Розрахункові листки
Розрахунковий листок — підсумок місяця для одного співробітника: скільки нараховано, скільки утримано, скільки видати на руки і скільки компанія винна на початок і кінець місяця. Листок нічого не вводить сам — він збирає результат із табеля, документів, правил розрахунків і виплачених авансів. Тому робота з листками — це завжди три дії: Розрахувати, перевірити, Активувати.
Усе це відбувається у вкладці Зарплата → Розрахунок за обраний обліковий місяць.
Звідки беруться листки
Заготовки листків з'являються разом із табелем: коли ви створюєте табель за місяць, для кожного співробітника з чинною кар'єрою створюється порожній листок. Окремо створювати їх не треба. Якщо табеля за обраний місяць ще немає, порожня вкладка каже про це прямо — «Табель за … ще не створено» — і посилання Додати табель веде у вкладку Табелі.
Кнопка Створити потрібна для винятків — коли листок було видалено (нового співробітника табель і листок отримують самі при прийомі). У вікні оберіть філію, відділ або конкретного співробітника: система створить листки тим, у кого за місяць є чинна кар'єра і ще немає листка.
Розрахунок
Кнопка Розрахувати перераховує всі неактивовані листки місяця. Для кожного співробітника система:
- бере дні й години з табеля і рахує основну зарплату за формою оплати з кар'єри;
- додає рядки активованих первинних документів місяця: відпускні, лікарняні, премії, наряди;
- застосовує правила розрахунків, чинні в останній день місяця: відсоток від продажів, аліменти, податки;
- додає рядок Аванс — суму, вже виплачену за місяць відомостями та касовими ордерами;
- нараховує ЄСВ на суму нарахувань.
Розрахунок можна повторювати скільки завгодно: кожен раз листок збирається заново з поточного стану джерел. Активовані листки він не чіпає.
Неактивовані листки перераховуються самі: активували документ, змінили правило чи табель — і коли ви відкриваєте Розрахунок, картку листка чи відомість, суми вже враховують зміни. Виняток — відрядна зарплата від продажів: продажі йдуть щодня, і щоб побачити свіжий відсоток у листку, натисніть Розрахувати — кнопка перераховує всі листки примусово. Перед виплатою авансу система перераховує всі листки сама.
Що показує таблиця
| Колонка | Значення |
|---|---|
| Активно | позначка активованого листка |
| Оклад / тариф | оклад або ставка з кар'єри |
| Борг на початок місяця | що лишилось з попереднього місяця: Співробітника — людина винна компанії, Компанії — компанія винна людині |
| Дні | відпрацьовані дні за табелем |
| Нараховано, Утримано | суми всіх нарахувань і утримань |
| До видачі | нараховано мінус утримано |
| Видано зарплати | виплачено зарплатними відомостями й ордерами з датою в цьому місяці |
| Борг на кінець місяця | залишок після виплат |
| Єдиний соціальний внесок | ЄСВ, який платить компанія |
Перемикач Нарахування детально розгортає Нараховано і Утримано на окремі колонки за кожним нарахуванням та утриманням: Основна зарплата, Відпускні, Премія, ПДФО 18%, Військовий збір 5%, Аванс і так далі. Це найшвидший спосіб побачити, у кого чого не вистачає.
Фільтри Співробітник, Відділ і Активність звужують таблицю; Режим перегляду → Друкована форма показує активовані листки у вигляді розрахункової відомості для друку — поки листки не активовані, цей режим порожній.
Як читати борги
Виплачений аванс до активації видно в Утримано і в Борг на кінець місяця → Співробітника: гроші вже видані, а нарахування ще не зафіксоване. Після активації борг співробітника обнуляється, а Борг на кінець місяця → Компанії дорівнює До видачі. Після виплати відомості з датою в цьому місяці заповнюється Видано зарплати, і борг компанії стає нулем.
Якщо зарплату виплатили вже наступного місяця, борг компанії на кінець місяця залишається і переходить у Борг на початок місяця наступного листка, де й закривається.
Картка листка
Клік по прізвищу відкриває листок співробітника. Угорі — підсумки: борг компанії на початок і кінець місяця, Нараховано, Утримано, До видачі, Дні, Ставка, ЄСВ 22%, посада, відділ і філія. Нижче три вкладки:
- Нарахування-утримання — кожен рядок з днями, годинами, сумою і статтею витрат або отримувачем. Для податків отримувач — установа з довідника податків.
- Документи — первинні документи співробітника за місяць; звідси можна створити новий.
- Табелі — табель по днях: тип робочого часу, дні й години кожного дня.
У картці є ті самі кнопки Розрахувати і Активувати / Деактивувати — для одного співробітника, До відомості (повернення до списку листків), До співробітника (його картка) і меню Дії → Видалити для неактивованого листка.
Перевірка перед активацією
Пройдіться по таблиці з увімкненим Нарахування детально і зверніть увагу на:
- Дні менші за норму без документа — можливо, не вистачає табеля або документ не активований;
- порожня колонка нарахування, яке має бути, — правило не діє в останній день місяця або документ у чернетці;
- Аванс не збігається з виданим — відомість авансу ще не в стані «виплачено»;
- нарахування є, а ПДФО порожній — у правилі податку немає чинного податку з довідника.
Знайдену помилку виправляють у джерелі й тиснуть Розрахувати знову. Сам листок редагувати не можна.
Активація
Активувати у списку закриває всі неактивовані листки місяця; у картці — один. Активований листок фіксує суми: табель, документи й правила, на які він спирається, більше не змінити, а сума До видачі стає боргом компанії й потрапляє в зарплатну відомість.
Активація не відбудеться, якщо:
- за місяць немає табеля співробітника;
- у кар'єрі співробітника не вказана стаття витрат;
- для податкового правила немає чинного податку в довіднику Податки;
- за будь-який пізніший місяць уже є активований листок — хоча б в одного співробітника компанії. Місяці закриваються по черзі, і повернутися в минулий, коли наступний уже почали активувати, не можна.
Причину система покаже в повідомленні; розшифровки зібрані в статті Повідомлення системи.
Масова активація виконується без підтвердження. Перевіряйте суми до натискання кнопки — після активації повернення до чернетки вимагає скасувати виплати.
Деактивація і виправлення
Помилку, знайдену після активації, виправляють у зворотному порядку:
- Якщо листок уже в зарплатній відомості, яку виплачено, — скасуйте виплату відомості; якщо відомість ще чернетка — видаліть її. Якщо зарплату видано касовим ордером — деактивуйте ордер.
- Натисніть Деактивувати для листка.
- Виправте документ, правило або табель.
- Розрахувати → перевірити → Активувати.
Те саме правило черги діє і тут: якщо за наступний місяць уже активовано хоч один листок, спочатку деактивують його. Тому помилки минулих місяців краще ловити до того, як почали закривати наступний.
Опції → Видалити неактивні прибирає всі чернетки листків місяця — наприклад, щоб перестворити їх після зміни табеля. Активовані листки не видаляються.
Підсумок
Листок збирає місяць із табеля, документів, правил і авансів за кнопкою Розрахувати, а Активувати фіксує результат і перетворює суму до видачі на борг компанії. Перевіряйте таблицю з увімкненим Нарахування детально до активації, а помилки виправляйте в джерелі, а не в листку. Наступний крок — виплата зарплати.