Неоплачувана відсутність: прогул і відпустка без збереження
Два документи закривають випадки, коли людини не було на роботі й за ці дні їй нічого не нараховують: Неоплачувана відпустка — коли відсутність погоджена, і Відсутність — коли ні. У розрахунку вони поводяться однаково: дні зникають із відпрацьованих, і основна зарплата за місяць зменшується. Ніякого окремого рядка в листку такі документи не дають.
Про обліковий місяць, активацію та порядок змін, спільні для всіх документів, читайте в статті Первинні документи.
Який документ обрати
| Ситуація | Документ | Код у табелі |
|---|---|---|
| відпустка без збереження зарплати за заявою співробітника | Неоплачувана відпустка | БЗ |
| прогул, неявка без поважної причини | Відсутність | Н |
Різниця між ними — лише в назві причини для табеля й звітів. Для суми зарплати обидва означають одне: день не оплачується.
Як оформити
- Переконайтесь, що в шапці розділу Зарплата обрано місяць, у якому людина була відсутня.
- У Первинних документах відкрийте вкладку Неоплачувана відпустка або Відсутність і натисніть Новий документ.
- Вкажіть Відділ співробітника та Філію, юридичну особу; номер і дату документа за потреби замініть на реквізити наказу.
- У блоці Співробітники оберіть людину, вкажіть Дату початку і Дату завершення. Поле Дні система заповнить сама: для відпустки без збереження — календарні дні періоду, як і для решти відпусток за законом; для відсутності — робочі дні, бо прогул буває лише в день, коли людина мала працювати.
- Натисніть Активувати.
Ціни дня й суми в цих документах немає — ні в рядку співробітника, ні в шапці. Це єдина відмінність форми від оплачуваних типів.
Один прогул зручніше внести з табеля: клікніть по дню співробітника і натисніть Н (Неявка) у панелі над ним — система створить і активує документ «Відсутність» на цей день. Так само БЗ створює «Неоплачувану відпустку» на виділені дні.
Що змінюється в розрахунку
Після активації в табелі дні отримують код документа, а в листку зменшується кількість відпрацьованих днів. Основна зарплата рахується так само, як у будь-якому неповному місяці: оклад ділиться на кількість робочих днів за графіком і множиться на відпрацьовані.
Приклад. Поденна ставка 800 грн, у вересні 22 робочих дні за графіком, 2 дні відсутності:
| Рядок | Дні | Сума |
|---|---|---|
| Основна зарплата | 20 | 16 000,00 |
Приклад. Оклад 20 000 грн, ті самі 22 робочих дні, 2 дні відпустки без збереження:
| Рядок | Дні | Сума |
|---|---|---|
| Основна зарплата | 20 | 18 181,82 |
Для помісячної оплати сума — це 20 000 / 22 × 20: кожен пропущений день коштує співробітнику 1/22 окладу.
Правила розрахунку основної зарплати для кожної форми оплати — помісячної, поденної, почасової — описані в статті Як рахується зарплата.
Якщо людина все ж вийшла
Коли документ оформили, а співробітник у частину днів працював, документ виправляють, а не доповнюють:
- Деактивуйте документ (якщо листок за місяць уже активований — спочатку його).
- Змініть Дату завершення або Дату початку, щоб період охоплював лише фактичні дні відсутності.
- Активуйте знову й перерахуйте листок.
Той самий результат дає табель: виділіть дні, коли людина працювала, і натисніть Робочий день у панелі над ними — документ буде скорочено.
Підсумок
Неоплачувана відпустка й відсутність — документи без суми: вони тільки забирають дні з відпрацьованих. Основна зарплата за місяць рахується з тих днів, що лишились, а в табелі відсутність видно за кодом БЗ або Н.