Міграція даних
Міграція даних — це перенесення стартової інформації в Skynum: товарів, контрагентів, залишків, цін і фінансових даних.
Найкращий результат дає не швидке завантаження всього підряд, а підготовлений файл і перевірка після імпорту.
Що підготувати
Перед перенесенням даних визначте, що саме потрібно завантажити.
Зазвичай це:
- товари і послуги;
- категорії товарів;
- ціни;
- штрихкоди;
- модифікації, якщо вони використовуються;
- контрагенти;
- початкові залишки товарів;
- початкові залишки грошей;
- взаєморозрахунки з покупцями і постачальниками, якщо компанія починає вести їх у Skynum.
Товари
Товари можна створювати вручну або імпортувати з Excel.
Перед імпортом перевірте:
- назви товарів;
- коди, артикули і штрихкоди;
- одиниці виміру;
- категорії;
- системні ціни;
- додаткові ціни, якщо вони вже використовуються;
- модифікації, серійні номери, партії або терміни придатності.
Докладніше: Імпорт товарів з Excel.
Якщо компанія починає без готової бази
Якщо в компанії немає файлу з товарами з попередньої системи, товарну базу доведеться створювати вручну.
Рекомендований порядок:
- Створіть категорії в Товари → Каталог.
- Створюйте картки товарів у Товари → Картотека або прямо під час внесення початкового залишку.
- Перед створенням кожного нового товару перевіряйте пошук за назвою, кодом і штрихкодом.
- Не створюйте нову картку, якщо товар уже є в системі.
Дублі товарів — одна з найчастіших проблем старту. Один і той самий товар у кількох картках розділяє залишки, плутає продажі, імпорт і звіти.
Якщо компанія переносить товари з іншої системи
Перед імпортом підготуйте файл так, щоб кожен стовпець мав зрозуміле значення: код, назва, категорія, одиниця виміру, ціни, штрихкод, атрибути модифікації та інші потрібні поля.
Для товарів з модифікаціями важливо, щоб:
- один товар мав однаковий код товару в рядках усіх модифікацій;
- для модифікації був код або штрихкод модифікації, якщо він використовується;
- атрибути модифікацій були рознесені по окремих стовпцях;
- характеристики або додаткові поля вже були створені в Skynum до імпорту.
Якщо потрібно імпортувати ієрархію категорій, у назві категорії використовуйте розділювач підкатегорій. Стандартний варіант — /, наприклад Одяг/Футболки/Чоловічі.
Імпорт товарів створює або оновлює картки товарів. Він не є імпортом початкових залишків. Залишки потрібно вносити окремо через відповідні документи.
Контрагенти
Контрагентів також можна перенести через Excel.
Перед імпортом підготуйте:
- назву або ПІБ;
- групу контрагента;
- телефон;
- email;
- реквізити;
- адреси;
- контактних осіб, якщо вони потрібні.
Докладніше: Імпорт контрагентів.
Початкові залишки товарів
Початкові залишки потрібно завантажувати після того, як товари і склади вже створені.
Перед завантаженням перевірте:
- склад;
- товар;
- модифікацію, якщо товар ведеться за модифікаціями;
- серійні номери, якщо товар серійний;
- партію або термін придатності, якщо такий облік увімкнений;
- кількість;
- облікову ціну.
Докладніше: Початкові залишки товарів і Імпорт залишків з Excel.
Початкові залишки зазвичай вносять через Товари → Внутрішній облік → Оприбуткування. У документі вибирають склад, додають товари вручну або імпортують рядки з Excel, перевіряють кількість і активують документ.
Не робіть стартові документи надто великими. З документами на 200-300 позицій простіше працювати, перевіряти помилки і повертатися до них пізніше.
Під час імпорту залишків у документ достатньо зіставити поля, за якими система знайде товар і кількість:
- код товару або штрихкод;
- код або штрихкод модифікації, якщо товар ведеться за модифікаціями;
- атрибути модифікації, якщо окремого коду модифікації немає;
- кількість;
- ціну, якщо стартова прихідна ціна має відрізнятися від ціни в картці.
Якщо товари вже створені, під час імпорту залишків краще вимкнути створення нових запасів. Це зменшує ризик випадково створити дубль через помилку в коді або назві.
Повторний імпорт у той самий документ додає нові товарні рядки. Він не оновлює вже імпортовані рядки, бо один і той самий товар може бути в документі кілька разів з різними партіями, цінами або термінами.
Початкові залишки не варто вносити через інвентаризацію. Інвентаризація призначена для переобліку фактичних залишків, а не для первинного заведення товарів у систему.
Якщо стартовий залишок потрібно повʼязати з постачальником, можна внести його через Надходження від постачальника. У більшості інших випадків достатньо оприбуткування у внутрішньому обліку.
Якщо товар ведеться за серійними номерами, у стартовому документі потрібно вказати самі серійні номери. Кількість для такого товару визначається переліком серійних номерів.
Початкові залишки грошей
Перед стартом фінансів внесіть залишки в касах і банківських рахунках.
Докладніше: Початкові залишки грошей.
Фінансові залишки не обовʼязково вносити одночасно зі складськими. Якщо запуск складний, спочатку краще налагодити товари, залишки і продажі, а фінанси та взаєморозрахунки підключати наступним етапом.
Початкові залишки грошей додають суму в касу або на банківський рахунок. Вони не вирівнюють поточний залишок до вказаного значення, тому такі платежі краще вносити один раз після звірки.
Ціни
Ціни можна перенести разом із товарами або оновити окремо через імпорт чи масовий перерахунок.
Перед імпортом визначте, які саме ціни використовуються:
- Ціна прихідна;
- Ціна роздрібна;
- Ціна гуртова;
- Ціна мінімум;
- Ціна перекреслена;
- додаткові ціни компанії.
Докладніше: Типи цін у Skynum.
Перевірка після міграції
Після завантаження даних перевірте:
- кілька товарів у картці;
- кілька контрагентів;
- залишки по складах;
- ціни в документах продажу;
- залишки грошей у касах і банках;
- звіти по залишках і фінансах.
Не починайте масово створювати робочі документи, поки не перевірили імпортовані залишки і ціни. Помилку в стартових даних легше виправити до активного руху.
Підсумок
Міграція — це не тільки імпорт файлів. Це підготовка структури, перевірка довідників, завантаження залишків і контроль результату. Починайте з чистих довідників, а після імпорту обов'язково звіряйте ключові звіти.