Первинні документи
Первинний документ — це підстава для будь-якого відхилення від звичайного місяця: людина хворіла, була у відпустці, отримала премію, виконала відрядну роботу або звільнилась. Без документа розрахунок вважає, що співробітник відпрацював усі дні за графіком і нічого понад оклад не отримав.
Документи живуть у вкладці Зарплата → Первинні документи. Ця стаття — про те, що спільне в усіх документів. Особливості кожного типу описані окремо.
Типи документів
| Документ | Для чого | Що змінює |
|---|---|---|
| Трудова відпустка | щорічна відпустка | дні в табелі (ЩВ), нарахування «Відпускні» |
| Лікарняний | тимчасова непрацездатність | дні в табелі (ТН), нарахування «Лікарняні» |
| Декретна відпустка | відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами | дні в табелі (ВП), нарахування «Декретні» |
| Неоплачувана відпустка | відпустка без збереження зарплати | дні в табелі (БЗ), без нарахування |
| Відсутність | прогул, неявка | дні в табелі (Н), без нарахування |
| Звільнення | остаточний розрахунок | нарахування «Звільнення»; прочерки в табелі з наступного дня |
| Зарплатне розпорядження | премія чи разове утримання групі співробітників | нарахування або утримання без днів |
| Відрядний наряд | оплата відрядних робіт з виробництва | нарахування виконавцям без днів |
Перші шість документів стосуються робочого часу: після активації їхні дні з'являються в табелі відповідним кодом. Розпорядження і наряд табеля не торкаються — вони додають лише суми.
Докладні інструкції: Оплачувана відсутність, Неоплачувана відсутність, Звільнення співробітника, Зарплатне розпорядження, Відрядний наряд.
Документ належить місяцю
Кожен документ створюється в обліковому місяці, обраному в шапці розділу, і нараховується в ньому. Дата початку рядка має бути в цьому місяці, а дата завершення може переходити в наступний: відпустку з 28 вересня по 3 жовтня оформлюють одним документом у вересні — дні 1–3 жовтня самі стануть відпусткою в жовтневому табелі.
Перед кнопкою Новий документ перевірте обліковий місяць у шапці. Документ у чужому місяці не активується: система повідомить, що рядок виходить за межі облікового місяця.
Спільна форма
Кнопка Новий документ у потрібній вкладці одразу створює чернетку і відкриває її. У шапці документа:
- № і Дата документа — заповнюються автоматично, номер можна змінити;
- Обліковий місяць — той, що обраний у шапці розділу;
- Відділ і Філія, юридична особа — відділ обов'язковий для всіх документів, крім наряду й розпорядження; якщо відділ у компанії один, він підставляється сам і поле не показується;
- Сума — рахується з рядків, вручну не вводиться.
Нижче — блок Співробітники. Для документів про робочий час у ньому один рядок: Співробітник, Дата початку, Дата завершення, Дні, а для оплачуваних — ще Ціна дня, Відсоток і Сума. Дні система рахує сама: для відпусток, лікарняного і декретної відпустки — календарні дні періоду, як того вимагає закон; для відсутності — робочі дні табеля.
Кнопки документа: До списку, Зберегти, Активувати (після активації — Деактивувати), Друкувати, Експорт у таблицю та меню Дії з видаленням чернетки.
Активація
Чернетка ні на що не впливає. Документ починає діяти після кнопки Активувати:
- дні документа з'являються в табелі відповідним кодом;
- у листку співробітника з'являється рядок нарахування або утримання;
- листки місяця, які ще не активовані, перераховуються самі — нові суми видно у вкладці Розрахунок одразу.
Активувати документ можна, лише коли:
- за обліковий місяць уже створений табель для цього співробітника;
- співробітник увесь період документа працював у відділі документа;
- період не перетинається з іншим активним документом про робочий час;
- розрахунковий листок співробітника за цей місяць ще не активований.
Якщо якась умова не виконана, система не активує документ і покаже причину. Перелік повідомлень — у статті Повідомлення системи.
Табель і документи: що спочатку
Правильний порядок — спочатку табель, потім документи. Табель створює основу з графіка, а активований документ перекриває в ній свої дні. Система не дасть порушити цей порядок: без табеля співробітника за місяць документ не активується.
Дні активованого документа зберігаються в табелі як його власні рядки. Тому, якщо табель видалили і створили заново, дні відпустки чи лікарняного нікуди не зникають і повторно активувати документи не потрібно.
Відпустку, лікарняний, прогул або відпустку без збереження можна оформити прямо з табеля: виділіть дні співробітника в сітці й натисніть потрібний тип у панелі над ними. Система сама створить і активує документ. Докладніше: Табель робочого часу.
Деактивація і зміни
Активований документ не редагується. Щоб виправити дати, дні чи суму, документ спочатку деактивують.
Деактивація заборонена, поки активований розрахунковий листок співробітника за цей місяць: суми листка вже спираються на документ. Порядок такий:
- Деактивуйте розрахунковий листок співробітника (якщо він у виплаченій зарплатній відомості — спочатку скасуйте виплату відомості).
- Деактивуйте документ, внесіть зміни, активуйте знову.
- Розрахуйте й активуйте листок заново.
Видалити можна лише чернетку — через Дії → Видалити.
Список документів
У кожній вкладці типу видно документи обраного облікового місяця: №, Дата, Обліковий місяць, Нарахування або утримання (яке нарахування дає документ), Сума і позначка Активний. Щоб знайти документ іншого місяця, змініть місяць у шапці розділу.
Підсумок
Первинний документ пояснює системі, чим цей місяць відрізняється від звичайного, і починає діяти після активації. Він належить обліковому місяцю, спирається на табель і фіксується разом із листком: змінити його можна, лише повернувши листок у чернетку. Це і є гарантія, що нарахована зарплата збігається з підставами для неї.