Довідники
Налаштування → Довідники — це розділ з базовими списками, які використовуються в документах, товарах, фінансах, касі, звітах і правах доступу.
Довідники не варто заповнювати випадковими значеннями. Вони стають частиною щоденної роботи: користувачі вибирають їх у документах, фільтрах, картках товарів, картках контрагентів і налаштуваннях.
Ключові принципи
- Довідник має бути зрозумілим користувачу. Назви повинні допомагати швидко вибрати правильне значення.
- Не створюйте дублікати. Два схожі банки, каси, групи або канали продажів ускладнюють звіти.
- Не видаляйте те, що вже використовується. Якщо значення є в документах або звітах, безпечніше припинити його використовувати або перейменувати.
- Довідники впливають на аналітику. Через них будуються фільтри, сегментація продажів, витрат, контрагентів і товарів.
Як відкрити довідники
- Відкрийте Налаштування.
- Перейдіть у блок Довідники.
- Виберіть потрібний довідник у лівому меню.
У списках довідників зазвичай доступні кнопки додавання, таблиця наявних значень і перехід у картку запису.
Склади та магазини
Використовуються для обліку залишків, переміщень, продажів, списань, інвентаризацій і доступу користувачів до товарних операцій.
У списку видно назву, облікову ціну товарів на складі, внутрішню касу, банківський рахунок і активність. Докладніше: Склади та магазини.
Комп'ютери
Це довідник робочих місць для Skynum.Каса. Один компʼютер відповідає одному робочому місцю каси: це може бути компʼютер, термінал, планшет або інший пристрій.
У картці компʼютера налаштовують назву, активність, склад, касу, тип ціни, валюту, синхронізацію товарів, доступні групи контрагентів, канал продажів і параметри роботи каси. У списку також видно фіскальний реєстратор, повʼязаний пристрій і версію Skynum.Каса.
Компʼютер вважається активним робочим місцем, коли він створений і позначений як активний. Кількість таких робочих місць може залежати від тарифного плану.
Каси
Каса в цьому довіднику — це місце обліку готівки компанії. Це не робоче місце Skynum.Каса, а фінансова каса, через яку проходять готівкові оплати, витрати, видачі та інші грошові операції.
Компанія може мати кілька кас: наприклад, основну касу, касу магазину або касу окремої торгової точки. У списку видно імʼя, тип і активність.
Банківські рахунки
Використовуються для обліку безготівкових коштів. Компанія може створити кілька рахунків, щоб розділяти рух грошей по банках, валютах, філіях або напрямках роботи.
У списку видно назву, номер, банк, валюту й активність рахунку.
Банки
Довідник банків використовується в банківських рахунках. Якщо потрібного банку немає в списку, його можна створити й надалі вибирати в рахунках.
У списку видно назву, МФО та адресу.
Способи оплати
Використовуються для інтеграцій з інтернет-магазинами. Якщо в інтернет-магазині є власний спосіб оплати, у Skynum можна створити відповідний спосіб і привʼязати до нього внутрішню касу або банківський рахунок.
Так система розуміє, куди відносити оплату, що прийшла з інтегрованого каналу продажів.
Витрати
Це довідник видів витрат компанії. Його використовують у фінансах, документах надходження, касі та зарплатних сценаріях, коли потрібно зафіксувати витрати.
У витраті задають назву, тип, групу та отримувачів. Тип витрат впливає на внутрішній облік. Отримувач може бути порожнім, контрагентом або співробітником: якщо вибрано контрагента чи співробітника, система очікує привʼязку витрати до відповідного отримувача.
Групи витрат
Використовуються для групування витрат. Це допомагає зручніше аналізувати витрати компанії та підтримувати порядок у довіднику Витрати.
Податки
Довідник податків використовується для ПДВ, зарплатних податків, податку на прибуток та інтеграції з фіскальним реєстратором.
У списку видно код, назву, категорію, податкову ставку, активність, призначення, вид утримання та одержувача. Для ПДВ важливо, щоб у довіднику були створені ставки, з якими компанія реально працює.
Докладніше: Податки, Облік ПДВ.
Докладніше про ПДВ: Облік ПДВ.
