Правила розрахунків
Правило розрахунків — це постійне нарахування або утримання конкретного співробітника: податок, аванс, аліменти, внесок, відсоток від продажів. Воно задається один раз і далі щомісяця само потрапляє в розрахунок, поки діє. Саме правилами зарплата налаштовується під кожну людину: у двох продавців з однаковим окладом можуть бути різні аванси, різні утримання і різна база для відсотка — без окремих таблиць і без участі розробника.
Правила видно у двох місцях:
- у картці співробітника, вкладка Правила розрахунків — правила однієї людини;
- у Зарплата → Конфігурація → Правила розрахунків — правила всіх співробітників з фільтрами Нарахування або утримання, Співробітник, Дата початку.
Два рівні: види нарахувань і правила
Кожне правило спирається на вид нарахування або утримання з довідника «Нарахування та утримання»: Основна зарплата, ПДФО 18%, Аванс, Аліменти, Профспілкові внески, Відрядна зарплата, % від продажів тощо. У виді закладено, як рахується сума, і які нарахування входять у його базу: наприклад, основна зарплата і премія входять у базу ПДФО, військового збору, ЄСВ і аліментів. Довідник видів налаштований на платформі, компанія його не редагує.
Правило — це вид нарахування, застосований до співробітника: з якої дати, по яку, від якої бази, з яким відсотком або сумою, кому направлено. Усе, що бухгалтер змінює в розрахунках, він змінює на рівні правил.
З чого складається правило
У картці правила завжди є:
- Співробітник і Нарахування або утримання — після збереження їх змінити не можна; якщо помилились, видаліть правило і створіть нове;
- Дата початку і Дата закінчення — період дії; порожня дата закінчення означає «безстроково».
Решта полів залежить від виду:
- Для розрахунку суми використовувати — база, від якої рахується сума;
- Відсоток — частка бази; нуль означає, що сума не рахується; у правилах податків відсоток не заповнюється — ставка береться з довідника податків;
- Сума — з'являється, коли базою обрано Сума з поточного правила: у розрахунок піде саме ця сума, без формул і відсотків;
- Стаття витрат — для нарахувань; Кому буде спрямовано — контрагент-одержувач для утримань на користь третіх осіб;
- Включати категорії товарів — для відсотка від продажів.
Бази розрахунку
| База | Що береться |
|---|---|
| Сума нарахувань та утримань | нараховане співробітнику за місяць, яке входить у базу цього виду |
| Оклад співробітника | поле «Оклад / тариф» з чинного запису кар'єри |
| Сума з поточного правила | сума, вписана в це правило |
| Сума продажів виконавця за обліковий місяць / за минулий місяць | продажі документів, де співробітник — виконавець |
| Сума продажів власника за обліковий місяць / за минулий місяць | продажі документів, де співробітник — власник |
Для авансу доступні лише Оклад співробітника і Сума з поточного правила; для відсотка від продажів — чотири бази продажів. Що заповнювати в кожному конкретному правилі — у статтях Податки, аванс та утримання співробітника і Відрядна зарплата від продажів.
Оклад співробітника — це число з поля «Оклад / тариф» кар'єри. У поденній і почасовій оплаті там стоїть ставка за день або годину, і відсоток від неї — це не аванс. Таким співробітникам задавайте аванс через Сума з поточного правила.
Як правило перетворюється на суму
При розрахунку листка Skynum бере всі правила співробітника, що діють в останній день облікового місяця, і для кожного рахує суму: база × відсоток, або сума з правила. У листку кожне правило — окремий рядок з назвою виду, сумою і одержувачем: для податків — установа, для аліментів і внесків — контрагент, для нарахувань — стаття витрат.
Приклад. Оклад 16 000 грн, повний місяць, правила: ПДФО 18%, Військовий збір 5%, Аліменти 20 % від суми нарахувань та утримань.
| Рядок листка | Сума |
|---|---|
| Основна зарплата | 16 000,00 |
| ПДФО 18% | 2 880,00 |
| Військовий збір 5% | 800,00 |
| Аліменти | 3 200,00 |
| До видачі | 9 120,00 |
Змініть у правилі аліментів відсоток на 10 — листок перерахується сам, і рядок стане 1 600,00. Поки листок не підтверджений, він перераховується за поточними правилами після кожної зміни.
Що створюється автоматично
Щойно збережена картка співробітника отримує чотири правила:
| Правило | Що робить |
|---|---|
| ПДФО 18% | утримує податок на доходи |
| Військовий збір 5% | утримує військовий збір |
| ЄСВ 22% | нараховує внесок, який платить компанія |
| Аванс | визначає розмір авансу: оклад співробітника × відсоток з Параметрів |
Дата початку в них — перше число поточного місяця. Правило авансу з'являється, лише якщо в Параметрах заданий відсоток авансу. Для більшості співробітників цього достатньо. ЄСВ у списку для додавання немає — його правило створюється лише разом із карткою, тож не видаляйте його.
