Перейти до основного вмісту

Службова інформація документа

У нижній частині документа Skynum показує службову інформацію. Вона допомагає зрозуміти, коли документ створили, хто з ним працював, який у нього стан і як його можна знайти під час діагностики.

Ці поля не замінюють шапку документа, товарні рядки, оплату або статус. Вони потрібні для перевірки, пошуку, інтеграцій і підтримки.

Де знаходиться​

Відкрийте будь-який документ продажу, постачання, складу, фінансів або виробництва.

У нижній частині документа може бути блок із такими полями:

  • Користувач;
  • Створено;
  • Оновлено;
  • Код;
  • Стан;
  • Зовнішній ID;
  • Числовий ID.

Набір полів може відрізнятися залежно від типу документа.

Користувач​

Поле Користувач показує, з яким користувачем повʼязане створення або остання робота з документом у поточному контексті.

Використовуйте це поле, коли потрібно зрозуміти, хто створив або оновлював документ, і звірити операцію з відповідальним менеджером, касиром або адміністратором.

Створено​

Поле Створено показує дату і час створення документа.

Це корисно, коли потрібно:

  • знайти документ серед останніх операцій;
  • зрозуміти, коли документ зʼявився в системі;
  • порівняти документ із замовленням, оплатою, імпортом або синхронізацією.

Дата створення не завжди збігається з датою документа. Дата документа визначає обліковий період, а Створено показує момент створення запису в системі.

Оновлено​

Поле Оновлено показує дату і час останнього оновлення документа.

Використовуйте його, якщо потрібно зрозуміти, чи змінювався документ після створення, імпорту, синхронізації або ручного редагування.

Порада

Якщо документ неочікувано змінив суму, статус або звʼязки, порівняйте Створено і Оновлено. Це допоможе зрозуміти, чи документ редагували після початкового створення.

Код​

Поле Код — це службовий код документа в системі.

Його можна використовувати для точного пошуку або звернення до підтримки, коли номера документа недостатньо.

Не плутайте Код із номером документа. Номер бачить користувач у шапці документа, а код є службовим ідентифікатором.

Стан​

Поле Стан показує системний стан документа або процесу.

Стан допомагає зрозуміти, що документ означає для системи: новий, активний, зарезервований, завершений, скасований або інший стан, залежно від типу документа.

Для користувача важливо читати стан разом зі статусом документа.

Докладніше: Статуси і стани.

Зовнішній ID​

Поле Зовнішній ID використовується для звʼязку з зовнішніми системами або імпортом, якщо такий ідентифікатор передається в документ.

Воно може бути важливим під час роботи з:

  • інтеграціями інтернет-магазинів;
  • маркетплейсами;
  • банківськими виписками;
  • імпортом даних;
  • пошуком дублювання документів після синхронізації.

Якщо документ прийшов з інтеграції, зовнішній ідентифікатор допомагає звірити його з записом у зовнішньому сервісі.

Докладніше: Перевірка синхронізації інтеграцій, Імпорт документа з Excel.

Числовий ID​

Поле Числовий ID — це внутрішній числовий ідентифікатор документа.

Воно корисне для точного звернення до документа в діагностиці або підтримці, особливо коли є кілька документів з однаковими номерами у різних типах або періодах.

Користувачам зазвичай достатньо номера документа, але для технічної перевірки Числовий ID може бути точнішим.

Коли дивитися службові поля​

Перевіряйте службову інформацію, якщо:

  • потрібно зрозуміти, коли документ створили або змінювали;
  • документ прийшов з інтеграції;
  • є підозра на дубль;
  • потрібно звернутися до підтримки;
  • документ неочікувано змінив статус або суму;
  • потрібно звірити документ з журналом синхронізації;
  • потрібно знайти конкретний документ серед схожих.

Що службові поля не показують​

Службова інформація не пояснює повністю бізнес-операцію.

Щоб зрозуміти документ, додатково перевіряйте:

  • тип документа;
  • дату;
  • склад або касу;
  • контрагента;
  • товарні рядки;
  • оплату;
  • доставку;
  • повʼязані документи;
  • повʼязані платежі;
  • статус.

Докладніше: Поля, вкладки і дії документа, Звʼязки між документами.

Коротка перевірка​

  • номер документа звірений із шапкою;
  • Створено і Оновлено відповідають очікуваній історії роботи;
  • Стан не суперечить статусу;
  • Зовнішній ID перевірений, якщо документ прийшов з інтеграції;
  • Числовий ID збережений для точної діагностики, якщо потрібно звернутися до підтримки;
  • бізнес-дані документа перевірені окремо.

Підсумок​

Службова інформація документа допомагає точніше діагностувати операції, інтеграції, імпорт і зміни. Для щоденної роботи користувач дивиться на документ, статус, товари й оплату, а службові поля використовує тоді, коли потрібно знайти або пояснити конкретний запис.

Останнє оновлення