Перейти до основного вмісту

План впровадження

План впровадження допомагає запускати Skynum без хаосу: спочатку налаштувати основу, потім перенести дані, перевірити процеси і тільки після цього працювати в повному режимі.

1. Визначте процеси компанії​

Перед налаштуваннями зафіксуйте, які процеси потрібно запустити першими.

Приклади:

  • складський облік;
  • продажі менеджерами;
  • Skynum.Каса;
  • інтернет-магазин;
  • закупівлі;
  • фінанси;
  • виробництво;
  • зарплата.

Не обов'язково запускати все одночасно. Надійніше почати з ядра: товари, склади, контрагенти, залишки, продажі, оплати і базові звіти. Коли це ядро вже працює, інші процеси можна підключати без втрати контролю над обліком.

2. Призначте відповідального за запуск​

У компанії має бути людина, яка відповідає за запуск Skynum.

Вона координує підготовку даних, приймає рішення щодо налаштувань, ставить питання підтримці й контролює перші робочі дні. Без такого відповідального запуск часто перетворюється на набір окремих дій: хтось імпортує товари, хтось створює дублікати, хтось змінює налаштування без узгодження.

Порада

Не передавайте запуск повністю зовнішній людині. Команда компанії має пройти цей шлях сама, бо саме їй потім підтримувати товарну базу, документи, оплати і звіти.

3. Виконайте первинні налаштування​

Налаштуйте компанію, валюти, параметри обліку, склади, каси, банківські рахунки та основні довідники.

Докладніше: Первинні налаштування.

4. Підготуйте довідники​

Перед імпортом або ручним введенням документів підготуйте:

Довідники краще впорядкувати до активної роботи. Потім виправляти дублікати складніше.

5. Перенесіть початкові дані​

Завантажте або створіть:

  • товари;
  • контрагентів;
  • початкові залишки товарів;
  • початкові залишки грошей;
  • ціни;
  • залишки взаєморозрахунків, якщо компанія починає вести фінанси в Skynum.

Докладніше: Міграція даних.

6. Запустіть складське ядро​

Точка успішного старту — коли компанія вже має в Skynum товари, склади, контрагентів, початкові залишки і може фіксувати реальні продажі, надходження, переміщення та списання.

Не варто чекати, поки буде налаштовано абсолютно все. Якщо залишки внесені й перевірені, потрібно починати оформлювати поточні операції в Skynum, щоб облік не розійшовся з реальністю.

Після запуску складського ядра можна поступово підключати:

  • фінансовий облік;
  • взаєморозрахунки;
  • інтеграції;
  • Skynum.Каса;
  • виробництво;
  • зарплату;
  • аналітику.

7. Підключайте інтеграції по черзі​

Якщо компанія має інтернет-магазин, маркетплейси, CRM або інші зовнішні сервіси, не варто запускати всі інтеграції одночасно.

Спочатку потрібно, щоб Skynum став центром товарного обліку:

  • товари створені й перевірені;
  • залишки внесені;
  • продажі і надходження оформлюються в Skynum;
  • ціни й склади зрозумілі команді;
  • відповідальний бачить, де перевіряти помилки.

Skynum має бути джерелом правди для товарів, залишків, цін, продажів, оплат і взаєморозрахунків. Інтеграції мають отримувати ці дані з облікової системи і повертати в неї замовлення або інші події, які потім проходять через документи Skynum.

Після цього підключайте інтеграції одну за одною: спочатку один канал, перевірка замовлень, залишків і цін, потім наступний канал.

Важливо

Зовнішня CRM або інтернет-магазин не мають бути джерелом складських залишків, якщо облік ведеться в Skynum. Залишки мають формуватися документами Skynum, а зовнішні сервіси мають отримувати ці дані з облікової системи.

8. Перевірте основні сценарії​

Перед стартом роботи створіть тестові документи.

Перевірте:

  • надходження товару;
  • продаж;
  • оплату;
  • повернення, якщо воно часто використовується;
  • переміщення між складами;
  • звіти по залишках, продажах і фінансах.

Тестові сценарії допомагають знайти помилки в налаштуваннях до того, як ними почнуть користуватися всі менеджери.

9. Навчіть користувачів​

Для кожної ролі підготуйте короткий список дій.

Наприклад:

  • менеджер продажу створює замовлення, продаж і оплату;
  • комірник працює з надходженням, переміщенням, списанням і залишками;
  • касир працює зі Skynum.Каса;
  • адміністратор змінює налаштування і права доступу.

Права доступу налаштовуйте через користувачів і ролі.

10. Почніть роботу і контролюйте перші дні​

У перші дні перевіряйте:

  • чи немає дублів товарів і контрагентів;
  • чи правильно підтягуються ціни;
  • чи коректно проводяться оплати;
  • чи сходяться залишки;
  • чи користувачі працюють у правильних складах, касах і філіях;
  • чи звіти показують очікувані дані.

Особливості для виробництва​

Для виробничої компанії до звичайного запуску додаються ще кілька обов'язкових кроків:

Без технологічних карт виробництво не зможе правильно розрахувати потребу в матеріалах, витрати і собівартість готової продукції.

Особливості для серійних товарів​

Якщо компанія використовує серійні номери, під час внесення початкових залишків потрібно вказати не тільки кількість, а й самі серійні номери.

Докладніше: Серійні номери.

Підсумок​

Впровадження Skynum краще проводити поетапно: відповідальний за запуск, налаштування, довідники, міграція, запуск складського ядра, тестові сценарії, навчання і контроль перших днів. Так система швидше стає робочим інструментом, а не набором розрізнених даних.

Останнє оновлення