Як правила діють у часі
Правило потрапляє в розрахунок місяця, якщо діє в його останній день. Звідси три наслідки:
- правило з датою початку всередині місяця застосовується до всього цього місяця;
- щоб правило перестало діяти, поставте Дату закінчення — з наступного місяця воно не рахується;
- підтверджений листок правила не зачіпають: змінені або нові правила впливають лише на наступні розрахунки і на листки, які ще не підтверджені.
Змінити розрахунок з певної дати
Нова домовленість — це нове правило, а не правка старого. Спочатку закрийте чинне правило Датою закінчення (останній день попереднього місяця), потім додайте нове з новою датою початку. Так у кожному місяці діє одне правило цього виду, а історія лишається відтворюваною.
Правила — це те, з чого складається кожен листок: розрахунок бере їх як є, і кожне чинне правило потрапляє в суму. Не додавайте друге правило того самого виду, поки чинне не закрите датою: Skynum порахує обидва, і в листку буде два рядки — наприклад, аліменти 20 % і 10 % одночасно. За набір і дати правил кожного співробітника відповідає той, хто їх налаштовує.
Видалити чи закрити датою
Правило можна видалити з картки співробітника. Підтверджені листки від цього не змінюються: суми в них уже пораховані і збережені. Але якщо колись доведеться скасувати підтвердження минулого місяця і перерахувати його, видаленого правила в розрахунку вже не буде. Тому, якщо потрібні історія і можливість перерахувати будь-який місяць, закривайте правила датою закінчення, а видаляйте лише помилково створені.
Скопіювати правила іншим співробітникам
Коли в компанії десятки співробітників з однаковими правилами, їх не заводять по одному.
Клонувати — у вкладці Правила розрахунків співробітника: оберіть у вікні співробітника-зразок, і його правила скопіюються поточному. Прапорець Замінити поточні правила розрахунків (типово увімкнений) спочатку прибирає наявні правила, щоб не утворились дублі.
Застосувати до інших — навпаки, роздати правила поточного співробітника іншим: у вікні оберіть Філію, Відділ або конкретних Співробітників; порожні поля означають «усім співробітникам». Той самий прапорець керує заміною.
Скопійовані правила отримують Дату початку «сьогодні», а в аліментах не переноситься одержувач — правило копіюється, контрагент ні. Тому після копіювання відкрийте правила нового співробітника, поправте дату початку, якщо його кар'єра почалась раніше, і вкажіть Кому буде спрямовано в утриманнях на користь третіх осіб.
Перемикачі у картці правила (наприклад, Всі категорії / Вибрані для відсотка від продажів) зберігають форму одразу. Заповнюйте решту полів після того, як перемикач стане в потрібне положення.
Типові ситуації
Аліменти за виконавчим листом. Частка від заробітку — база Сума нарахувань та утримань і Відсоток, наприклад 25. Тверда сума — база Сума з поточного правила, Сума 3 000 і Відсоток 100. В обох випадках у полі Кому буде спрямовано — контрагент-одержувач, а в листку з'являється рядок з його назвою.
Профспілкові чи страхові внески. Те саме правило для всього відділу: заповніть його в одного співробітника — Профспілкові внески, контрагент-одержувач, база Сума нарахувань та утримань, Відсоток 1 — і натисніть Застосувати до інших з вибраним відділом.
Аванс з 1 листопада інший. Співробітник домовився про фіксований аванс 8 000 грн замість відсотка від окладу. У чинному правилі Аванс поставте Дату закінчення 31.10, додайте нове правило Аванс з 01.11: база Сума з поточного правила, Сума 8 000, Відсоток 100. Жовтень рахується за старим правилом, листопад — за новим.
Компанія переходить на аванс за фактично відпрацьований час. Метод змінюється в Параметрах один раз на всіх, але правила авансу співробітників були створені під відсоток від окладу. Закрийте їх датою закінчення і створіть нові правила Аванс з дати переходу — для цього методу в них достатньо дати початку; склад нарахувань авансу береться з Параметрів, а для окремої людини його можна задати в полі Включати наступні нарахування.
Новий співробітник «як Іваненко». У картці нового співробітника натисніть Клонувати, оберіть зразок — і його правила з'являться в новачка з датою початку «сьогодні». Якщо прийом на роботу оформлений раніше, поправте дату початку, інакше перший місяць пройде без цих правил.
Разова премія — не правило. Премія за місяць, доплата чи одноразове утримання оформлюються документом Зарплатне розпорядження: він діє лише в своєму обліковому місяці і не потребує закриття датою.
Перевірити відділ перед першим розрахунком. Відкрийте Конфігурація → Правила розрахунків, відфільтруйте за видом Аванс і подивіться, у кого правила немає або воно вже закрите; так само за ПДФО 18%. Колонка Актуальна показує, чи діє правило на сьогодні.
Підсумок
Правило розрахунків — це вид нарахування чи утримання, застосований до співробітника з датою, базою і відсотком або сумою. Skynum бере правила, що діють в останній день місяця, рахує кожне окремим рядком листка і перераховує непідтверджені листки за поточними правилами. Нова домовленість оформлюється новим правилом після закриття старого датою, історія місяців при цьому лишається відтворюваною, а Клонувати і Застосувати до інших дозволяють налаштувати весь відділ за кілька хвилин.