Звʼязки між документами

У Skynum багато операцій складаються не з одного документа, а з ланцюжка.

Наприклад, замовлення покупця може привести до рахунку, передоплати, товарної накладної, доставки, оплати і завершення замовлення. Постачання може починатися із замовлення постачальнику, а завершуватися надходженням і оплатою.

Навіщо потрібні звʼязки

Звʼязки між документами допомагають:

• бачити, з чого почалася операція;
• не створювати дублікати вручну;
• переносити товари, контрагента, склад, ціни і суму в наступний документ;
• контролювати виконання замовлень;
• бачити передоплати і доплати;
• перевіряти, які документи вже створені.

Створення документа на підставі іншого

Кнопка Створити створює повʼязаний документ на підставі поточного.

Наприклад, із замовлення покупця можна створити:

• Товарна накладна;
• Замовлення постачальнику;
• Надходження від постачальника;
• Прайс-лист;
• Рахунок на оплату;
• Виробництво продукції.

Після підтвердження система створює новий документ і переносить у нього основні дані, які потрібні для цього типу операції.

Порада

Створюйте наступний документ із поточного, коли операції повʼязані між собою. Так простіше зберегти контекст і потім пояснити, чому зʼявився продаж, постачання, рахунок або виробництво.

Вихідні документи

Вкладка Вихідні документи показує документи, створені з поточного документа.

Наприклад, якщо із замовлення покупця створена товарна накладна, вона відображається як вихідний документ. Це допомагає швидко перейти до фактичного продажу і перевірити, чи він активований.

Виконано продажами

У замовленні покупця вкладка Виконано продажами показує продажі, які виконують це замовлення.

Це особливо важливо для часткового виконання:

• якщо продана тільки частина товарів, замовлення може залишитися частково виконаним;
• якщо продано все, замовлення переходить до завершення;
• якщо компанія більше не буде виконувати залишок, замовлення можна завершити вручну відповідним статусом.

Докладніше: Виконання замовлень.

Повʼязані платежі

Вкладка Повʼязані платежі показує платежі, які відносяться до документа.

Наприклад:

• передоплата покупця повʼязана із замовленням;
• оплата продажу повʼязана з товарною накладною;
• оплата постачальнику повʼязана з надходженням або замовленням постачальнику;
• повернення коштів повʼязане з поверненням товару.

Докладніше: Оплати в документах, Повʼязані платежі.

Звʼязок через статус

У деяких процесах документ може створюватися або завершуватися через зміну статусу.

Наприклад, у замовленні покупця перехід до статусу зі станом Продаж створений створює продаж на підставі замовлення. Перехід до стану Продаж завершений веде процес до оплати і активації повʼязаної накладної.

Назви статусів можуть відрізнятися в компанії, тому орієнтуйтеся на стан статусу, налаштований у системі.

Докладніше: Статуси і стани, Статуси замовлення.

Коли не варто створювати документ вручну

Не створюйте документ вручну, якщо він має бути продовженням уже існуючого документа.

Наприклад:

• продаж за замовленням краще створювати із замовлення;
• рахунок за замовленням краще створювати із замовлення;
• оплата за документом має бути повʼязана з цим документом;
• повернення має бути привʼязане до продажу, якщо потрібно зберегти коректний ланцюжок.

Інакше система може показати правильні суми в окремих документах, але процес буде розірваний: замовлення не завершиться, передоплата не підтягнеться, а користувачам буде складніше перевірити історію.

Як перевірити ланцюжок

1. Відкрийте вихідний документ.
2. Перевірте вкладку Вихідні документи.
3. Перевірте Повʼязані платежі.
4. Якщо це замовлення покупця, перевірте Виконано продажами.
5. Відкрийте повʼязані документи і перевірте їхню активність.
6. Перевірте статус вихідного документа.

Коротка перевірка

• наступний документ створений через Створити, якщо він продовжує поточний процес;
• у вихідному документі видно повʼязаний документ;
• оплати не створені окремо без звʼязку;
• замовлення не залишилося в робочому статусі після фактичного завершення;
• часткове виконання відображає реальну ситуацію;
• дублікати документів не створені.

Підсумок

Звʼязки між документами показують повну історію операції. Саме вони дозволяють Skynum розуміти, що продаж виконує конкретне замовлення, платіж оплачує конкретний документ, а повернення стосується конкретної реалізації.

Для користувачів і AI-агентів важливо читати не тільки один документ, а весь його ланцюжок.