Вкладення в документах

Вкладка Вкладення використовується для файлів, які потрібно зберігати поруч із документом. Це допомагає не втрачати підтвердження операції й швидко відкривати потрібні файли з документа.

Вкладення не змінюють залишки, оплату, собівартість або стан документа. Вони тільки зберігають файл поруч із обліковою операцією.

Що можна додавати

До документа можна додавати:

• рахунки;
• акти;
• договори;
• файли постачальника;
• документи доставки;
• сертифікати;
• гарантійні талони;
• інші файли, пов'язані з операцією.

Типи файлів

Якщо компанія використовує типи файлів, їх можна налаштувати в Налаштування → Довідники → Типи файлів. Це допомагає швидше розуміти, що саме прикріплено до документа: рахунок, акт, договір, довідка або інший тип.

Докладніше про загальний принцип: Вкладення.

Чого не варто робити

Не використовуйте вкладення як заміну облікових полів.

Наприклад:

• товар потрібно додавати в товарні рядки, а не прикріплювати таблицею;
• суму оплати потрібно вносити через платіж;
• доставку потрібно заповнювати у вкладці Доставка;
• причину списання варто фіксувати в документі списання, а не тільки у файлі.

Важливо

Якщо інформація впливає на облік, вона має бути внесена в відповідні поля документа. Файл може підтвердити операцію, але не проводить її.

Як використовувати в роботі

1. Заповніть документ як облікову операцію.
2. Додайте файл у вкладці Вкладення.
3. Виберіть тип файлу, якщо компанія використовує таку класифікацію.
4. Перевірте, що файл прикріплений до правильного документа.
5. Для фото товару, пакування або пошкодження використовуйте світлини, якщо вони краще підходять до ситуації.

Приклади

Постачання

До надходження можна прикріпити рахунок, акт або файл постачальника.

Продаж

До продажу можна прикріпити договір або інший документ, який стосується операції.

Виробництво

До виробничого документа можна додати файл із додатковою інформацією для цеху.

Підсумок

Вкладення в документах зберігають файли поруч із операцією. Вони потрібні для підтвердження і зручного доступу, але обліковий результат формують поля документа, товарні рядки, платежі й активація.