Оплачувана відсутність: відпустка, лікарняний, декрет
Трудова відпустка, лікарняний і декретна відпустка — три документи з однаковою логікою: людини немає на роботі, але за ці дні їй нараховують гроші. Документ робить дві речі одразу: забирає дні з основної зарплати і додає окреме нарахування за своєю ціною дня.
Загальні правила для всіх первинних документів — обліковий місяць, активація, порядок змін — описані в статті Первинні документи. Тут — те, що стосується саме оплачуваної відсутності.
Який документ обрати
| Ситуація | Документ | Рядок у листку | Код у табелі |
|---|---|---|---|
| щорічна або додаткова відпустка | Трудова відпустка | Відпускні | ЩВ |
| хвороба за листком непрацездатності | Лікарняний | Лікарняні | ТН |
| відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами | Декретна відпустка | Декретні | ВП |
Звідки береться сума
Сума документа рахується за формулою:
Сума = Дні × Ціна дня × Відсоток
- Дні система рахує сама — це календарні дні періоду документа: за законом тривалість відпустки, лікарняного і декретної відпустки визначається в календарних днях, а святкові й неробочі дні, встановлені законом, у тривалість щорічної відпустки не входять. Відпустка з понеділка по неділю — 7 днів.
- Ціна дня — середньоденний заробіток. Його вводить бухгалтер: за законом він рахується з виплат за попередні дванадцять місяців (для відпускних — Порядок № 100, для лікарняних — Порядок № 1266 з відсотком за страховим стажем), з винятками й індексацією, а історія виплат у нової компанії часто лежить поза системою; у невеликих компаніях ціну дня визначають домовленістю. Skynum бере готову ціну дня і рахує дні, суму, податки та виплату.
- Відсоток є лише в лікарняного і декретної відпустки. У лікарняний підставляється % нарахування лікарняних із картки співробітника, його можна змінити в документі. Для трудової відпустки відсоток завжди 100.
Формула працює і у зворотний бік: якщо ввести готову Суму, система перерахує Ціну дня так, щоб формула зійшлась.
Дні документа не подвоюють оплату. У листку основна зарплата рахується лише за відпрацьовані дні, а дні відпустки чи хвороби оплачуються окремим рядком за ціною дня з документа.
Як оформити
- У шапці розділу Зарплата перевірте обліковий місяць — той, у якому людина відсутня.
- Відкрийте Первинні документи, вкладку потрібного типу, і натисніть Новий документ.
- У шапці оберіть Відділ співробітника і Філію, юридичну особу. За потреби поправте № і Дату документа — наприклад, поставте номер і дату наказу про відпустку.
- У блоці Співробітники оберіть Співробітника, вкажіть Дату початку і Дату завершення. Поле Дні заповниться саме.
- Введіть Ціну дня. Для лікарняного і декрету перевірте Відсоток. Сума рахується автоматично.
- Натисніть Активувати.
Після активації дні зафарбовуються в табелі кодом документа, а неактивований листок співробітника перераховується сам — у ньому з'являється новий рядок нарахування.
Той самий документ можна створити швидше — виділивши дні в сітці табеля й натиснувши ЩВ, ТН або ВП у панелі над ними: відкриється вікно, де вводяться ціна дня і відсоток. Як це зробити, описано в статті Табель робочого часу.
Що видно в листку
У розрахунковому листку на вкладці Нарахування-утримання документ дає окремий рядок із назвою нарахування, кількістю днів і сумою, а основна зарплата зменшується на ці дні.
Приклад. Поденна ставка 800 грн, у вересні 22 робочих дні, з них 3 дні трудової відпустки з ціною дня 800 грн:
| Рядок | Дні | Сума |
|---|---|---|
| Основна зарплата | 19 | 15 200,00 |
| Відпускні | 3 | 2 400,00 |
| Разом нараховано | 22 | 17 600,00 |
Приклад. Оклад 20 000 грн, у вересні 22 робочих дні, 1 день лікарняного з ціною дня 900 грн і відсотком 100:
| Рядок | Дні | Сума |
|---|---|---|
| Основна зарплата | 21 | 19 090,91 |
| Лікарняні | 1 | 900,00 |
Основна зарплата тут — 20 000 / 22 × 21: день хвороби вийшов з окладу і повернувся окремим рядком за своєю ціною.
Податки з цих нарахувань
Які податки утримуються з відпускних, лікарняних і декретних, визначає довідник Нарахування та утримання: у кожного нарахування є перелік податків, для яких воно є базою. Відпускні входять у базу ПДФО, військового збору та ЄСВ так само, як основна зарплата.
Докладніше про те, як формується база податків, — у статті Зарплатні податки.
Відсутність на межі місяців
Відпустку чи лікарняний, що починаються в одному місяці й закінчуються в наступному, оформлюють одним документом у місяці початку: сума за всі дні нараховується в його обліковому місяці, а дні наступного місяця система сама позначить у табелі наступного місяця — навіть якщо той табель буде створено пізніше.
Другий документ створюють уже після того, як відкрито наступний обліковий місяць і створено його табель.
Типові помилки
- Дні не збігаються з періодом. Дні документа — календарні, від дати початку до дати завершення включно; для щорічної відпустки з них виключаються святкові й неробочі дні. Перевірте дати рядка.
- Сума документа є, а в листку її немає. Натисніть Розрахувати у вкладці Розрахунок і перевірте, що документ активований. Якщо листок уже активований, документ до нього не потрапить: порядок деактивації описано в статті Первинні документи.
- Документ не активується. Найчастіше — немає табеля за місяць, дати перетинаються з іншим документом, або співробітник у цей період працював в іншому відділі. Точну причину система пише в повідомленні; розшифровку дивіться в статті Повідомлення системи.
Підсумок
Оплачувана відсутність — це документ із періодом і ціною дня: система сама рахує календарні дні періоду, а сума дорівнює дням, помноженим на ціну дня і відсоток. Після активації дні відпустки або хвороби йдуть із основної зарплати і повертаються в листок окремим рядком, який далі оподатковується за правилами свого нарахування.