Виплата зарплати

Зарплата виплачується після того, як листки місяця розраховані й активовані: саме активований листок містить остаточну суму До видачі — нараховано мінус утримано мінус виплачений аванс. Виплата це лише фіксує факт: гроші видані, борг компанії перед співробітником закритий.

Як і аванс, зарплату видають або відомістю на відділ, або касовим ордером окремій людині. Форма відомості та сама, що в авансовій, тому тут — лише те, чим зарплатна відрізняється.

Перед створенням відомості

Зарплатна відомість береться тільки з активованих листків. Тому спочатку у вкладці Розрахунок усі листки відділу мають бути активовані — інакше система відмовить у створенні й повідомить, скільки листків не активовано.

Якщо частині співробітників зарплату вже видали касовими ордерами, вони у відомість не потраплять або потраплять із залишком: система бере До видачі мінус уже виплачене за місяць.

Створити зарплатну відомість

1. Оберіть обліковий місяць і відкрийте Виплати → Зарплатні відомості → Створити відомість.
2. Заповніть Філію, юридичну особу, Дату відомості, Дату виплати, Форму оплати і рахунок або касу — так само, як в авансовій; Відділ, підрозділ питається лише коли відділів кілька.
3. Зберегти.

У рядках з'являться співробітники відділу з обраною формою оплати, у яких після активації листка лишилась сума до виплати. Колонки нарахувань та утримань беруться з Параметрів; колонка ЄСВ 22% показується завжди — щоб поруч із сумою на руки було видно повну вартість місяця для компанії.

Приклад. Оклад 20 000 грн, повний місяць, премія 1 500 грн, аванс 8 470 грн уже виплачено. У листку: нараховано 21 500 грн, ПДФО 3 870 грн, військовий збір 1 075 грн, аванс 8 470 грн — до видачі 8 085 грн. Саме 8 085 грн і стане Сумою до сплати у зарплатній відомості.

Файл для банку, затвердити, виплатити

Далі порядок той самий, що і для авансу: Експорт у форматі вашого банку або Друкувати «Зарплатну платіжну відомість» → за потреби Затвердити → Виплатити; якщо гроші видаєте одразу, Виплатити натискають прямо з чернетки. Для активації потрібні дата виплати і каса або рахунок; одночасно не може бути двох активних відомостей одного типу за той самий відділ, місяць і форму оплати.

Після Виплатити у журналі Фінанси → Каса або Банк з'являється платіж «Зарплатна платіжна відомість», а в таблиці Розрахунок заповнюється колонка Видано зарплати і закривається Борг на кінець місяця → Компанії.

Важливо

Дата виплати визначає місяць, у якому гроші вважаються виданими. Якщо зарплату за вересень виплачують 5 жовтня, у вересневому листку борг компанії лишиться і перейде в Борг на початок місяця жовтня — там він і закриється. Це не помилка, а звичайна ситуація, коли виплата припадає на початок наступного місяця.

Касовий ордер одному співробітнику

Зарплату поза відомістю видають видатковим касовим ордером — так само, як аванс, але без прапорця Аванс співробітнику:

1. Фінанси → Каса → Новий платіж → Видатковий, Тип платежу — Розрахунки з співробітниками, Співробітник, Обліковий місяць (підставляється обраний у шапці розділу «Зарплата»).
2. Вкажіть Суму — не більшу за суму до видачі з листка за мінусом уже виплаченого — і Дату в межах облікового місяця.
3. Зберегти → Активувати.

Ордер на зарплату активується лише при активованому листку. Якщо сума перевищує доступну, система напише, що сума платежу перевищує доступну до виплати за обліковий період.

Усі виплати ордерами за місяць видно у звіті Зарплата → Звіти → Прямі виплати: оберіть період, Тип — Аванс або Зарплата — і, за потреби, співробітника.

Скасувати виплату

Скасувати виплату повертає зарплатну відомість у чернетку, де її можна перерахувати або видалити. Скасувати виплату не можна, якщо за наступні місяці вже є активовані листки: закривайте місяці по черзі.

Поки зарплатна відомість виплачена, листки її співробітників деактивувати не можна — система повідомить, що є активні виплатні відомості за звітний місяць. Тому виправлення після виплати завжди починається зі скасування виплати.

Контроль боргів

Після виплати перевірте у вкладці Розрахунок колонки Борг на кінець місяця:

• Компанії порожній — зарплата виплачена повністю в межах місяця;
• Компанії дорівнює До видачі — відомість ще не виплачена або її дата виплати в наступному місяці;
• Співробітника не порожній — людині видали більше, ніж нараховано (наприклад, аванс більший за зарплату за місяць); борг перейде в наступний місяць і утримається там.

Ті самі суми в розрізі рахунків показує звіт Зарплата → Звіти → Обороти: сальдо і оборот по рахунку «Зарплата» за період.

Підсумок

Зарплатна відомість бере суму до видачі з активованих листків за мінусом виплаченого, проходить ті самі стани, що й авансова, і закриває борг компанії датою виплати. Окремій людині зарплату видають касовим ордером у межах суми до видачі. Після виплати лишається сплатити зарплатні податки і перевірити борги перед переходом до наступного місяця.