Імпорт банківських виписок з Excel

Імпорт банківських виписок з Excel потрібен, коли банк не підключений через пряму інтеграцію або потрібно вручну завантажити історію транзакцій у Skynum.

Після імпорту виписки працюють так само, як транзакції, завантажені через Monobank або ПриватБанк: їх можна розносити в платежі, прив'язувати до документів і контролювати в розділі Фінанси → Виписки.

Коли використовувати імпорт

Імпорт корисний, якщо:

• потрібного банку немає в прямих інтеграціях;
• потрібно завантажити історію за минулий період;
• банк надає виписку в Excel;
• виписка підготовлена в Google Sheets або іншій таблиці;
• потрібно перенести транзакції перед початком роботи в Skynum.

попередження

Перед імпортом перевірте, чи не внесені ці платежі вручну. Якщо завантажити ті самі транзакції повторно і створити за ними платежі, у фінансах можуть з'явитися дублікати.

Що підготувати перед імпортом

Перед завантаженням підготуйте:

• банківський рахунок у Налаштування → Довідники → Банківські рахунки;
• файл Excel або таблицю з випискою;
• IBAN вашого рахунку;
• дату і час транзакції;
• суму;
• призначення платежу;
• дані контрагента, якщо вони є у виписці.

Докладніше про рахунки: Банківські рахунки.

Як відкрити імпорт

1. Відкрийте Фінанси → Виписки.
2. Натисніть Імпорт.
3. У вікні Імпорт з Excel виберіть спосіб завантаження.

У перевіреному інтерфейсі доступні два способи:

• Завантажити з файлу;
• Вставити з буферу.

Завантажити з файлу використовується для готового Excel-файлу.

Вставити з буферу використовується, якщо ви скопіювали таблицю з Excel, Google Sheets або іншого табличного редактора.

Налаштування імпорту

Після завантаження даних Skynum показує таблицю для попереднього перегляду.

У верхній частині вікна є налаштування:

• Почати з рядка;
• Розділювач тисяч;
• Шаблон імпорту;
• Дозволити створення записів;
• Оновити існуючі записи.

Почати з рядка

Поле Почати з рядка визначає, з якого рядка таблиці починати імпорт.

Якщо перший рядок містить назви колонок, а не дані транзакції, налаштуйте початок так, щоб заголовок не імпортувався як виписка.

Розділювач тисяч

Параметр Розділювач тисяч допомагає коректно прочитати суми, якщо у файлі числа записані з розділенням тисяч.

Перед запуском імпорту перевірте в попередньому перегляді, що суми розпізнані правильно.

Шаблон імпорту

Поле Шаблон імпорту дозволяє використовувати вже збережене зіставлення колонок.

Якщо ви регулярно завантажуєте виписки з одного банку в однаковому форматі, один раз налаштуйте колонки і натисніть Зберегти шаблон. Під час наступного імпорту виберіть цей шаблон, щоб не налаштовувати поля повторно.

Зіставлення колонок

Для кожної колонки таблиці потрібно вибрати, якому полю Skynum вона відповідає.

У перевіреному інтерфейсі доступні поля:

• IBAN вашого рахунку;
• Назва банку (pumb, raiffeisen, ukrsibbank, otpbank);
• Унікальний номер транзакції;
• Зовнішній ID;
• Дата та час транзакції;
• Сума (+);
• Сума (-);
• Сума (+/-);
• Призначення;
• Опис;
• Назва контрагента;
• IBAN контрагента;
• ЄДРПОУ контрагента.

Якщо колонка не потрібна для імпорту, залиште для неї Не обрано.

попередження

Поле IBAN вашого рахунку має бути вказане для кожної виписки. За ним система розуміє, до якого банківського рахунку Skynum належить транзакція.

Як вибрати поле суми

У Skynum є три варіанти для суми:

• Сума (+);
• Сума (-);
• Сума (+/-).

Використовуйте Сума (+), якщо у файлі є окрема колонка для надходжень.

Використовуйте Сума (-), якщо у файлі є окрема колонка для списань.

Використовуйте Сума (+/-), якщо одна колонка містить і надходження, і списання: додатні значення для надходжень, від'ємні для витрат.

Запуск імпорту

Після зіставлення колонок:

1. Перевірте попередній перегляд таблиці.
2. За потреби натисніть Зберегти шаблон.
3. Натисніть Запустити імпорт.
4. Дочекайтеся завершення імпорту.
5. Перевірте нові записи в Фінанси → Виписки.

У вікні імпорту показуються лише перші 100 рядків для перегляду, але імпортовані будуть усі рядки файлу.

Що перевірити після імпорту

Після завантаження відкрийте Фінанси → Виписки і перевірте:

• правильний рахунок;
• дату і час транзакції;
• отримувача або відправника;
• призначення;
• суму;
• статус виписки;
• колонку Пов'язані платежі.

Статуси виписок:

• У роботі;
• Розподілені;
• Архів.

Нові виписки, які ще не рознесені в платежі, мають залишатися в роботі.

Як працювати з імпортованими виписками

Імпортована виписка може використовуватися так само, як виписка з банківської інтеграції.

Основні сценарії:

• створити платіж безпосередньо з виписки;
• прив'язати виписку до оплати в замовленні, продажу або документі постачання;
• створити або відкрити платіж у Фінанси → Банк і пов'язати його з випискою;
• архівувати виписку, якщо вона не потребує створення платежу.

Докладніше: Банківські виписки, Створення платежу, Безготівкові кошти.

Типові помилки

Виписка не потрапила на потрібний рахунок

Перевірте IBAN вашого рахунку у файлі та банківський рахунок у довіднику Skynum.

Сума імпортувалася неправильно

Перевірте, яке поле вибрано для колонки: Сума (+), Сума (-) або Сума (+/-). Також перевірте налаштування Розділювач тисяч.

Імпортувалися заголовки таблиці

Змініть Почати з рядка, щоб імпорт починався з першого рядка з реальними транзакціями.

З'явилися дублікати

Перевірте Унікальний номер транзакції, Зовнішній ID і період імпорту. Перед створенням платежів перевіряйте колонку Пов'язані платежі.

Коротка перевірка

• банківський рахунок створений у Skynum;
• у файлі є IBAN вашого рахунку;
• дата, сума і призначення заповнені;
• сума зіставлена правильним способом;
• заголовки таблиці не імпортуються як транзакції;
• шаблон збережений, якщо формат буде використовуватися повторно;
• після імпорту виписки видно в Фінанси → Виписки;
• платежі створюються тільки після перевірки дублікатів.

Підсумок

Імпорт банківських виписок з Excel дозволяє працювати з будь-яким банком навіть без прямої інтеграції. Головне — правильно зіставити IBAN, дату, суму, призначення і контрагента, а після імпорту перевірити виписки перед створенням платежів.