Зарплатне розпорядження
Зарплатне розпорядження — документ для разових сум: премія за місяць, доплата, компенсація або, навпаки, утримання, яке треба провести один раз. Один документ — одне нарахування чи утримання і список співробітників із сумами. Робочого часу він не торкається: у табелі нічого не змінюється, у листку просто з'являється ще один рядок.
Загальні правила первинних документів — у статті Первинні документи.
Коли потрібне розпорядження
- премія або доплата за результатами місяця кільком людям;
- разова компенсація, яку не варто заводити в кар'єру як постійну частину зарплати;
- разове утримання, наприклад внесок чи повернення суми;
- відшкодування шкоди, завданої співробітником, — утримання Відшкодування шкоди;
- сума одному співробітнику, для якої не хочеться створювати окреме правило розрахунку.
Якщо сума повторюється щомісяця, розпорядження — не той інструмент: для постійних нарахувань і утримань є правила розрахунку. Розпорядження діє лише в своєму обліковому місяці й наступного місяця не повторюється.
Як створити
- У шапці розділу Зарплата оберіть обліковий місяць, у якому має пройти сума.
- Первинні документи → вкладка Зарплатне розпорядження → Новий документ.
- Оберіть Відділ і Філію, юридичну особу.
- У полі Нарахування або утримання оберіть, що саме нараховуєте, наприклад Премія.
- Для нарахування з'явиться поле Стаття витрат — оберіть, на яку статтю списати суму, наприклад «Зарплата співробітників». Для утримання цього поля немає: отримувач уже заданий у довіднику нарахувань та утримань. Виняток — Відшкодування шкоди: у ньому поле Стаття витрат є, і в ньому вказують статтю, на яку списано збиток, — відшкодування зменшить ці витрати компанії.
- Натисніть Зберегти.
Список співробітників
У блоці Співробітники два стовпці — Співробітник і Сума. Заповнити список можна двома способами:
- Вручну. У порожньому рядку оберіть співробітника — нижче з'явиться наступний порожній рядок. Введіть суму і переходьте до наступної людини. Так зручно, коли людей кілька.
- Кнопкою «Заповнити». Система додасть усіх, хто за кар'єрою зараз працює у відділі документа, із нульовими сумами. Лишається проставити суми і прибрати зайвих значком мінуса зліва від прізвища.
Сума в шапці — це підсумок за всіма рядками, вона рахується автоматично.
Одне розпорядження — один відділ. Якщо премію отримують люди з різних відділів, зробіть окремий документ на кожен відділ: так витрати ляжуть на правильні відділи у звітах.
Активація і результат
Після Активувати у листку кожного співробітника зі списку з'являється рядок із назвою нарахування чи утримання і сумою. Дні й години в цьому рядку порожні — розпорядження їх не має.
Нарахування з розпорядження оподатковується так, як задано для нього в довіднику: премія, наприклад, входить у базу ПДФО, військового збору і ЄСВ разом з основною зарплатою. Утримання з розпорядження зменшує суму до видачі.
Приклад. Оклад 20 000 грн, повний місяць, розпорядженням нараховано премію 1 500 грн:
| Рядок | Сума |
|---|---|
| Основна зарплата | 20 000,00 |
| Премія | 1 500,00 |
| Разом нараховано | 21 500,00 |
Податки далі рахуються з 21 500 грн.
Премія в авансі
Премію можна виплатити разом з авансом, а не з зарплатою. Для цього аванс має рахуватися за фактично відпрацьований час, а в Параметрах у полі До розрахунку авансу включати нарахування має бути обрана Премія. Якщо в правилі авансу співробітника заповнене поле Включати наступні нарахування, премію обирають і там.
- Створіть розпорядження з нарахуванням Премія і натисніть Зберегти.
- Увімкніть перемикач Включити в аванс.
- Вкажіть Дату документа від 1-го числа місяця до дати авансової відомості. Розпорядження з пізнішою датою в аванс не потрапить.
- Активуйте розпорядження до виплати авансової відомості.
Премія з'явиться в авансовій відомості співробітника. З неї утримується те саме, що й з авансу, і сума до сплати зростає.
Приклад. Оклад 20 000 грн; з 22 робочих днів жовтня 11 припадають на 1–15 число. Розпорядження від 5 жовтня на премію 1 000 грн з увімкненим Включити в аванс, авансова відомість від 10 жовтня. В аванс нараховано 11 000 грн: 10 000 грн зарплати і 1 000 грн премії. ПДФО — 1 980 грн, військовий збір — 550 грн, до сплати — 8 470 грн.
У листку за місяць премія стоїть серед нарахувань, і податки рахуються з усієї зарплати. В утриманні Аванс — уся виплачена в аванс сума разом із премією, тож удруге премія не виплачується. У зарплатній відомості вона видна в колонці Премія в авансі, якщо в Параметрах у полі У зарплатній відомості показувати нарахування/утримання обрана Премія.
Якщо розпорядження активували вже після виплати авансу, премія в аванс не потрапляє і виплачується із зарплатою.
Поки премія входить у виплачену авансову відомість, розпорядження не деактивується: система пише «Премію включено в активну авансову відомість №… Спершу деактивуйте відомість». Щоб змінити таку премію, спочатку скасуйте виплату відомості, потім деактивуйте розпорядження.
Відшкодування шкоди
Шкоду, завдану співробітником, утримують із зарплати розпорядженням з утриманням Відшкодування шкоди. Закон ставить для цього межі (ст. 127, 128, 136 КЗпП):
- утримати з зарплати за наказом роботодавця можна шкоду, не більшу за середній місячний заробіток співробітника; більшу шкоду стягують через суд;
- утримувати можна не раніше ніж через сім днів після того, як співробітника повідомили про утримання;
- з однієї виплати зарплати загальна сума утримань — не більше 20%.
Суму в розпорядженні вказує бухгалтер, тож дотримання цих меж — його відповідальність. Якщо шкода більша, ніж можна утримати за один місяць, розділіть її на кілька розпоряджень у наступних місяцях.
Якщо суму треба змінити
Активоване розпорядження не редагується. Деактивуйте його, виправте суму або список і активуйте знову. Якщо листки співробітників за цей місяць уже активовані, спочатку деактивуйте їх — порядок описаний у статті Первинні документи.
Підсумок
Зарплатне розпорядження — найпростіший спосіб провести разову суму: оберіть нарахування чи утримання, заповніть список людей із сумами, активуйте. Суми потраплять у листки обраного місяця окремим рядком і будуть виплачені разом з зарплатою.