Табель робочого часу
Табель — це відпрацьовані дні й години кожного співробітника за місяць. Саме з табеля розрахунковий листок бере дні для помісячної й поденної оплати та години для почасової. Заповнювати його вручну не потрібно: табель будується з графіка, а відхилення в нього вносять первинні документи.
Табель живе у вкладці Зарплата → Табелі і завжди показує обраний у шапці обліковий місяць.
Створити табель на місяць
- Перевірте обліковий місяць у шапці розділу.
- Натисніть Створити.
- У вікні «Додати табель» Початок періоду і Кінець періоду вже стоять — перше та останнє число обраного облікового місяця; оберіть Філію, юридичну особу.
- По підрозділу і Співробітник залишайте порожніми, щоб табель зібрався для всіх, або оберіть відділ чи людину, щоб додати табель лише їм. Новому співробітнику це не потрібно: при прийомі на роботу в місяць, де табель уже є, його рядок додається сам — з дня прийому до кінця місяця.
- Натисніть Підтвердити.
У табель потрапляють співробітники, у яких на цей період є чинний запис кар'єри у відділі. Робочі дні заповнюються годинами з графіка, вихідні позначаються В. Одночасно у вкладці Розрахунок з'являються порожні листки цих співробітників.
З цього моменту табель — єдине джерело днів місяця: графік був лише шаблоном для його заповнення. Поки табель існує, дні графіка за цей місяць, генерація року і графік у кар'єрі співробітника не змінюються — система відповість «Неможливо змінити графік, тому що за цей період вже створено табель». Щоб застосувати інший графік, видаліть табель, змініть графік і створіть табель заново.
Створюйте табель до первинних документів: документ про робочий час не активується, поки за місяць немає табеля співробітника. Якщо табель довелося видалити й створити заново, активовані документи не постраждають — їхні дні залишаться в сітці.
Що означають клітинки
Сітка табеля: рядок — співробітник, колонка — день місяця. Над сіткою, під фільтрами, — легенда: код кожного типу дня на кольорі його клітинки і штриховка.
| У клітинці | Значення |
|---|---|
| число, наприклад 8 | робочий день, відпрацьовано стільки годин |
| В | вихідний — за графіком або відмічений у табелі |
| Н | неявка |
| БЗ | відпустка без збереження зарплати |
| ЩВ | щорічна (трудова) відпустка |
| ТН | лікарняний (тимчасова непрацездатність) |
| ВП | декретна відпустка |
| – | день поза періодом роботи, наприклад після звільнення |
| заштрихована клітинка | в окладника — день поза нормою місяця: вихідний або відсутність, що припала на вихідний |
Кольорове тло клітинки збігається з типом: відпустка, лікарняний, неявка мають свої кольори, тож відхилення видно з першого погляду. У співробітників на окладі заштрихована клітинка — день поза нормою місяця: він не входить у Днів за графіком, норму, на яку ділиться оклад. Заштриховані вихідні та, наприклад, лікарняний, що припав на суботу; незаштриховані — робочі дні й відсутності на них: людина мала працювати, і тип клітинки каже, що було насправді. У поденної, почасової та відрядної оплати норми немає, тому штриховки в їхніх рядках немає: зарплата рахується з відпрацьованих днів і годин.
Фільтри Відділ і Співробітник звужують сітку, Скинути повертає повний табель.
Редагувати табель: виділіть дні
Усе редагування починається однаково: клікніть по дню або затисніть ліву кнопку миші на першому дні періоду і протягніть до останнього. Над виділенням з'явиться панель кнопок — що можна зробити з цими днями.
Кнопки однакові для всіх типів оплати і показують код, який отримає клітинка: Р Робочий день · В Вихідні · ⏱ Відпрацьовано годин · Н Неявка · БЗ Відпустка без збереження · ЩВ Щорічна відпустка · ТН Лікарняний · ВП Декретна відпустка · 📅 Схема на місяць. Наведіть на кнопку — з'явиться повна назва.
Більшість кнопок спрацьовує одразу:
- Робочий день — день стає робочим із годинами графіка, в окладника входить у норму (штриховка зникає). Вихідний за графіком, наприклад субота на п'ятиденці, теж стає робочим — з тривалістю робочого дня цього графіка. Документ на цих днях скорочується або видаляється.
