Сторінка, колонтитули і формат PDF
Друкована форма має виглядати стабільно в PDF: з правильним форматом сторінки, відступами, шапкою, підвалом і нумерацією сторінок.
Ці налаштування важливі для рахунків, накладних, договорів, прайс-листів і комерційних пропозицій.
Формат сторінки
У шаблоні можна налаштувати формат паперу.
Найчастіше використовується A4, але для окремих задач може знадобитися інший формат.
Перед використанням нестандартного формату перевірте, чи зручно його друкувати на принтері, який використовує компанія.
Відступи
Відступи визначають, скільки місця залишається від краю сторінки до вмісту.
Занадто малі відступи можуть обрізатися під час друку. Занадто великі відступи зменшують корисну площу документа.
Верхній колонтитул
Верхній колонтитул підходить для інформації, яка має повторюватися на сторінках.
Наприклад:
- логотип;
- назва компанії;
- короткі реквізити;
- назва документа.
Нижній колонтитул
Нижній колонтитул підходить для службової інформації внизу сторінки.
Наприклад:
- номер сторінки;
- контактні дані;
- коротка примітка;
- службовий текст.
Формат чисел
У блоці Сторінка та формат є два налаштування, які визначають, як у друкованій формі виглядають числа.
Формат чисел — як писати тисячі й дробову частину:
1 234,56— тисячі через пробіл, дробова частина через кому; так числа пишуть в українських документах;1 234.56— тисячі через пробіл, дробова частина через крапку;1234.56— без розділення тисяч, через крапку. Це значення стоїть у шаблоні, доки формат не вибрано.
Знаків після коми — скільки знаків друкувати в сумах: від 0 до 4. У новому шаблоні стоїть 2. Якщо в окремому місці форми знаків має бути менше, округліть значення формулою, див. Округлення.
Налаштування діють на всі суми шаблону: суму документа, ціни, суми рядків, суму ПДВ, оплати. Нульова сума друкується як -. Кількості, відсотки й вага друкуються з тією точністю, яку мають у документі, але з вибраними розділювачами: 1 250,5.
Результат формули друкується за цими самими правилами. Докладніше: Формули в шаблонах.
Налаштування належать шаблону, а не компанії: у рахунку для клієнта може стояти 1 234,56, а у внутрішній накладній — 1234.56.
Нумерація сторінок
Для нумерації використовуйте маркери сторінок, якщо вони доступні для шаблону.
Так можна показати номер поточної сторінки і загальну кількість сторінок.
Перевірка PDF
Після зміни формату сторінки, формату чисел або колонтитулів перевірте:
- короткий документ на одну сторінку;
- документ з багатьма товарними рядками;
- документ з довгим текстом;
- друкований договір або прайс-лист, якщо шаблон використовується для таких форм.
Колонтитули особливо корисні для багатосторінкових документів. Для короткої накладної на одну сторінку часто достатньо шапки в основному тілі шаблону.
Підсумок
Формат сторінки, формат чисел і колонтитули відповідають за те, як шаблон поводиться у PDF. Після зміни цих налаштувань завжди перевіряйте форму на короткому і довгому документі та на документі з сумою понад тисячу.