Оплати в документах

Оплата в документі показує, як бізнес-операція повʼязана з грошима: документ уже сплачений, буде оплачений пізніше, є передоплата або операція безоплатна.

Ця логіка важлива для продажів, постачання, замовлень, повернень і фінансових документів.

Блок оплати

У документах може бути блок з інформацією про оплату:

• сума документа;
• оплачена сума;
• тип оплати;
• борг або сума до сплати;
• кнопка Оплата;
• повʼязані платежі.

Набір полів залежить від типу документа.

Типи оплати

У документах можуть використовуватися такі варіанти:

• сплачено — гроші отримані або сплачені одразу;
• кредит — документ проведений, але оплата буде пізніше;
• безоплатно — документ не створює оплату.

Для продажу або постачання це потрібно вибирати відповідно до реальної домовленості з контрагентом.

Важливо

Не активуйте документ продажу або постачання без перевірки контрагента і оплати. Якщо контрагент або тип оплати неправильні, помилка піде у взаєморозрахунки і фінансові звіти.

Передоплата

Передоплата часто використовується в замовленнях.

Наприклад, покупець робить передоплату за замовлення. Коли з цього замовлення створюється продаж, система показує вже сплачену суму, а до оплати залишається тільки недоплата.

Докладніше: Передоплата замовлення, Передоплата і післяплата в Skynum.Каса.

Повʼязані платежі

Вкладка Повʼязані платежі показує платежі, які належать до документа.

Це важливо, бо платіж має пояснювати, який саме документ він оплачує. Якщо платіж створити окремо без звʼязку, користувачам буде складніше зрозуміти історію, а документ може залишатися неоплаченим у процесі.

Докладніше: Повʼязані платежі.

Борг контрагента

Якщо документ проведений у кредит або оплачений не повністю, у взаєморозрахунках формується борг.

Борг залежить від:

• контрагента;
• валюти;
• суми документа;
• оплачених сум;
• повʼязаних платежів;
• повернень або коригувань.

Докладніше: Взаєморозрахунки, Розрахунки з покупцями, Розрахунки з постачальниками.

Оплата продажу

У товарній накладній кнопка Оплата відкриває оплату продажу.

Перед активацією продажу перевірте:

• покупця;
• суму;
• тип оплати;
• касу або банківський рахунок;
• передоплату, якщо продаж створений із замовлення;
• залишок до сплати.

Докладніше: Оплата продажу.

Оплата постачання

У документах постачання оплата показує, чи компанія вже сплатила постачальнику, чи має борг.

Перед активацією надходження перевірте:

• постачальника;
• суму до сплати;
• тип оплати;
• витрати поставки, якщо вони є;
• валюту розрахунків.

Докладніше: Прихід від постачальника, Витрати поставки.

Коли оплату краще створювати з документа

Створюйте оплату з документа, якщо гроші відносяться саме до цього документа.

Так система збереже звʼязок між документом і платежем, а користувачі побачать оплату у вкладці Повʼязані платежі.

Окремий платіж без звʼязку доречний тільки тоді, коли він не є оплатою конкретного документа або коли процес компанії передбачає подальше ручне звʼязування.

Коротка перевірка

• контрагент вибраний;
• валюта відповідає взаєморозрахункам із контрагентом;
• тип оплати відповідає домовленості;
• передоплата врахована;
• повʼязані платежі відображаються в документі;
• борг контрагента зрозумілий;
• оплата не створена дублем.

Підсумок

Оплата в документі — це не просто сума. Вона визначає, чи операція закрита грошима, чи створює борг, чи використовує передоплату, і як це потім відображається у фінансах та взаєморозрахунках.