Оплати в документах

Оплата в документі показує, як бізнес-операція повʼязана з грошима: документ уже сплачений, буде оплачений пізніше, є передоплата або операція безоплатна.

Ця логіка важлива для продажів, постачання, замовлень, повернень і фінансових документів.

Блок оплати

У документах може бути блок з інформацією про оплату:

• сума документа;
• оплачена сума;
• тип оплати;
• борг або сума до сплати;
• кнопка Оплата;
• повʼязані платежі.

Набір полів залежить від типу документа.

Типи оплати

У документах можуть використовуватися такі варіанти:

• сплачено — гроші отримані або сплачені одразу;
• кредит — документ проведений, але оплата буде пізніше;
• безоплатно — документ не створює оплату.

Для продажу або постачання це потрібно вибирати відповідно до реальної домовленості з контрагентом.

Якщо документ проводиться у кредит, він створює борг у взаєморозрахунках. Якщо документ сплачений не повністю, у взаєморозрахунках залишається тільки неоплачена частина.

Важливо

Не активуйте документ продажу або постачання без перевірки контрагента і оплати. Якщо контрагент або тип оплати неправильні, помилка піде у взаєморозрахунки і фінансові звіти.

Передоплата

Передоплата часто використовується в замовленнях.

Наприклад, покупець робить передоплату за замовлення. Коли з цього замовлення створюється продаж, система показує вже сплачену суму, а до оплати залишається тільки недоплата.

Докладніше: Передоплата замовлення, Передоплата і післяплата в Skynum.Каса.

Повʼязані платежі

Вкладка Повʼязані платежі показує платежі, які належать до документа.

Це важливо, бо платіж має пояснювати, який саме документ він оплачує. Якщо платіж створити окремо без звʼязку, користувачам буде складніше зрозуміти історію, а документ може залишатися неоплаченим у процесі.

Докладніше: Повʼязані платежі.

Якщо документ ще не активований, до нього можна привʼязати тільки активовані платежі з датою не пізніше дати документа.

Якщо платіж ще не активований, до нього можна привʼязати тільки активовані товарні документи з датою не пізніше дати платежу.

Це допомагає зберігати хронологію: оплата не повинна закривати документ, який у системі ще не існував на дату платежу.

Дати і зв'язування оплат

Під час зв'язування документа і платежу важливі дві речі:

• документ або платіж, який уже існує в обліку, має бути активованим;
• дата оплати не має створювати неможливу хронологію.

Якщо продаж або надходження ще не активовані, до такого документа можна додати активований платіж, дата якого не пізніше дати документа. Це типовий сценарій передоплати або оплати, яка вже була внесена раніше.

Якщо платіж створюється після активованого документа, його дата має бути такою самою або пізнішою за дату документа. Це типовий сценарій оплати після продажу або після надходження.

Порада

Якщо потрібний документ або платіж не відображається для прив'язки, спочатку перевірте контрагента, тип платежу, валюту, активність документа і дату.

У повʼязаних платежах видно, яка сума платежу розподілена на документ. Один платіж може закривати кілька документів, а один документ може бути закритий кількома платежами.

інформація

Активований документ можна оплатити пізніше. У такому разі платіж створюється у фінансах або через кнопку Оплата в самому документі, а потім звʼязується з документом.

Борг контрагента

Якщо документ проведений у кредит або оплачений не повністю, у взаєморозрахунках формується борг.

Борг залежить від:

• контрагента;
• валюти;
• суми документа;
• оплачених сум;
• повʼязаних платежів;
• повернень або коригувань.

Докладніше: Взаєморозрахунки, Розрахунки з покупцями, Розрахунки з постачальниками.

Оплата продажу

У товарній накладній кнопка Оплата відкриває оплату продажу.

Перед активацією продажу перевірте:

• покупця;
• суму;
• тип оплати;
• касу або банківський рахунок;
• передоплату, якщо продаж створений із замовлення;
• залишок до сплати.

Докладніше: Оплата продажу.

Якщо покупець платить після продажу, створіть прибутковий платіж із типом Розрахунки з покупцями і звʼяжіть його з активованою товарною накладною. Якщо платіж створюється прямо з документа, система одразу привʼязує його до цього документа.

Оплата постачання

У документах постачання оплата показує, чи компанія вже сплатила постачальнику, чи має борг.

Перед активацією надходження перевірте:

• постачальника;
• суму до сплати;
• тип оплати;
• витрати поставки, якщо вони є;
• валюту розрахунків.

Докладніше: Прихід від постачальника, Витрати поставки.

Якщо компанія платить постачальнику після надходження, створіть видатковий платіж із типом Розрахунки з постачальниками і звʼяжіть його з активованим документом надходження.

Важливо

Не плутайте типи платежів. Для продажів використовується Розрахунки з покупцями, а для постачання — Розрахунки з постачальниками. Якщо вибрати неправильний тип, платіж потрапить не в той обліковий контур і не закриє потрібний документ.

Передоплата без документа

Передоплату можна внести окремим фінансовим платежем без привʼязки до товарного документа.

Наприклад:

• покупець переказав аванс;
• компанія створила прибутковий платіж із типом Розрахунки з покупцями;
• платіж активували без повʼязаного документа;
• пізніше цей платіж можна використати як оплату продажу або замовлення.

Для постачальника працює той самий принцип, але використовується видатковий платіж із типом Розрахунки з постачальниками.

Якщо передоплата внесена у замовлення покупця, при створенні продажу з цього замовлення система врахує її у продажі. Якщо передоплата внесена у замовлення постачальнику, вона враховується у подальшому надходженні від постачальника.

Коли оплату краще створювати з документа

Створюйте оплату з документа, якщо гроші відносяться саме до цього документа.

Так система збереже звʼязок між документом і платежем, а користувачі побачать оплату у вкладці Повʼязані платежі.

Окремий платіж без звʼязку доречний тільки тоді, коли він не є оплатою конкретного документа або коли процес компанії передбачає подальше ручне звʼязування.

Коротка перевірка

• контрагент вибраний;
• валюта відповідає взаєморозрахункам із контрагентом;
• тип оплати відповідає домовленості;
• передоплата врахована;
• повʼязані платежі відображаються в документі;
• борг контрагента зрозумілий;
• оплата не створена дублем.

Підсумок

Оплата в документі — це не просто сума. Вона визначає, чи операція закрита грошима, чи створює борг, чи використовує передоплату, і як це потім відображається у фінансах та взаєморозрахунках.