Статуси і стани

Статуси допомагають керувати процесом: бачити, на якому етапі документ, контрагент, платіж, договір або інший обʼєкт.

У Skynum важливо розрізняти статус і стан.

Статус

Статус — це назва етапу, яку бачить користувач в інтерфейсі.

Наприклад, у замовленні покупця можуть бути статуси:

• Новий;
• В роботі;
• Резерв оформлений;
• Робота з продажем;
• Частково виконано;
• Успішно виконано;
• Скасовано.

Компанія може створювати власні статуси або змінювати набір статусів під свій процес, якщо це передбачено для відповідного типу обʼєкта.

Стан

Стан — це внутрішнє значення, яке визначає логіку роботи системи.

Назва статусу може бути зручною для команди, але саме стан пояснює, що означає цей статус для процесу: новий документ, резерв, робота з продажем, завершення, скасування або інший системний етап.

Важливо

У статтях бази знань потрібно орієнтуватися на людські назви станів в інтерфейсі, а не на технічні назви з коду.

Чому це важливо

Статус без правильного стану може виглядати зрозуміло для користувача, але працювати не так, як очікує бізнес-процес.

Наприклад, у замовленнях покупця стан статусу визначає, що має відбуватися із замовленням:

• чи це тільки новий документ;
• чи товар уже зарезервований;
• чи створюється продаж;
• чи продаж завершений;
• чи замовлення виконане частково;
• чи замовлення скасоване.

Докладніше: Статуси замовлення, Виконання замовлень.

Де налаштовуються статуси

Статуси налаштовуються в розділі Налаштування → Статуси.

У цьому розділі статуси згруповані за типами обʼєктів. Наприклад, окремо налаштовуються статуси документів, контрагентів, платежів, договорів або інших сутностей, якщо вони доступні в компанії.

Докладніше: Статуси в налаштуваннях.

Що зазвичай є в статусі

У статусі можуть використовуватися:

• назва;
• стан;
• колір;
• черговість;
• належність до типу документа або обʼєкта.

Набір полів залежить від типу статусу.

Статуси документів

У документах статус показує етап роботи з документом, але не замінює саму дію.

Наприклад:

• замовлення може бути активним і перебувати в резерві;
• товарна накладна може бути створена з замовлення, але ще не активована;
• продаж може бути завершений після оплати і активації;
• замовлення може перейти в часткове виконання автоматично після часткового продажу.

Докладніше: Життєвий цикл документа, Звʼязки між документами.

Статуси контрагентів

Статуси контрагентів допомагають вести роботу з клієнтами або партнерами як процес: новий контакт, лід, партнер або інший етап, який створила компанія.

Вони не замінюють групу контрагента. Група визначає тип використання контрагента в документах, а статус показує поточний етап роботи.

Докладніше: Статуси контрагентів, Групи контрагентів.

Коли варто створювати власні статуси

Створюйте власні статуси, якщо компанії потрібно відобразити реальний процес роботи.

Наприклад:

• окремі етапи обробки замовлення;
• контроль погодження;
• етапи роботи з клієнтом;
• внутрішній розподіл відповідальності між менеджерами;
• різні сценарії виконання документів.

Не створюйте статуси тільки для дублювання інформації, яка вже є в документі, контрагенті, оплаті або звіті.

Коротка перевірка

• назва статусу зрозуміла користувачам;
• стан відповідає реальній поведінці системи;
• колір допомагає читати список, а не замінює зміст;
• статуси не дублюють одне одного;
• у процесі є зрозумілий завершальний статус;
• скасовані або закриті етапи не змішуються з робочими.

Підсумок

Статус відповідає на питання “як ми називаємо цей етап”, а стан — “що система має робити на цьому етапі”.

Для якісного обліку важливо налаштовувати не тільки назви статусів, а й їхні стани.