Характеристики
Це довідник характеристик товарів і модифікацій. Характеристикою може бути матеріал, сезон, розмір, колір або будь-яка інша властивість.
У характеристиці задають назву, тип поля та значення Відноситься до. Якщо характеристика відноситься до модифікації, вона описує варіант товару. Якщо це звичайна характеристика, вона використовується на рівні товару.
Для модифікацій зазвичай використовують характеристики типу Перелік, наприклад Розмір або Колір, із значенням Відноситься до → Модифікація. Такі характеристики потім доступні в генераторі модифікацій у картці товару.
Докладніше: Характеристики товарів, Модифікації.
Валюти
Містить валюти, які доступні в системі. У списку видно валюту, код, знак і монету.
Якщо потрібної валюти немає в переліку, її додає служба підтримки Skynum. Після цього валюту можна використовувати в налаштуваннях і документах.
Курс валют
Довідник курсів валют використовується для мультивалютного обліку. Курс задається відносно базової валюти, яка встановлена в параметрах системи.
Для нового курсу вибирають валюту, курс і дату. Правильний підхід — не редагувати старий курс, а додавати новий курс на нову дату.
Групи контрагентів
Використовуються для групування покупців, постачальників та інших контрагентів.
У групі є назва і тип групи. Тип визначає, де контрагенти цієї групи доступні: у продажах, постачаннях або тільки у фінансових операціях. Якщо тип не заданий, група може використовуватися ширше.
Виробники
Простий довідник виробників товарів. Значення з цього довідника вибираються в картці товару.
Канали продажів
Допомагають сегментувати продажі за джерелом: роздріб, сайт, Instagram, маркетплейс, опт, менеджерський продаж або інший канал.
Канал продажів може підставлятися в документи за замовчуванням або призначатися для продажів з конкретної роздрібної точки.
Засновники
Використовуються у фінансових операціях із засновниками компанії: коли компанія отримує кошти від засновника або видає кошти засновнику.
Споріднені групи
Довідник для групування взаємозамінних товарів. Якщо різні товари належать до однієї спорідненої групи, їх можна аналізувати разом у сценаріях закупівель.
Наприклад, якщо одного товару не вистачає, споріднена група допомагає перевірити, чи є на складі замінники.
Локації
Використовуються як поле в контрагенті для сегментації за місцезнаходженням. Це можуть бути міста, країни, райони або інша логіка, яка зручна компанії.
Типи стадій виробництва
Використовуються у виробничих процесах для опису стадій роботи. Такі типи допомагають формувати технологічні процеси та операційні листи для цеху.
У списку видно назву і сортування.
Установи
Довідник установ, з якими компанія взаємодіє у фінансових або зарплатних процесах. Це можуть бути державні установи, податкова служба, казначейство або інші організації, які не ведуться як звичайні контрагенти.
У списку видно код, назву й опис.
Одиниці виміру
Використовуються в товарах і документах для кількості: штуки, кілограми, метри, літри та інші одиниці.
У списку видно назву одиниці виміру. Докладніше про товари з двома одиницями виміру дивіться в одиницях виміру товарів і картці товару.
Мови
Використовуються для багатомовних назв і описів товарів. Є мова за замовчуванням і додаткові мови, які можна вибирати в картці товару для введення перекладів.
У списку видно код, назву і ознаку мови за замовчуванням.
Співробітники
Довідник співробітників компанії. Використовується в зарплаті, правах доступу, документах і процесах, де потрібно вказати відповідального працівника.
У списку видно прізвище, імʼя, по батькові та філію або юридичну особу.
Типи файлів
Допомагають класифікувати файли, які додаються до документів, товарів або інших обʼєктів. Наприклад, це може бути договір, акт, рахунок, довідка або інший тип вкладення.
Коротка перевірка
- створені тільки потрібні довідники;
- назви зрозумілі користувачам;
- немає дублікатів;
- фінансові довідники узгоджені з реальним обліком;
- склади, каси, рахунки і філії відповідають правам доступу;
- довідники, які впливають на документи, перевірені на тестовому сценарії.
Підсумок
Довідники — це основа порядку в Skynum. Якщо вони налаштовані чисто, користувачам легше створювати документи, фільтрувати дані, аналізувати продажі, витрати, залишки й фінанси.