Додаткові поля документів
Додаткові поля документів дозволяють додати до замовлень, продажів, постачань та інших документів ті дані, яких немає в стандартній формі.
Для документів важливо не тільки створити поле, а й правильно вибрати типи документів, обов'язковість і можливість редагування після активації.
Типи документів
Під час створення поля з Відноситься до: Документ можна вибрати Типи документів.
Якщо поле потрібне тільки для конкретних документів, виберіть їх у цьому налаштуванні. Наприклад, поле Кур'єр може бути потрібне для замовлення покупця і товарної накладної, але не для всіх документів системи.
Якщо типи документів не вибрані, поле застосовується до всіх документів, які підтримують додаткові поля.
Обов'язкове поле
Налаштування Обов'язкове означає, що документ не можна буде провести без заповнення цього поля.
Використовуйте його тільки для даних, без яких процес справді не має завершуватися. Наприклад, якщо компанія не відвантажує замовлення без призначеного кур'єра, поле Кур'єр можна зробити обов'язковим.
Редагування після активації
Налаштування Дозволити редагувати після активації визначає, чи можна змінювати поле після проведення документа.
Увімкніть його для даних, які можуть з'являтися або уточнюватися після активації: трекінг-номер, служба доставки, внутрішня позначка перевірки.
Якщо поле впливає на контроль процесу і не має змінюватися після проведення, залиште редагування після активації вимкненим.
Приклади для продажів
Кур'єр
Поле з типом Довідник і пов'язаним довідником Співробітники.
Може використовуватися в замовленнях і товарних накладних, щоб вказувати відповідального кур'єра.
Документ перевірений
Поле з типом Логічне.
Може застосовуватися до всіх документів, якщо компанія хоче фіксувати факт внутрішньої перевірки.
Пріоритет
Поле з типом Ціле число.
Може використовуватися в замовленнях, якщо менеджерам потрібно вручну задавати черговість обробки.
Приклади для постачання
Трекінг
Поле з типом Текст.
Підходить для замовлення постачальнику або надходження від постачальника, якщо потрібно зберігати номер посилки чи інший трекінг постачання.
Перевізник
Поле з типом Довідник.
Для нього можна створити власний довідник Служба доставки і використовувати його в документах постачання.
Якщо перевізник або трекінг уточнюються вже після проведення документа, для поля варто увімкнути редагування після активації.
Фільтри та списки
Якщо поле потрібно бачити або використовувати в списку документів, увімкніть Показувати у фільтрах.
Це допомагає швидко знаходити документи за кур'єром, пріоритетом, службою доставки, трекінгом або іншою внутрішньою ознакою.
Не робіть поле обов'язковим, якщо користувачі не завжди знають його значення на момент створення документа. Інакше документ буде складно провести в реальному процесі.
Підсумок
Додаткові поля документів найкраще працюють тоді, коли вони підтримують конкретний процес: контроль перевірки, доставку, пріоритет, відповідального або службову інформацію. Перед створенням поля визначте, у яких документах воно потрібне і чи можна змінювати його після активації.