Виплата авансу

Аванс — це виплата за першу половину місяця, зроблена до того, як місяць розраховано. Система рахує його не з листка, а з правила «Аванс» у картці співробітника і методу, обраного в Параметрах. Виплатити аванс можна двома способами: відомістю на весь відділ або касовим ордером одній людині. В обох випадках сума потім потрапить у листок як утримання «Аванс» і зменшить зарплату до видачі.

Що має бути готово

• у Параметрах обраний метод авансу — брутто, нетто або за фактично відпрацьований час;
• у кожного, хто отримує аванс, є чинне правило Аванс у правилах розрахунків;
• для відомості за фактичний час — створений табель за місяць, бо аванс рахується з робочих днів 1–15 числа; якщо табеля ще немає, порожня вкладка Виплати показує «Табель за … ще не створено» з посиланням Додати табель у вкладку Табелі;
• у картках співробітників заповнена Форма оплати і, для безготівкової, IBAN і Банк для зарплати.

Як налаштувати правило авансу для окладу, поденної чи почасової ставки, описано в статті Податки, аванс та утримання співробітника.

Авансова відомість

Створити

1. Оберіть обліковий місяць у шапці розділу Зарплата.
2. Відкрийте Виплати → Авансові відомості і натисніть Створити відомість.
3. Заповніть шапку:
   • Відділ, підрозділ — відомість завжди на один відділ; якщо він у компанії один, підставляється сам і поле не показується;
   • Філія, юридична особа;
   • Дата відомості і Дата виплати — дата виплати визначає, у якому місяці гроші вважаються виданими;
   • Форма оплати — Безготівково або Готівкою, обов'язково. Після вибору з'являється поле Банківський рахунок або Каса.
4. Натисніть Зберегти.

Система сама додасть у відомість співробітників відділу, у яких форма оплати збігається з обраною, є чинне на 15-те число правило авансу, які не звільнені й ще не отримали аванс за цей місяць. Заповнюйте по одній відомості на кожну комбінацію відділу й форми оплати — наприклад, окремо «Торговий зал, безготівково» і «Торговий зал, готівкою».

інформація

Відомість не створиться, якщо в Параметрах не обрано метод авансу або якщо за місяць немає жодного співробітника з правилом авансу. Система скаже, чого саме бракує: налаштувань у Параметрах чи правил у співробітників.

Перевірити рядки

У кожному рядку — Співробітник, Табельний номер, Спосіб оплати, колонки нарахувань та утримань, які показують за Параметрами, і Сума до сплати. Унизу — Всього; праворуч від шапки — підсумки по колонках і загальна Сума до сплати.

Для методів брутто й нетто в колонках видно утримання — ПДФО 18%, Військовий збір 5% — і суму до сплати; для методу за фактичний час з'являється ще колонка Основна зарплата з нарахуванням за дні першої половини місяця.

Приклад. Оклад 20 000 грн, метод брутто, 55 %: нараховано 11 000 грн, ПДФО 1 980 грн, військовий збір 550 грн, Сума до сплати 8 470 грн. За методом нетто з тим самим відсотком до сплати буде рівно 11 000 грн.

Поки відомість у чернетці, вона перезаповнюється після кожного перерахунку листків: змінилось правило або оклад — натисніть Перерахувати і перевірте суми знову. Змінити суму в рядку вручну не можна: аванс завжди рахується з правила.

Затвердити і виплатити

У відомості три стани; проміжний потрібен лише тоді, коли гроші видають не одразу — з чернетки можна натиснути Виплатити напряму:

1. Чернетка — суми можна перераховувати, відомість можна видалити через Дії → Видалити.
2. Затверджено — після кнопки Затвердити поля закриті від правок; змінити можна лише Дату виплати й рахунок або касу. Так відомість передають касиру або в банк і чекають виплати. Повернутись до чернетки — кнопка Повернути в чернетку.
3. Виплачено — після кнопки Виплатити. Відомість позначається як виплачена, у журналі Фінанси → Каса або Банк з'являється платіж «Авансова платіжна відомість», а сума стає утриманням «Аванс» у листках співробітників.

Для активації потрібні дата виплати і каса або рахунок. Виплатити аванс не вдасться, якщо листок когось із рядків уже активований: система напише, що нарахування авансу заборонено. Аванс завжди виплачують до активації листків.

Одразу після виплати сплатіть податки з авансу: Виплати → Сплата податків → Створити платежі — система створить платежі на поточну заборгованість перед бюджетом. Докладніше: Зарплатні податки.

Файл для банку і друк

Для безготівкової відомості кнопка Експорт формує файл під конкретний банк — Privat24, Ukrsibbank, Pumb, iBank2 — або стандартну таблицю. Які реквізити потрібні і що міститься в кожному файлі, описано в статті Експорт відомостей у банк.

Друкувати формує «Авансову платіжну відомість» у PDF: компанія, відділ, дата, по кожному співробітнику табельний номер, спосіб оплати, сума до сплати і графа для підпису про отримання, підсумок і сума прописом.

Порада

Налаштування колонок у Параметрах впливає лише на екран. Друкована форма завжди містить тільки основні поля, тому для касира друкуйте відомість, а для перевірки сум користуйтесь екраном.

Скасувати виплату

Якщо виплату провели помилково, кнопка Скасувати виплату повертає відомість у чернетку, а платіж у журналі каси чи банку стає неактивним. Скасувати авансову відомість не можна, поки за цей місяць є виплачена зарплатна відомість — спочатку скасовують її. Якщо розрахунок когось із рядків уже підтверджений, спочатку деактивують його листок — виплата авансу входить у підтверджений розрахунок, і скасувати її окремо не можна.

Касовий ордер одному співробітнику

Коли аванс потрібен одній людині поза відомістю, його видають касовим ордером:

1. Фінанси → Каса → Новий платіж → Видатковий.
2. Тип платежу — Розрахунки з співробітниками, оберіть Співробітника.
3. Обліковий місяць — місяць, до якого належить аванс; підставляється обраний у шапці розділу «Зарплата».
4. Увімкніть прапорець Аванс співробітнику, вкажіть Суму і Дату в межах облікового місяця.
5. Зберегти → Активувати.

Сума ордера не береться з правила авансу: ордер існує саме для випадків, коли людині треба видати іншу суму, ніж за правилом, — за її заявою чи домовленістю. Тому суму вказуєте ви. Валюта — завжди основна валюта компанії, розрахунки зі співробітниками в іншій валюті не ведуться. Ордер не активується, якщо дата поза обліковим місяцем або листок співробітника за цей місяць уже активований. Деактивувати авансовий ордер можна, поки листок не активований.

Аванс у листку

Після наступного Розрахувати у вкладці Розрахунок у листку співробітника з'являється рядок Аванс в утриманнях — сума виплачених відомостей і активованих ордерів за місяць. У таблиці розрахунку до активації ця сума видна як Борг на кінець місяця → Співробітника: гроші видані наперед. Після активації листка До видачі вже зменшена на аванс, і саме ця різниця йде в зарплатну відомість.

Чернетка або затверджена відомість у листок не потрапляє — лише виплачена.

Підсумок

Аванс рахується з правила й Параметрів, а не з листка, тому виплачується до розрахунку місяця. Відомість збирає відділ за формою оплати, проходить стани чернетка → затверджено → виплачено (або одразу виплачено) і дає файл для банку; окремій людині аванс видають касовим ордером з ознакою авансу. Після виплати сума стає утриманням «Аванс» у листку і зменшує зарплату до видачі.