Ролі та права доступу
Ролі визначають, що користувач може бачити й робити в Skynum.
Ролі компанії налаштовуються в Налаштування → Користувачі → Ролі компанії. У списку ролей доступна кнопка Створити роль.
Як повʼязані користувач і роль
У картці користувача вибирається системна роль. Якщо користувач не є адміністратором із повним доступом, для нього вибирається роль компанії та налаштовуються доступи до філій, складів, кас і банківських рахунків.
Докладніше про створення користувача: Користувачі.
Стандартні ролі
У компанії можуть бути стандартні ролі, які допомагають швидко налаштувати доступ:
- Керівник;
- Касир;
- Аналітик;
- Менеджер;
- Бухгалтер;
- інші ролі, створені або змінені компанією.
Стандартні ролі можна використовувати як готові шаблони, редагувати або створювати власні ролі під процеси бізнесу.
Коли достатньо стандартних ролей
У більшості випадків достатньо:
- Вибрати користувачу стандартну роль.
- Видати доступ до потрібних філій.
- Видати доступ до складів.
- Видати доступ до кас.
- Видати доступ до банківських рахунків.
Якщо після цього користувач бачить тільки потрібні розділи й дані, окрему роль можна не створювати.
Коли потрібна власна роль
Власна роль потрібна, якщо стандартні ролі не відповідають процесам компанії.
Наприклад, потрібно дозволити менеджеру бачити картки товарів, але заборонити редагування; дозволити створювати продажі, але заборонити деактивацію документів; приховати прихідну ціну; заборонити масовий експорт в Excel.
Як створити або змінити роль
- Відкрийте Налаштування → Користувачі.
- Перейдіть у Ролі компанії.
- Натисніть Створити роль або відкрийте наявну роль.
- Задайте назву ролі.
- Налаштуйте права в потрібних блоках.
- Натисніть Зберегти.
- Перевірте роль на користувачі.
Блоки прав
У ролі права згруповані за розділами платформи. Кожен блок відповідає за свою частину системи: звіти, товари, документи, платежі, контрагентів, довідники, налаштування, Skynum.Каса та інші можливості.
Назви пунктів у ролі описують, що саме дозволяється або забороняється. Якщо поведінка права не очевидна, перевіряйте її на тестовому користувачі.
Індикатори та звіти
Права в блоці індикаторів керують доступом до звітів і показників.
Наприклад, можна заборонити користувачу перегляд звітів з продажу. Якщо він спробує перейти за прямим посиланням, система все одно не дозволить відкрити розділ без відповідного права.
Окремі права можуть приховувати показники собівартості, доходу або прибутку там, де користувач не має їх бачити.
Товари і картки товарів
У блоці товарів можна керувати правами на картки товарів, каталог, категорії, інвентаризацію, імпорт і масові операції.
Типова логіка:
- Перегляд дозволяє бачити картки або списки.
- Редагування дозволяє змінювати дані.
- Створення дозволяє додавати нові записи.
- Видалення дозволяє видаляти записи, якщо це можливо.
Якщо користувачу дозволити перегляд товару, але заборонити редагування, він зможе відкрити картку, але поля будуть недоступні для зміни.
Ціни
Права на ціни визначають, які ціни користувач може бачити й редагувати.
Особливо важлива Ціна прихідна. Якщо заборонити користувачу перегляд прихідної ціни, Skynum приховує її не тільки в картці товару, а й у повʼязаних місцях, де ця ціна впливає на постачання, суми й облік.
Користувач без доступу до прихідної ціни може бачити документ постачання, але редагування документа може бути обмежене, бо прихідна ціна є важливою для такого процесу.
Масовий перерахунок цін та імпорт
Окремими правами можна дозволити або заборонити масовий перерахунок цін та імпорт.
Ці дії можуть змінити багато даних одразу, тому їх варто залишати тільки користувачам, які відповідають за ціноутворення або наповнення бази.
Документи
У правах документів налаштовуються замовлення, продажі, рахунки на оплату, роздрібні продажі, оприбуткування, списання, переміщення та інші документи.
Для документів можуть бути окремі права:
- перегляд;
- редагування;
- створення;
- видалення;
- активація;
- деактивація.
Активація означає проведення документа. Деактивація означає скасування проведення документа.
