Вкладення

Вкладення — це файли, які потрібно зберігати поруч із об'єктом системи: документом, товаром, контрагентом, платежем або іншим записом.

Вкладення допомагають не втрачати підтвердження, договори, рахунки, акти, таблиці та інші файли, пов'язані з робочим процесом.

Коли використовувати

Вкладення підходять для:

• PDF-рахунків;
• актів;
• договорів;
• сертифікатів;
• гарантійних талонів;
• таблиць;
• файлів постачальника;
• документів доставки;
• службових файлів, які пояснюють операцію.

Для фотографій товару, пакування або пошкодження частіше краще використовувати світлини, якщо в конкретному об'єкті є така вкладка.

Вкладення в документах

У документах вкладення зберігають файли поруч із конкретною операцією: надходженням, продажем, поверненням, виробництвом або іншим документом.

Докладніше: Вкладення в документах.

Типи файлів

Для вкладень можна використовувати довідник типів файлів. Він допомагає не просто завантажити файл, а позначити, що це саме: договір, акт, рахунок, довідка або інший тип документа.

Типи файлів налаштовуються в Налаштування → Довідники → Типи файлів.

Що не варто робити

Не використовуйте вкладення як заміну облікових полів.

Наприклад:

• товар потрібно додавати в товарні рядки, а не тільки прикріплювати таблицею;
• суму оплати потрібно створювати платежем, а не тільки зберігати у файлі;
• доставку потрібно заповнювати у вкладці Доставка, а не тільки прикріплювати накладну;
• причину списання варто фіксувати в документі списання, а не тільки у файлі.

Важливо

Файл може підтвердити операцію, але не проводить її. Якщо інформація впливає на залишки, гроші, борги або собівартість, вона має бути внесена в відповідні поля системи.

Чеклист

• файл прикріплений до правильного об'єкта;
• для вкладення обрано тип файлу, якщо компанія використовує таку класифікацію;
• файл не дублює дані, які мають бути в полях документа;
• фото збережені як світлини, якщо їх потрібно швидко переглядати;
• важливі облікові дані внесені в систему, а не тільки у файл.

Підсумок

Вкладення зберігають документи й файли поруч із обліковими даними. Вони потрібні для підтвердження та контексту, але не замінюють документи, платежі, товарні рядки й налаштування системи.