Щомісячна робота із зарплатою
Коли співробітники заведені, правила налаштовані й графіки створені, робота із зарплатою стає рутиною з однакових кроків. Ця стаття — той самий маршрут, яким проходять щомісяця. Кожен крок короткий і веде до докладної інструкції.
Стаття передбачає, що налаштування зарплати вже виконані, а в кожного співробітника є кар'єра з графіком. Якщо ви запускаєте зарплату вперше — почніть з налаштувань.
Початок місяця
Оберіть обліковий місяць
У шапці розділу Зарплата праворуч оберіть місяць, за який будете рахувати. Усі подальші дії — табель, документи, листки, відомості — потраплять саме в нього.
Створіть табель
Відкрийте вкладку Табелі і натисніть Створити. У вікні вкажіть період (зазвичай перше і останнє число місяця) та філію; відділ і співробітника залишайте порожніми, щоб табель зібрався на всіх.
Система заповнює табель із графіків: робочі дні отримують години, вихідні позначаються як вихідні. Разом із табелем з'являються порожні розрахункові листки всіх співробітників — їх видно у вкладці Розрахунок.
Докладніше: Табель робочого часу.
Протягом місяця
Вносьте первинні документи
Усе, що відрізняє цей місяць від звичайного, оформлюється документом у вкладці Первинні документи:
- відпустка, лікарняний, декретна відпустка — оплачувана відсутність;
- прогул або відпустка без збереження — неоплачувана відсутність;
- премія чи разове утримання групі співробітників — зарплатне розпорядження;
- відрядна робота у виробництві — відрядний наряд;
- звільнення — окремий сценарій.
Кожен документ після заповнення активують. Активований документ одразу відображається в табелі, а листки місяця перераховуються. Відпустку, лікарняний чи прогул можна відмітити і прямо в табелі: виділіть дні співробітника й натисніть потрібну кнопку в панелі над ними — документ створиться сам.
Документи можна вносити в будь-який момент місяця, у міру надходження заяв і лікарняних. Головне — щоб на момент розрахунку всі вони були активовані.
Кадрові зміни
Підвищення окладу, переведення в інший відділ, зміна посади оформлюються новим записом у кар'єрі співробітника з датою, з якої зміна діє. Розрахунок сам врахує, з якого дня застосовувати нові умови.
Середина місяця: аванс
Аванс виплачується одним із двох способів:
- Авансова відомість — вкладка Виплати → Авансові відомості → Створити відомість. Відомість збирає всіх співробітників відділу з обраною формою оплати, показує суми, і після кнопки Виплатити вважається виплаченою; якщо гроші видають не одразу, спершу Затвердити.
- Касовий ордер — для окремого співробітника, через Фінанси → Каса, з ознакою Аванс співробітнику та вказаним обліковим місяцем.
Виплачений аванс з'явиться в листку як утримання після наступного перерахунку. Одразу після виплати сплатіть податки з авансу — див. Податки.
Докладніше: Виплата авансу.
Кінець місяця: розрахунок
Розрахуйте листки
У вкладці Розрахунок натисніть Розрахувати. Система збере для кожного співробітника дні й години з табеля, документи, правила розрахунків і виплачені аванси.
Перевірте суми
Увімкніть перемикач Нарахування детально, щоб бачити кожне нарахування й утримання окремою колонкою. Якщо в когось не вистачає нарахування або сума не збігається з очікуваною — відкрийте листок співробітника кліком по прізвищу: там видно всі рядки, документи місяця і табель по днях.
Помилку виправляють у джерелі — у документі, правилі чи табелі, — а потім натискають Розрахувати ще раз.
Активуйте листки
Коли суми перевірені, натисніть Активувати. З цього моменту суми місяця зафіксовані, а сума до видачі стає боргом компанії перед співробітником.
Докладніше: Розрахункові листки.
Виплата зарплати
Після активації листків створіть зарплатну відомість у вкладці Виплати → Зарплатні відомості. Відомість бере суму до видачі з листків, за мінусом уже виплаченого ордерами. Далі — друк або експорт файлу для банку, за потреби Затвердити, і Виплатити.
Окремому співробітнику зарплату можна видати касовим ордером через Фінанси → Каса — у межах суми до видачі з його листка.
Докладніше: Виплата зарплати.
Податки
Зарплатні податки сплачуються після кожної виплати — авансу й зарплати — з вкладки Виплати → Сплата податків: Створити платежі — система створює по вихідному платежу на кожен податок на суму поточної заборгованості перед бюджетом; перевірте суми та натисніть Активувати платежі.
Докладніше: Зарплатні податки.
Перехід до наступного місяця
Перед тим як обрати наступний місяць, перевірте у вкладці Розрахунок колонку Борг на кінець місяця. Якщо зарплата виплачена в межах місяця, борги порожні. Якщо виплата припадає на перші дні наступного місяця, борг компанії перейде в наступний листок і закриється там після виплати.
Далі оберіть у шапці наступний місяць і почніть з табеля.
Якщо щось змінилось після активації
Забутий лікарняний або помилка в окладі після активації листка — звичайна ситуація. Порядок такий:
- Скасуйте виплату зарплатної відомості, якщо співробітник уже в ній (Скасувати виплату).
- Деактивуйте листок співробітника.
- Виправте документ, табель, правило або кар'єру.
- Розрахуйте й активуйте листок заново, потім виплатіть.
Система сама підкаже, який крок пропущено: кожна заборонена дія відповідає повідомленням, які зібрані в статті Повідомлення системи при роботі із зарплатою.
Підсумок
Щомісячний маршрут: обрати місяць → створити табель → вносити документи → виплатити аванс і сплатити податки з нього → розрахувати, перевірити й активувати листки → виплатити зарплату → сплатити податки → перевірити борги. Порядок жорсткий, і це зручно: на кожному кроці система показує рівно те, що потрібно перевірити.