- Вихідні — день стає В з нулем днів і годин, в окладника — заштрихованим, поза нормою. Разом із днем змінюється норма місяця, тож святковий день, відмічений так, оклад не зменшує — на відміну від неявки. Це і є спосіб вести змінний графік окладника: у графіку всі дні робочі, а вихідні кожної людини відмічаються в табелі місяця.
- Відпрацьовано годин — відкриває вікно з одним полем: впишіть фактично відпрацьовані години і натисніть Зберегти; день стає робочим із цими годинами. У полі підставлено поточні години дня; порожнє поле бере години з графіка.
- Неявка, Відпустка без збереження — система одразу створює й активує первинний документ «Відсутність» або «Неоплачувана відпустка» за виділений період; клітинки отримують його код. Неявка ставиться лише на робочі дні: якщо у виділенні є день з типом «Вихідні», система відмовить — виділіть робочі дні або спочатку зробіть день робочим.
Щорічна відпустка (документ «Трудова відпустка»), Лікарняний і Декретна відпустка відкривають вікно «Редагування табелю» з уже обраним типом: вкажіть Ціну дня і для лікарняного чи декрету Відсоток (для лікарняного підставляється відсоток із картки співробітника) і натисніть Зберегти. У вікні можна змінити тип на будь-який інший; для робочого дня поле Відпрацьовано годин, залишене порожнім, бере години з графіка. Ціна дня — середньоденний заробіток, який визначає бухгалтер; чому саме він, пояснено в статті Оплачувана відсутність.
Створений документ далі живе у вкладці Первинні документи як звичайний. Панель тримається біля виділених днів і при прокрутці; клік поза панеллю або Esc знімає виділення без змін. Табель місяця редагується, поки листок співробітника за цей місяць не активований; після активації система відповість, що змінювати табель не можна.
Редагування з табеля зручне для разових відміток по одній людині. Коли документ стосується кількох співробітників або потрібні реквізити — номер наказу, дата документа — створюйте його у вкладці Первинні документи.
Схема на місяць: змінний графік за один раз
Для тих, хто працює позмінно — 2 через 2, 3 через 3, через день, — вихідні не треба відмічати по одному. Клікніть по будь-якому дню співробітника і натисніть у панелі кнопку з календарем Схема на місяць. У вікні оберіть Схему (або «Довільна» і впишіть Робочих днів / Вихідних днів), вкажіть Першу робочу зміну — дату, з якої починається відлік, — і за потреби Годин у зміні (порожнє поле — години з графіка). Розмітити розкладе весь місяць: робочі дні й вихідні за схемою від указаної дати в обидва боки, тож якщо перша зміна 3-го при схемі 2/2, 1-ше і 2-ге стануть вихідними.
Дні, на яких уже є відпустка, лікарняний чи неявка, розмітка не чіпає. Святкові дні після розмітки відмітьте кнопкою В. Якщо схема змінилась, розмітьте місяць ще раз — нова розмітка перекриє попередню. Як і будь-яка правка табеля, розмітка можлива, поки листок співробітника за місяць не активований.
Підсумки місяця
Перемикач Підсумки замінює сітку на зведення по кожному співробітнику: Днів за графіком, Всього днів (відпрацьованих), Робочий день, Неявка, Відпустка без збереження, Вихідні, Щорічна відпустка, Лікарняний, Декретна відпустка. Показуються дні, години в підсумках не виводяться.
Це зручний контроль перед розрахунком: якщо в когось «Всього днів» не збігається з очікуванням, причина — у документах або графіку цього співробітника.
Табель по днях у листку
Ті самі дні видно в розрахунковому листку співробітника на вкладці Табелі: відділ, тип робочого часу, тип зарплати, дата, дні й години по кожному дню місяця.
Видалити табель
Меню Опції → Видалити відкриває вікно з тими самими полями, що й при створенні: період, філія, відділ, співробітник. Видалити табель можна, лише поки за ці дні немає активованих листків і рядки не пов'язані з активованими первинними документами — такі документи спочатку деактивують. Це потрібно, наприклад, щоб перестворити табель після зміни графіка або помилкового прийому на роботу.
Підсумок
Табель створюється одним натисканням з графіків і далі є єдиним джерелом днів місяця: виділив дні — і панель над ними ставить робочий чи вихідний, години або відсутність; документи створюються з табеля самі або у вкладці документів. Коди клітинок показують, де людина була у відпустці, хворіла чи не з'явилась, а Підсумки дають дні для перевірки перед розрахунком. Наступний крок — первинні документи.