Власник і виконавець документа
Для деяких прав можна обмежувати доступ не просто до всіх документів, а до документів, де користувач є власником або виконавцем.
Власник — користувач, який створив документ або відповідає за нього. Виконавець — користувач, який виконує роботу за документом, наприклад менеджер або продавець у продажу.
Якщо право налаштоване тільки для власника, користувач зможе працювати лише зі своїми документами. Якщо дозволені власник і виконавець, доступ буде і тоді, коли користувач вказаний виконавцем.
Платежі
Платежі налаштовуються окремо від товарних документів, але логіка прав схожа.
До платежів належать готівкові й безготівкові операції, прийом грошей, видача грошей, службові внесення і службові видачі.
Для платежів також важливі доступи до кас і банківських рахунків у картці користувача.
Контрагенти
Права контрагентів визначають доступ до карток покупців і постачальників, договорів, контактів, листувань та повʼязаних даних.
Якщо користувачу не потрібна робота з клієнтською базою, права на перегляд або редагування контрагентів можна обмежити.
Довідники
У правах можна налаштувати доступ до довідників з розділу Налаштування → Довідники.
Це важливо, бо довідники впливають на документи, фінанси, товари, касу, звіти та права інших користувачів.
Skynum.Каса
Право доступу до Skynum.Каса визначає, чи може користувач входити в касовий застосунок.
Для касира зазвичай потрібен доступ до Skynum.Каса, але не обовʼязково потрібен доступ до повної платформи.
Доступ до платформи
Окреме право визначає, чи може користувач входити в платформу Skynum.
Якщо вимкнути доступ до платформи, користувач не зможе працювати в основному інтерфейсі. Це корисно для касирів, які мають працювати тільки в Skynum.Каса.
Масовий експорт в Excel
Право масового експорту в Excel визначає, чи може користувач експортувати великі списки даних.
Його можна вимкнути, якщо потрібно заборонити масове вивантаження товарів, документів, контрагентів або інших даних.
Це не обовʼязково забороняє друк або експорт окремого документа, але прибирає саме масове вивантаження списків.
Редагування цін продажу і знижок у документі
Окремі права можуть визначати, чи може користувач змінювати ціну продажу або знижку в документі.
Якщо редагування ціни заборонене, у документі підтягується ціна товару, а користувач не може змінити її вручну.
Перевірка ролі
Після зміни ролі обовʼязково перевірте її на тестовому користувачі або в окремому вході.
- Збережіть роль.
- Відкрийте користувача з цією роллю.
- Перевірте доступ до філій, складів, кас і рахунків.
- Увійдіть під користувачем.
- Перевірте меню, документи, товари, платежі й звіти.
- Спробуйте дію, яку користувач має виконувати.
- Спробуйте дію, яка має бути заборонена.
Часті ситуації
Користувач бачить зайві розділи
- перевірте роль компанії;
- перевірте права на відповідні блоки;
- перевірте, чи користувач не має ролі адміністратора.
Користувач не бачить потрібний документ
- перевірте право на перегляд документа;
- перевірте доступ до філії;
- перевірте доступ до складу, каси або рахунку;
- перевірте обмеження за власником і виконавцем.
Користувач не може активувати документ
- перевірте право на активацію документа;
- перевірте, чи документ належить до доступної філії;
- перевірте, чи користувач має доступ до потрібного складу або рахунку.
Користувач не бачить прихідну ціну
- перевірте права на ціни;
- перевірте, чи роль не забороняє перегляд Ціни прихідної.
Користувач не може увійти в платформу
- перевірте право доступу до платформи;
- перевірте активність користувача;
- перевірте підтвердження облікового запису.
Коротка перевірка
- роль має зрозумілу назву;
- користувачі не отримали зайві права;
- доступ до платформи і Skynum.Каса налаштований окремо;
- філії, склади, каси й банківські рахунки видані в картці користувача;
- права на ціни перевірені;
- права на документи перевірені;
- масовий експорт в Excel дозволений тільки тим, кому він потрібен;
- роль протестована під реальним користувачем.
Підсумок
Права доступу в Skynum складаються з кількох рівнів: системної ролі, ролі компанії, доступу до філій, складів, кас і банківських рахунків, а також детальних прав на розділи, документи, ціни, платежі й довідники. Саме поєднання цих налаштувань визначає, що користувач бачить і що може робити.