Картка співробітника
Картка — це людина в системі: хто вона, як їй платити і як показувати у відомостях. Кадрові дані (посада, відділ, оклад) у картці не редагуються — вони приходять з кар'єри.
Список співробітників — Зарплата → Персонал. У списку видно табельний номер, останнє службове переміщення з датою, відділ, посаду і зарплату кожного співробітника.
Створення картки
- У вкладці Персонал натисніть Новий співробітник.
- Заповніть Прізвище, Ім'я та за потреби По батькові.
- У блоці Особисті дані вкажіть Стать — без неї картка не збережеться. ІПН, № соцстраху, Дата народження й Адреса потрібні для друкованих форм і файлів у банк.
- У блоці Кадри заповніть Табельний номер; Філія, юридична особа визначає, у якій філії людина працює.
- У блоці Розрахунок зарплати оберіть Форму оплати та банківські реквізити (див. нижче).
- Там же, у блоці Кадри, заповніть умови роботи: Дату початку (за замовчуванням сьогодні), Посаду, Графік роботи, Тип зарплати з окладом або ставкою; Відділ і Стаття витрат питаються лише коли їх у компанії кілька. Це ті самі поля, що в записі кар'єри Прийом на роботу, — він і створюється разом із карткою, щойно ви обрали посаду.
- Натисніть Зберегти.
Одразу після збереження система створює співробітнику стандартні правила розрахунків: ПДФО, військовий збір, ЄСВ і аванс. Їх видно у вкладці Правила розрахунків картки. Якщо умови роботи ще не відомі, залиште поля кар'єри порожніми: запис додається пізніше у вкладці Кар'єра — без прийому на роботу співробітник не потрапить у табель. Якщо табель за місяць прийому вже створений, рядок співробітника з'являється в ньому сам.
Табельний номер потрапляє у відомості й файли для банку. Домовтесь про єдиний формат (наприклад, 001, 002) до того, як заводити перших співробітників.
Поля, які впливають на зарплату
| Поле | Де використовується |
|---|---|
| Форма оплати — Безготівково або Готівкою | визначає, у яку відомість потрапить співробітник: у безготівкову (на рахунок) чи готівкову (з каси). У відомості показується як «На картку» або «Готівкою» |
| Банк для зарплати та IBAN | потрапляють у файл експорту відомості для банку |
| % нарахування лікарняних | підставляється в документ «Лікарняний» як відсоток оплати; типово 100 |
| № у платіжній відомості | порядковий номер рядка співробітника у відомостях та їх друкованих формах |
| ІПН | обов'язкове поле у файлах для банку |
| Табельний номер | показується в листках, відомостях, табелі |
Посада і Відділ у блоці Кадри заповнюються самі з останнього запису кар'єри і показані лише для читання.
Вкладки картки
- Кар'єра — службові переміщення співробітника, кнопка Додати службове переміщення.
- Документи — первинні документи співробітника за обраний обліковий місяць.
- Розрахункові листи — історія листків співробітника: місяць, відділ, посада, оклад, борги на початок і кінець, дні, нараховано, утримано, до видачі, ЄСВ, видано. Фільтри Початок періоду і Кінець періоду показують кілька місяців разом — зручно, коли потрібна довідка про доходи за період.
- Правила розрахунків — постійні нарахування й утримання, у тому числі автоматично створені податки й аванс.
- Вкладення — скани документів співробітника: кнопка Завантажити, файл з приміткою про його тип; вкладення можна відкрити або видалити.
- Коментарі — нотатки колег про співробітника.
Обліковий місяць для вкладок Документи та Розрахункові листи обирається праворуч, як і в усьому розділі.
Список співробітників
У вкладці Персонал видно всіх співробітників із даними з останнього запису кар'єри: Табельний номер, Тип переміщення, Дата, Відділ, Посада, Зарплата (сума з одиницею за типом; неповна ставка окладу показується як «× 0.5»), Тип зарплати. Кнопка Фільтри відбирає за Відділом, Посадою, прізвищем, Банком, IBAN, № соцстраху і Графіком — наприклад, щоб перед експортом відомості знайти всіх, у кого не заповнений банк. Меню Опції дає Експорт списку в Excel та Імпорт.
Завести багато співробітників одразу
Якщо людей десятки, картки зручніше завантажити з таблиці: Опції → Імпорт, далі Завантажити з файлу або Вставити з буферу. Колонки, які приймає імпорт: Табельний номер, Ім'я, Прізвище, По батькові, Телефон, Стать (1/2), День народження, Адреса, № соц. страхування, % лікарняних, Банк (код або назва), Розрахунковий рахунок, а також Філія (ЄДРПОУ або податковий номер) для компаній з кількома філіями. Перемикачі Дозволити створення записів і Оновити існуючі записи визначають, чи створювати нові картки і чи оновлювати наявні. Механіка імпорту така сама, як для контрагентів — Імпорт контрагентів.
Імпорт створює лише картки: кар'єру з посадою, окладом і графіком кожному співробітнику додають окремо.
Одна картка — одна філія
Співробітник працює в одній філії. Якщо людина працює у двох юридичних особах компанії, для кожної створюється окрема картка з власною кар'єрою. Так само після звільнення повторний прийом оформлюється новою карткою, а не продовженням старої.
Друк і видалення
Кнопка Друкувати відкриває друковані шаблони картки. Меню Дії → Видалити видаляє картку разом з її кар'єрою і правилами — доки в співробітника немає табеля, документів, листків, рядків у відомостях і прив'язаного користувача. Після цього картка вже частина обліку, і видалити її не можна.
Підсумок
У картці задають, як платити людині: форма оплати, банк, табельний номер, відсоток лікарняних. Посада, відділ і оклад — не тут, а в кар'єрі, з якої й починається участь співробітника в розрахунку. Наступний крок — кар'єра співробітника.