Перейти до основного вмісту

Створення контрагента

Контрагента створюють, коли компанії потрібно працювати з новим покупцем, постачальником або іншим партнером у документах, платежах чи договорах.

Розділ знаходиться в Контрагенти → Картотека.

Як створити​

  1. Відкрийте Контрагенти → Картотека.
  2. Натисніть Новий контрагент.
  3. Заповніть Назва.
  4. Перевірте Група і Відповідальний.
  5. Внесіть Телефон.
  6. За потреби виберіть Статус.
  7. Перевірте Валюта в блоці Облікові дані.
  8. За потреби заповніть контактні особи, юридичні дані і примітку.
  9. Натисніть Зберегти.

Основні поля​

Угорі форми зібрані поля, які заповнюють майже завжди:

  • Назва;
  • Група і Відповідальний;
  • Телефон з відміткою Дозволити відправку SMS;
  • Статус.

Поле Назва — головне. Це може бути ім'я клієнта або назва компанії.

Телефон — основний номер контрагента. За цим номером телефонія впізнає клієнта у дзвінках.

Праворуч на сторінці контрагента є фото, Email, Instagram, День народження і Приватний магазин.

Статус​

Статус допомагає позначити етап роботи з контрагентом. Значення поля береться з Налаштування → Статуси → Контрагент.

Докладніше: Статуси контрагентів.

Облікові дані​

Блок Облікові дані містить:

  • Код;
  • Локація;
  • Валюта;
  • Дисконтна картка.

Поле Валюта визначає, у якій валюті ведуться розрахунки з контрагентом.

Для одного контрагента використовується одна валюта розрахунків. Якщо з тим самим партнером потрібно працювати в іншій валюті, створіть окрему картку контрагента для цієї валюти.

попередження

Не змінюйте валюту контрагента без перевірки документів і платежів. Валюта впливає на взаєморозрахунки, борги та фінансову аналітику.

Контактні особи​

У блоці Контактні особи можна заповнити:

  • Прізвище;
  • Ім'я;
  • По батькові;
  • Роль;
  • Телефон;
  • Email.

Ім'я — обов'язкове поле контактної особи. Якщо заповнити телефон, email або інші поля без імені, картка не збережеться, а система покаже повідомлення «Ім'я контактної особи не може бути пустим».

Ролі контактів включають, зокрема, Контактна особа, Менеджер, Отримувач, Директор, Власник, Бухгалтер, Логіст, Курʼєр, Юрист.

Юридичні дані​

У блоці Юридичні дані є:

  • Тип суб'єкта;
  • Банк;
  • Юридична назва;
  • Податковий номер;
  • Розрахунковий рахунок;
  • Директор;
  • Адреса.

Тип суб'єкта може бути Приватна особа, ФОП або Юридична особа.

Створення у вікні​

Контрагента можна створити, не виходячи з документа, платежу, картки товару, месенджера чи журналу дзвінків. Для цього відкривається вікно Новий контрагент.

У вікні ті самі основні поля: Назва, Група, Відповідальний, Телефон і Статус. Решта зібрана в блоки, які розгортаються натисканням:

  • Контактні особи;
  • Додаткові поля;
  • Облікові дані;
  • Email та соцмережі;
  • Адреса;
  • Юридичні дані;
  • Примітка.

Фото, День народження і Приватний магазин заповнюються вже в картці контрагента.

Якщо вікно відкрите з дзвінка, номер уже підставлений. Під полем Назва є вибір, чим стане номер: Номер контрагента або Номер контакту. Якщо вибрати Номер контакту, номер переходить у телефон контактної особи, а блок Контактні особи відкривається. Докладніше: Картка дзвінка.

порада

Для швидкого старту достатньо назви, групи і телефону. Реквізити можна доповнити пізніше, коли вони потрібні для договорів, друку або оплат.

Що перевірити перед збереженням​

  • назва написана без дублів;
  • група відповідає ролі контрагента;
  • валюта вибрана правильно;
  • телефон і email внесені без помилок;
  • юридичні дані заповнені, якщо потрібні для документів;
  • SMS дозволені тільки тоді, коли це відповідає процесу компанії.

Підсумок​

Створення контрагента закладає основу для всіх наступних документів і платежів. Чим точніше заповнена картка, тим легше працювати з продажами, закупівлями, доставкою, договорами та взаєморозрахунками.

Останнє оновлення