​

Перед завершенням перегляньте у відомості:

  • надлишки;
  • нестачі;
  • непораховані товари;
  • позиції з неправильними партіями, серіями або термінами.

Не завершуйте інвентаризацію, поки не зрозуміли великі або несподівані розбіжності.

10. Завершіть інвентаризацію​

Коли дані перевірені, натисніть Завершити інвентаризацію.

Система вирівняє облік:

  • надлишки будуть оприбутковані на склад;
  • нестачі — списані;
  • залишки в системі відповідатимуть фактичній наявності на дату інвентаризації.

Завершена інвентаризація фіксує залишки на свою дату, тому змінювати товарні документи заднім числом за перевіреними товарами не можна. Повна інвентаризація фіксує всі товари складу, вибіркова — лише пораховані позиції, за категорією — товари своєї категорії. Решту товарів це не обмежує.

Якщо завершення потрібно відкотити, відкрийте відомість і натисніть Скасувати завершення інвентаризації — оприбуткування та списання будуть скасовані.

Інвентаризація не замінює прихід від постачальника. Якщо надлишок виник через невнесений прихід, краще спочатку оформити правильний документ постачання, а потім повторно розрахувати відомість.

Партії та ручне списання нестачі​

Якщо товар ведеться за партіями і потрібно списати нестачу з конкретної партії, іноді краще зробити це окремим документом Списання.

Практичний підхід:

  1. Розрахувати відомість.
  2. Знайти товари з нестачею.
  3. Окремо оформити списання з потрібною партією або серією.
  4. Повторно розрахувати відомість.
  5. Перевірити, що розбіжність зникла.
  6. Завершити інвентаризацію.

Поширені ситуації​

Після інвентаризації зʼявився надлишок

  • перевірте, чи не був пропущений прихід;
  • перевірте дату документів;
  • якщо товар реально є фізично, інвентаризація може оприбуткувати надлишок.

Виявлена нестача

  • перевірте продажі, списання і переміщення;
  • переконайтеся, що товар не на іншому складі;
  • для партійного обліку перевірте конкретні партії.

Не всі товари потрапили в інвентаризацію

  • перевірте спосіб проведення: вибіркова враховує лише додані позиції;
  • для способу «За категорією» перевірте категорію товару в його картці;
  • перевірте прапорець «Тільки товари із залишками», якщо він використовувався при завантаженні;
  • додайте товар вручну або через імпорт.

Розрахунок відомості зупинився через товар з іншої категорії

  • в інвентаризації за категорією можуть бути лише товари вибраної категорії та її підкатегорій;
  • приберіть зайвий товар з документа або перевірте категорію в картці товару.

Коротка перевірка перед завершенням​

  • дата інвентаризації правильна;
  • склад вибраний правильно;
  • спосіб проведення відповідає тому, що фактично перераховували;
  • усі потрібні товари потрапили в список;
  • фактичні кількості внесені;
  • розбіжності у відомості перевірені;
  • партії, серії і терміни враховані;
  • зрозуміло, які рухи створить завершення.

Підсумок​

Інвентаризація — це не просто “перерахувати склад”. Це контрольний механізм, який допомагає вирівняти фактичну наявність і облік. Вибирайте спосіб проведення за тим, що реально перераховували, перевіряйте відомість до завершення і використовуйте Excel або сканування там, де ручне введення займає занадто багато часу.

Останнє оновлення