Перейти до основного вмісту

Життєвий цикл документа

Документ у Skynum проходить кілька етапів: створення, заповнення, перевірка, активація, робота з повʼязаними документами і, якщо потрібно, деактивація для виправлення.

Ця логіка спільна для багатьох документів: продажів, постачання, складу, фінансів, виробництва і роздрібної торгівлі.

Чернетка​

Новий документ спочатку є чернеткою або неактивним документом. У такому стані він зберігає введені дані, але ще не проводить операцію в обліку.

У неактивному документі можна заповнювати:

  • дату;
  • склад або касу;
  • контрагента;
  • тип ціни;
  • валюту;
  • власника і виконавця;
  • товарні рядки;
  • оплату;
  • доставку;
  • нотатки та інші поля, які доступні для конкретного документа.

У документах з товарними рядками спочатку перевірте шапку документа, а потім додавайте товари. Якщо склад, контрагент або тип ціни вибрані неправильно, товарні рядки можуть сформувати неправильний результат.

Докладніше: Додавання товарів у документ.

Автозбереження​

Під час роботи з документом зміни зберігаються після редагування полів. Після введення значення потрібно завершити редагування поля: перейти в інше поле або клікнути в іншу частину форми, щоб зміна застосувалася.

Це особливо важливо для кількості, ціни, партії, серійних номерів, терміну придатності та інших полів у товарному рядку.

Порада

Перед активацією подивіться на суму документа і підсумки товарних рядків. Якщо сума не змінилася після введення ціни або кількості, завершіть редагування поля і перевірте рядок ще раз.

Перевірка перед активацією​

Перед активацією перевірте:

  • тип документа;
  • дату;
  • склад або касу;
  • контрагента, якщо документ працює з покупцем або постачальником;
  • валюту;
  • тип ціни;
  • товари, кількість, ціни і суми;
  • модифікації, партії, серійні номери або терміни придатності;
  • оплату або кредит;
  • доставку, якщо вона використовується;
  • повʼязані документи, якщо документ створений на підставі іншого.

Якщо документ продажу або постачання працює з контрагентом, контрагента потрібно вибрати до активації. Якщо документ потребує оплати, потрібно вказати, чи він сплачений, у кредит або безоплатний.

Активація​

Кнопка Активувати проводить документ.

Після активації документ починає впливати на облік відповідно до свого типу:

  • надходження збільшує залишки;
  • продаж списує товар і фіксує реалізацію;
  • замовлення може резервувати товар;
  • переміщення переносить залишок між складами;
  • списання зменшує залишок;
  • платіж змінює стан коштів або взаєморозрахунків;
  • виробництво списує матеріали і створює продукцію.

Після активації частина полів може бути заблокована для редагування. Це захищає проведену операцію від випадкових змін.

Активний документ​

Активний документ показує, що операція вже врахована системою.

В активному документі можна бачити:

  • позначку Документ активний;
  • поточний статус;
  • кнопку Деактивувати, якщо документ можна скасувати;
  • повʼязані документи;
  • повʼязані платежі;
  • службову інформацію: користувача, дату створення, дату оновлення, код, стан, зовнішній ID або числовий ID.

Набір полів залежить від типу документа.

Деактивація​

Кнопка Деактивувати скасовує проведення документа, якщо система дозволяє це зробити.

Після деактивації обліковий вплив документа прибирається або перераховується. Наприклад, продаж повертає списаний залишок, надходження прибирає створений залишок, платіж перестає враховуватися як проведений рух коштів.

Важливо

Деактивація проведеного документа може вплинути на залишки, собівартість, взаєморозрахунки, звіти і повʼязані документи. Перед деактивацією перевірте, які операції створені після цього документа.

Виправлення документа​

Якщо в документі знайшли помилку, порядок дій залежить від типу документа і процесу компанії.

Зазвичай потрібно:

  1. Відкрити документ.
  2. Перевірити повʼязані документи і платежі.
  3. Деактивувати документ, якщо редагування заблоковане.
  4. Виправити дані.
  5. Перевірити підсумки.
  6. Активувати документ знову.
  7. Перевірити залишки, взаєморозрахунки або звіти, якщо помилка впливала на облік.

Якщо документ повʼязаний із замовленням, продажем, поверненням або оплатою, виправляйте весь ланцюжок уважно.

Коли документ не потрібно активувати​

Не активуйте документ, якщо:

  • не вибраний контрагент;
  • не заповнені обовʼязкові товари або суми;
  • незрозуміло, який склад має брати участь в операції;
  • оплата не відповідає домовленості;
  • доставка ще не перевірена;
  • статус не відповідає реальному процесу;
  • документ створений тільки для перевірки і не має проводити облік.

Коротка перевірка​

  • документ створений у правильному розділі;
  • шапка документа заповнена до товарних рядків;
  • товари, кількість і ціни перевірені;
  • деталізація обліку заповнена;
  • оплата або кредит вказані;
  • перед активацією перевірена сума;
  • після активації зрозуміло, який обліковий результат отримано.

Підсумок​

Документ стає обліковою подією після активації. До цього він є підготовкою операції.

Якісна робота з документами починається не з кнопки Активувати, а з перевірки шапки, товарних рядків, оплати, статусу і звʼязків.

Останнє оновлення