Коментарі в документах

Вкладка Коментарі використовується для внутрішніх приміток до документа. Вона допомагає пояснити ситуацію команді, але не змінює залишки, оплату, собівартість або стан документа.

Що можна фіксувати

У коментарях до документа можна зберігати:

• домовленості з клієнтом або постачальником;
• причину зміни документа;
• уточнення для менеджера, складу або бухгалтера;
• короткий підсумок телефонної розмови;
• пояснення нестандартної ситуації;
• нагадування для наступного етапу роботи.

Коментарі зручні, коли інформація потрібна команді, але не має потрапляти в товарні рядки, оплату або друковану форму.

Що не варто писати тільки в коментарі

Не використовуйте коментар як заміну облікових полів.

Наприклад:

• суму оплати потрібно вносити через платіж;
• товар потрібно додавати в товарні рядки;
• доставку потрібно заповнювати у вкладці Доставка;
• причину списання потрібно фіксувати в документі списання;
• статус документа потрібно змінювати статусом, а не текстовою приміткою.

Важливо

Якщо інформація впливає на облік, вона має бути внесена в відповідні поля документа. Коментар тільки пояснює ситуацію.

Як використовувати в роботі

1. Заповніть документ як облікову операцію.
2. Додайте коментар, якщо потрібне пояснення для команди.
3. Пишіть коротко і конкретно: що сталося, чому це важливо, що робити далі.
4. Перед передачею документа іншому працівнику перевірте, що критична інформація внесена в поля документа, а не тільки в коментар.

Приклади

Повернення товару

У коментарі можна зазначити причину повернення або результат домовленості з покупцем.

Постачання

До надходження можна додати коментар про домовленість щодо наступної поставки.

Виробництво

У виробничому документі коментар може пояснювати, чому змінили кількість матеріалу або чому виробництво затрималося.

Підсумок

Коментарі в документах потрібні для пояснень і командної комунікації. Вони не проводять облік і не замінюють поля документа, товарні рядки, платежі або статуси.