Перейти до основного вмісту

Поля, вкладки і дії документа

Сторінка документа складається з кількох частин: повідомлення про стан, шапки документа, кнопок дій, вкладок, товарних або фінансових рядків і службової інформації.

Набір полів залежить від типу документа, але загальна логіка схожа.

Повідомлення про стан​

У верхній частині документа система може показувати повідомлення про поточний стан.

Наприклад:

  • документ є чернеткою і його потрібно заповнити та активувати;
  • товар зарезервований за покупцем;
  • потрібно створити товарну накладну для проведення продажу;
  • документ активний або неактивний.

Такі повідомлення допомагають зрозуміти, що з документом уже сталося і що очікується далі.

Статус документа​

Поле Статус показує етап процесу.

Статус може бути простим маркером або запускати частину процесу, якщо для цього типу документа налаштована відповідна логіка. Наприклад, у замовленнях покупця статуси можуть переводити замовлення від нового етапу до резерву, створення продажу, часткового виконання, завершення або скасування.

Докладніше: Статуси і стани, Статуси замовлення.

Шапка документа​

Шапка документа містить головні реквізити операції.

У різних документах це можуть бути:

  • номер;
  • дата;
  • термін;
  • склад або каса;
  • контрагент;
  • тип ціни;
  • валюта;
  • знижка або націнка;
  • канал продажів;
  • власник;
  • виконавець;
  • нотатка;
  • сума документа;
  • блок оплати.
Важливо

Шапка документа задає контекст для всіх рядків. Якщо склад, контрагент, валюта або тип ціни вибрані неправильно, правильні товарні рядки все одно дадуть неправильний обліковий результат.

Товарні рядки​

Вкладка Товарні рядки використовується в документах, де операція працює з товарами, послугами, комплектами або продукцією.

У рядках можуть бути:

  • товар або послуга;
  • модифікація;
  • партія;
  • термін придатності;
  • кількість;
  • одиниця вимірювання;
  • ціна;
  • знижка;
  • сума;
  • роздрібна або гуртова ціна, якщо документ їх показує.

Докладніше: Додавання товарів у документ.

Вкладка Доставка​

Вкладка Доставка зʼявляється в документах, де можна оформлювати доставку.

Набір полів залежить від способу доставки. Для Нової пошти доступні свої поля, для самовивозу або іншого способу — інший набір.

Докладніше: Доставка в документах, Поля Нової пошти в доставці.

Повʼязані платежі​

Вкладка Повʼязані платежі показує платежі, які відносяться до документа.

Це може бути передоплата замовлення, оплата продажу, оплата постачальнику, повернення коштів або інший повʼязаний рух грошей.

Докладніше: Оплати в документах, Повʼязані платежі.

Вихідні документи​

Вкладка Вихідні документи показує документи, створені з поточного документа.

Наприклад, із замовлення покупця можна створити товарну накладну, рахунок на оплату або інші документи залежно від процесу і доступних дій.

Докладніше: Звʼязки між документами.

Вкладення, світлини і коментарі​

У документах можуть бути службові вкладки:

  • Вкладення — файли, повʼязані з документом;
  • Світлини — фото, якщо вони потрібні для процесу;
  • Коментарі — внутрішні примітки або обговорення.

Ці вкладки допомагають зберігати контекст поруч із документом, але самі по собі не проводять облік.

Друкувати​

Кнопка Друкувати відкриває друковані форми, доступні для документа.

Друкована форма бере дані з документа, компанії, контрагента, товарних рядків та інших повʼязаних обʼєктів.

Докладніше: Системні та власні друковані форми, Змінні і таблиці в шаблонах.

Створити​

Кнопка Створити використовується для створення повʼязаних документів.

У замовленні покупця серед доступних варіантів можуть бути:

  • Товарна накладна;
  • Замовлення постачальнику;
  • Надходження від постачальника;
  • Прайс-лист;
  • Рахунок на оплату;
  • Виробництво продукції.

Набір варіантів залежить від типу документа.

Дії​

Меню Дії містить додаткові операції з документом.

У документах можуть бути такі дії:

  • Відправити SMS;
  • Клонувати;
  • Експорт в Excel;
  • Імпорт з Excel.

Набір дій залежить від типу документа, стану документа і доступних прав користувача.

Докладніше: Імпорт документа з Excel, Експорт даних, SMS-розсилки.

Службова інформація​

У нижній частині документа може відображатися:

  • користувач, який створив або оновив документ;
  • дата створення;
  • дата оновлення;
  • код;
  • стан;
  • зовнішній ID;
  • числовий ID.

Ці дані допомагають перевірити історію, інтеграції, імпорт або звʼязок із зовнішніми системами.

Коротка перевірка​

  • повідомлення зверху документа прочитане;
  • статус відповідає етапу роботи;
  • шапка документа заповнена правильно;
  • товарні рядки відповідають реальній операції;
  • доставка заповнена тільки після вибору способу;
  • повʼязані платежі перевірені;
  • вихідні документи не дублюються;
  • перед друком перевірена актуальність документа.

Підсумок​

Сторінка документа показує не тільки поля для заповнення, а й увесь контекст операції: стан, статус, товари, оплату, доставку, повʼязані документи, друковані форми і службову інформацію.

Перед активацією або виправленням документа варто дивитися на всю сторінку, а не лише на одну кнопку.

Останнє оновлення